Datos y conceptos más relevantes sobre la Gestión de Proyectos
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Gestión de proyectos
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Gestión De Proyectos
¿Quieres ponerte en situación de como los grandes empresarios priorizan y gestionan sus tareas para llevar todo su trabajo y equipo al punto más alto? Esta guía te llevara sin preámbulos a ponerte al limite, te enseñara una gran cantidad de conocimientos de alto valor y podrás tener una noci...
Datos y conceptos más relevantes sobre la gestión de proyectos
Definimos gestión de proyectos como la asignación, vigilancia y utilización de recursos para
alcanzar un objetivo particular dentro de un periodo concreto.
1 La gestión de proyectos como proceso
Definición y organización del proyecto
Esta fase tiene dos propósitos:
1 Definir claramente los objetivos del proyecto de la forma más completa posible.
2 Organizar a las personas adecuadas y a todos los recursos necesarios alrededor de dichos
objetivos.
Definición del objetivo
La mejor forma de llegar a destino, primero es definir cuál es
¿Qué problema se espera que resuelva su proyecto? ¿Qué espera la dirección que logre su
equipo?
La mucha estructuración implica que la naturaleza de la tarea define su resultado, la
posibilidad de que los usuarios cambien de parecer con respecto al resultado deseado es
prácticamente inexistente y no hay grandes problemas en la gestión del cambio.
Las necesidades o los síntomas de un problema deben de ir acompañadas de posibles
soluciones, no transmitirla solo en forma de queja.
Una forma de conseguir claridad con respecto al objetivo es a través de un dialogo cuyo fin
explicito sea alcanzar un acuerdo sobre:
El problema o la oportunidad que motiva el proyecto, y como debería de ser el resultado
obtenido por el equipo encargado del proyecto.
,También debe haber un marco temporal dentro del cual alcanzar los objetivos que se tienen
que definir y tiene que haber un acuerdo sobre ellos antes de ponerse a trabajar en el
proyecto.
¿Cuáles son las verdaderas cuestiones de su proyecto?
¿Cuál es la necesidad o el propósito que se percibe para lo que estamos tratando de hacer?
¿Por qué la gente considera que esto es un problema que necesita ser resuelto?
¿Quiénes son las partes interesadas?
Una parte interesada es alguien que tiene un interés creado en el resultado del proyecto.
Del mismo modo, una parte interesada es cualquiera que pueda juzgar el éxito o el fracaso de
un proyecto. Los miembros del equipo encargado del proyecto, los clientes y los máximos
directivos de la empresa son todos partes interesadas. Para identificar a las partes interesadas
en su proyecto, preste atención a lo siguiente:
-Las funciones de personas que se verán afectadas por las actividades o los resultados de su
proyecto.
-Los contribuyentes de recursos para el proyecto, incluyendo personas, espacio, tiempo,
herramientas y dinero.
-Los usuarios y/o beneficiarios del resultado del proyecto.
Consiga que las partes interesadas respondan a las siguientes preguntas y aumentara la
posibilidad de éxito de su proyecto.
-¿Quién tiene interés en el resultado?
-¿Cómo difieren los distintos objetivos de las varias partes interesadas?
-¿Qué criterios aplicaran las partes interesadas para juzgar el éxito o el fracaso?
Organizar el esfuerzo
Cuando el objetivo del proyecto sea claro y nada ambiguo, la siguiente tarea será la de
organizar el esfuerzo. Alguien debe crear un equipo que sea capaz de alcanzar el objetivo del
proyecto. (Aportar tanto puntos fuertes y débiles a cada paso del proyecto.)
La organización del esfuerzo del proyecto debería llegar a saber: identificar y obtener toda la
experiencia, los recursos y las personas necesarias para completar el trabajo.
Know-how:
, Planificación del proyecto
Segunda fase del proceso de la gestion de un proyecto, es un preludio necesario a la acción.
Los planificadores deben decidir en que orden y dentro de que marco temporal deben llevar
esas tareas, el planificador toma el objetivo declarado y lo desglosa en una serie de tareas, y a
cada una se le asigna un limite de tiempo en el que se a de realizar para cumplir con lo
programado y/o en un calendario.
Algunas tareas se realizan en serie o en paralelo, el director del proyecto puede determinar:
1 Si hay personas sobre cargadas de trabajo y otras no tienen bastante.
2 El tiempo requerido de principio fin para realizar el proyecto.
Gestión de la ejecución del proyecto
Una vez el proyecto en marcha hay que gestionarlo, por que si no se dirije tendera a fracasar.
Esfuerzos coordinados = Mas tiempo y dinero En el caso contrario la energia del proyecto se
desviara, produciendo resultados que no cumplen con las espectativas estipuladas.
En el proceso de ejecucion de un proyecto se deven mantener a las personas motivadas y
centradas en los objetivos, mediar entre los de arriba y los de abajo, toma decisiones, asignar
recursos escasos a los usos que den maximo rendimiento, reasignar recursos para hacer frente
a problemas emergentes… Todo lo dicho debe tener una vigilancia y mas aun a posibles
conflictos interpersonales, colaboracion y comunicación.
Culminación del proyecto
Todo proyecto tiene un punto final en el que se alcanzan los objetivos y se entregan los
resultados a las partes interesadas. El aprendizaje es la actividad mas importante de esta fase.
En esta fase deberiamos de reflexionar sobre la experiencia. ¿Qué salio bien y que mal?¿Que
se podria haber mejorado?¿Como se deberia haber planificado y ejecutado el proyecto?
Las lecciones que se aprenden mediante la reflexion y la vision retrospectiva deben guardarse
y aplicarse en futuros proyectos para poder empezar con una buena base.
, 2 El reparto de papeles
Patrocinador del proyecto
El patrocinador tiene que ser una persona con verdadero poder, debe tener la capacidad de
impulsar el proyecto al más alto nivel, despejar los obstáculos organizativos, proporcionar los
recursos para que tenga éxito y comunicarse efectivamente con el consejero delegado y las
principales partes interesadas. Advertencia de Maquiavelo en El Príncipe <No hay nada más
difícil de hacer, o de más dudoso éxito, ni más peligroso de manejar, que iniciar un nuevo
orden de cosas> Por que el reformador tiene enemigos en todos aquellos que se benefician del
viejo orden. Si contamos con un patrocinador influyente contamos con que es un verdadero
campeón aportando recursos y alejando a los enemigos internos, ¿es lo suficientemente
inteligente como para diferenciar el negativismo sin garantía y a la crítica que identifica los
verdaderos problemas?
Lista de cosas a solventar por el patrocinador del proyecto
-Asegurarse de que los progresos del proyecto se comunican al resto de la empresa y en
particular a sus líderes.
-Asegurarse de que la alta dirección apoya las decisiones y a la dirección del equipo encargado
del proyecto.
-Estar alerta ante el cambio de objetivos de la empresa que pueden afectar los objetivos del
proyecto, estos deben estar alineados con la empresa.
Si usted es un directivo sénior pregúntese ¿realmente están comprometidas con el éxito de
sus proyectos? ¿Actúan como campeones o simplemente lo simulan? ¿Deben tener un
interés personal? Los patrocinadores deberían <jugarse la piel >, si no tienen nada que perder
(y sí, tal vez, algo a ganar) por el fracaso el proyecto su utilidad es cuestionable.
Director del proyecto
Es la persona encargada de planificar y programar las tareas a realizar y de gestionar
diariamente la ejecución del proyecto, tiene la mayor responsabilidad sobre el éxito de la
empresa. Esta persona recibe autoridad del patrocinador y su papel es fundamental en cada
fase de vida del proyecto, desde el diseño y organización hasta la finalización y evaluación del
proyecto. Es quien toma las decisiones, delega, dirige, motiva y programa el trabajo de los
demás.
El director de un proyecto debe:
-Conseguir resultados a través de las personas y otros recursos
-Reclutar participantes eficaces
-Proporcionar un marco para las actividades del proyecto
-Mantener clara la visión
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