Procesmanagement, over procesontwerp en besluitvorming
Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in ’t Veldt.
4de herziene druk 2012
ISBN: 978 90 5261932 3
NUR: 801
Samengevat: hoofdstuk 1 t/m 8
1. Introductie: proces en inhoud
De essentie is dat een initiatiefnemer tot een verandering afhankelijk is van andere partijen, die zich
vervolgens niet laten overtuigen door de inhoudelijke argumenten van de initiatiefnemer, de eigen
opvattingen te weinig terugzien in de voorgestelde veranderingen en de projectplanning dus zullen
frustereren. Pas wanneer deze andere partijen betrokken worden bij de verandering is er kans dat ze
de eigen opvattingen herkennen in de definitie van een probleem en een oplossing. Dan pas zullen ze
hier steun aan verlenen. Dit ‘betrokken worden bij’ heeft alles te maken met procesbenadering.
Men maakt hiervoor procesafspraken. Dat zijn afspraken over spelregels die de betrokken partijen
zullen hanteren om tot besluitvorming te komen.
Procesbenaderingen hebben dus het accent op:
- De besluitvorming en niet de inhoud
- Afspraken met partijen over die besluitvorming
- Alle partijen bedienen voor hun eigen belangen.
2. Een nadere positionering van de procesbenadering
Procesmanagement houdt zich bezig met ongestructureerde problemen. Dat zijn problemen
waarvoor geen eenduidige en/of gezaghebbende oplossing voorhanden is. Hiervoor zijn drie
redenen:
- Er is geen objectiveerbare informatie beschikbaar
- Er is geen consensus over de normen die bij de probleemoplossing horen
- Problemen en oplossingen zijn dynamisch.
Wie ondanks het ongestructureerde karakter van het probleem toch kiest voor een inhoudelijke
strategie van verandering, zal alleen maar conflicten generen. Iedere keuze die gemaakt wordt is
immers discutabel en niet het resultaat van een compromis. Dat laatste wordt ook wel negotiated
knowledge genoemd.
Procesmanagement speelt zich af in een netwerk. Deze heeft de volgende kenmerken:
- Interdependentie (onderlinge afhankelijkheid)
- Pluriformiteit (verschillend van elkaar)
- Geslotenheid (vaak niet geïnteresseerd in samenwerking)
- Dynamiek, onvoorspelbaarheid (aantal en karakter van actoren kan veranderen)
, Dit staat dus lijnrecht tegenover een hiërarchische opstelling. Command and Control vs.
Procesbenadering.
In de derde plaats kan proces ook tegenover projectmanagement staan. Bij project geldt vooral dat
de problemen en oplossingen stabiel zijn waardoor doelstelling, tijdpad en randvoorwaarden
vastgesteld zijn. Besluitvorming verloopt daarmee lineair.
Externe dynamiek: activiteit gaat van project naar proces
Interne dynamiek: activiteit gaat van proces naar project
Procesmanagement heeft ook tegenover project de volgende kenmerken:
- Onregelmatig
- Ronden
- Actoren treden in en uit
- Geen vast begin- en eindpunt
- Inhoudt probleem verschuift
- Oplossing > probleem
Staat lijnrecht tegenover de gefaseerde regelmatigheid waarin actoren stabiel en loyaal zich
gedragen bij projectmanagement.
Oplossing zoekt probleem: wanneer partijen hun keuze voor een oplossing hebben gemaakt
gaan zij vaak op zoek naar bijpassende problemen. Wanneer zij
kunnen aantonen dat de eigen oplossingen het probleem van de
ander oplost kan de steun van deze ander immers worden
verworven.
De belangrijkste argumenten voor procesmanagement:
- Reductie van inhoudelijke onzekerheid
- Verrijking van probleemdefinities en oplossingen
- Incorporatie van dynamiek
- Transparantie van de besluitvorming
- Depolitisering van de besluitvorming
- Draagvlak
Wat ook als voordeel kan worden gezien is het resultaat: consensus, commitment of tolerantie.
Procesmanagement is niet het ei van Columbus en brengt dus ook risico’s met zich mee:
- Uitleggen in plaats van overleggen
- Een projectmatige mal voor het proces
- Procesmanagement leidt tot een stroperige besluitvorming
- Procesmanamgent leidt tot een verarming van de besluitvorming
Bij procesmanagment is het dus belangrijk het onderscheid te zien tussen:
- Besluiten en uitvoeren
- Proces en procedure
Procesmanagement is slechts een basis en je vindt er vele vormen van zoals:
- Procedurele rationaliteit
- Consensus building
- Interactieve besluitvorming
Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in ’t Veldt.
4de herziene druk 2012
ISBN: 978 90 5261932 3
NUR: 801
Samengevat: hoofdstuk 1 t/m 8
1. Introductie: proces en inhoud
De essentie is dat een initiatiefnemer tot een verandering afhankelijk is van andere partijen, die zich
vervolgens niet laten overtuigen door de inhoudelijke argumenten van de initiatiefnemer, de eigen
opvattingen te weinig terugzien in de voorgestelde veranderingen en de projectplanning dus zullen
frustereren. Pas wanneer deze andere partijen betrokken worden bij de verandering is er kans dat ze
de eigen opvattingen herkennen in de definitie van een probleem en een oplossing. Dan pas zullen ze
hier steun aan verlenen. Dit ‘betrokken worden bij’ heeft alles te maken met procesbenadering.
Men maakt hiervoor procesafspraken. Dat zijn afspraken over spelregels die de betrokken partijen
zullen hanteren om tot besluitvorming te komen.
Procesbenaderingen hebben dus het accent op:
- De besluitvorming en niet de inhoud
- Afspraken met partijen over die besluitvorming
- Alle partijen bedienen voor hun eigen belangen.
2. Een nadere positionering van de procesbenadering
Procesmanagement houdt zich bezig met ongestructureerde problemen. Dat zijn problemen
waarvoor geen eenduidige en/of gezaghebbende oplossing voorhanden is. Hiervoor zijn drie
redenen:
- Er is geen objectiveerbare informatie beschikbaar
- Er is geen consensus over de normen die bij de probleemoplossing horen
- Problemen en oplossingen zijn dynamisch.
Wie ondanks het ongestructureerde karakter van het probleem toch kiest voor een inhoudelijke
strategie van verandering, zal alleen maar conflicten generen. Iedere keuze die gemaakt wordt is
immers discutabel en niet het resultaat van een compromis. Dat laatste wordt ook wel negotiated
knowledge genoemd.
Procesmanagement speelt zich af in een netwerk. Deze heeft de volgende kenmerken:
- Interdependentie (onderlinge afhankelijkheid)
- Pluriformiteit (verschillend van elkaar)
- Geslotenheid (vaak niet geïnteresseerd in samenwerking)
- Dynamiek, onvoorspelbaarheid (aantal en karakter van actoren kan veranderen)
, Dit staat dus lijnrecht tegenover een hiërarchische opstelling. Command and Control vs.
Procesbenadering.
In de derde plaats kan proces ook tegenover projectmanagement staan. Bij project geldt vooral dat
de problemen en oplossingen stabiel zijn waardoor doelstelling, tijdpad en randvoorwaarden
vastgesteld zijn. Besluitvorming verloopt daarmee lineair.
Externe dynamiek: activiteit gaat van project naar proces
Interne dynamiek: activiteit gaat van proces naar project
Procesmanagement heeft ook tegenover project de volgende kenmerken:
- Onregelmatig
- Ronden
- Actoren treden in en uit
- Geen vast begin- en eindpunt
- Inhoudt probleem verschuift
- Oplossing > probleem
Staat lijnrecht tegenover de gefaseerde regelmatigheid waarin actoren stabiel en loyaal zich
gedragen bij projectmanagement.
Oplossing zoekt probleem: wanneer partijen hun keuze voor een oplossing hebben gemaakt
gaan zij vaak op zoek naar bijpassende problemen. Wanneer zij
kunnen aantonen dat de eigen oplossingen het probleem van de
ander oplost kan de steun van deze ander immers worden
verworven.
De belangrijkste argumenten voor procesmanagement:
- Reductie van inhoudelijke onzekerheid
- Verrijking van probleemdefinities en oplossingen
- Incorporatie van dynamiek
- Transparantie van de besluitvorming
- Depolitisering van de besluitvorming
- Draagvlak
Wat ook als voordeel kan worden gezien is het resultaat: consensus, commitment of tolerantie.
Procesmanagement is niet het ei van Columbus en brengt dus ook risico’s met zich mee:
- Uitleggen in plaats van overleggen
- Een projectmatige mal voor het proces
- Procesmanagement leidt tot een stroperige besluitvorming
- Procesmanamgent leidt tot een verarming van de besluitvorming
Bij procesmanagment is het dus belangrijk het onderscheid te zien tussen:
- Besluiten en uitvoeren
- Proces en procedure
Procesmanagement is slechts een basis en je vindt er vele vormen van zoals:
- Procedurele rationaliteit
- Consensus building
- Interactieve besluitvorming
