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Todos los temas del libro de Jose Joaquín Lopez hermoso
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Tema 1: El Sistema de Información y lainformación
1. El Sistema de Información de la empresa:
En primer lugar, los apoyamos en la teoría general de sistemas. El término sistema lo utilizamos
hoy en día para referirnos diversas cuestiones.
Según la de TGS un sistema es un conjunto de elementos en interacción dinámica organizados para
la consecución de un objetivo. por tanto, principales elementos que son sus componentes, sus
interrelaciones, su objetivo, su entorno y sus límites.
Podemos definir un sistema información como un conjunto de recursos técnicos, humanos
económicos, interrelacionados dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de satisfacer la
necesidad de información de la organización empresarial para la gestión y la correcta adopción de
decisiones. Sus componentes fundamentales son:
- La información: Todo lo capturado, almacenado, procesado y distribuido por el sistema.
- las personas.
- Los equipos de tratamiento la información e interacción con los usuarios.
- Las normas y técnicas de trabajo.
Un SI es eficaz si aporta información necesaria en el momento oportuno y eficiente si utilizan los
menores recursos posibles.
Dentro los sistemas de información nos encontramos con los siguientes sistemas:
º Sistema informático: formado por los recursos necesarios para dar respuesta un tratamiento
automático de la información y aquellos otros que posibilite la comunicación de la misma.
Un SI constituye el conjunto de recursos, componentes y medios de comunicación de la empresa
que sirven como soporte para el proceso básico de transformación de información. Más del 80% del
tiempo total de trabajo de los directivos está editado procesamiento de información. La información
debe ser canalizado transformada de forma adecuada a través de dicho sistema.
Podemos definir las tecnologías de la información y las comunicaciones (Tics) como un conjunto de
dispositivos, soluciones Y elementos del tipo hardware, software, de comunicaciones aplicados al
tratamiento automático de información y de la difusión de la misma para satisfacer la necesidad de
información. A diferencia del sistema de información son de carácter genérico y está a disposición
de las empresas según los presupuestos que pueda O quieran destinar. Los sistemas de información
son exclusivos y específicos de cada organización.
Objetivos del sistema información: suministrar a los distintos niveles de dirección la información,
colaborar en la consecución de los objetivos de la organización, obtener ventajas competitivas de su
entorno.
Un sistema de información debe ser fiable, selectivo, relevante, oportuno, y flexible.
Su coste está en función de utilidad. Será útil si el valor de la información de salida es superior al
coste de obtenerla.
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,2. Evolución del sistema de información en la empresa:
Está compuesto de cinco fases:
º Primera etapa: consiste en desarrollar únicamente procedimientos de tipo manual, para organizar
mejor los documentos o papeles que genera el proceso de administración empresarial. Solamente
empresas innovadoras se plantean la utilización de equipo informático en esta etapa. Incorporar una
tecnología una organización es un proceso complejo. En esta etapa hay una inexistencia de
experiencia en tecnologías y una escasez de profesionales capaces de implantarlas.
º Segunda etapa: la tecnología de información se impulsa al proceso de datos, la toma de
decisiones y comunicaciones por separado. Surgen los primeros centros de proceso datos que
comienzan a automatizar procesos de transformación informativa.
º Tercera etapa: con el crecimiento de las empresas la información para lograr la coordinación y
control pasa considerarse un instrumento cada vez más importante. Surge los sistemas de
información para la dirección (MIS).
º Cuarta etapa: la mayor complejidad genera una estrategia cada vez más activa y comprometida
con el uso de información. Se produce una aplicación paulatina de los nuevos instrumentos de
soporte para la decisión.
º Quinta etapa: se denomina fase final. Y en ella se pretende integrar la información con la
estrategia corporativa utilizando las nuevas tecnologías de información.
Por tanto, se te valora una ventaja competitiva mediante un uso adecuado de las tecnologías de
información.
3. Funciones de un Sistema de Información Empresarial:
A) Recogida registro de la información:
Es la actividad de registrar o capturar la información para que pueda ser utilizada de forma
adecuada sin errores y con el menor costo posible. Se crea un soporte físico adecuado al tipo de
información. El problema principal es la identificación dicho soporte.
Nos encontramos con la codificación cuya finalidad es transcribir una información de forma
literaria extensa a una forma condensada normalizada, siendo el código un sistema simbólico que
permite registrar y representar cualquier tipo de información.
Hay tres reglas básicas:
º Simplicidad: fácil de entender para evitar errores o reducirlos.
º Seguridad de utilización: tener en cuenta todas las posibilidades para evitar confusión
º Facilidad de acceso: de fácil lectura o interpretación.
Nos encontramos con códigos significativos que se interpretan de forma directa por los usuarios
concierto preparación Y los códigos de referencia que se interpretan mediante una tabla de
correspondencia.
B) Acopio o acumulación:
,Se agrupan informaciones recogidas en lugares y momentos diferentes del tiempo en espera de ser
tratadas en cantidades económicamente conveniente o en el momento más adecuado. La
información puede ser tres tipos:
º Informaciones elementales: todo tipo de información que no has sufrido tratamiento (si se ha
registrado en el soporte adecuado).
º Información elaborada: información que puede ser utilizada directamente por los miembros de
administración para tomar decisiones...
º Información sobre tratamientos: definen operaciones y transformaciones a realizar sobre los
datos de base y que permite diseñar los procesos manuales automáticos.
C) Tratamiento y transformación de la información:
Significa pasar los datos de base a los resultados utilizando los medios concretos. Hay tres clases
de operaciones que son operaciones de orden o clasificación, de cálculo elementales y de
comparación y transferencia de información.
Uno de los problemas en la selección de la información.
D) Difusión de la información:
Consiste en crear informaciones elaboradas con vistas a su explotación para la dirección y la
gestión. Una vez elaborada la información debe llegar a los lugares donde corresponde.
Su problema es responder tres preguntas: Como difundir los resultados, cuando y a quien.
Debe hacerse de forma legible y en el soporte adecuado.
4. La Información: definiciones y conceptos asociados:
La diferencia fundamental entre dato e información es que los datos son la base de la información.
Un dato es un elemento de conocimiento que carece de significado por sí mismo lo que está fuera
de su contexto. Por tanto, tienen carácter individualizado. No permiten tomar decisiones antes de
ser tratados.
Por información entendemos un dato o conjunto de datos elaborado y situado en contexto de forma
que tienen significado para alguien en un momento y lugar determinados.
Entre los distintos conceptos nos encontramos:
º Decisión: es una elección entre alternativas (en torno posibilidades, situación del sistema y
objetivos y alternativas).
º Información: todo aquello que sirve para poner de manifiesto la situación del entorno o el
sistema, sus objetivos por resultados y reducir la incertidumbre frente un proceso de decisión.
º El ruido es información relevante para un proceso de decisión determinado o errores.
, º La redundancia es la repetición de parte O de todo un mensaje para evitar el ruido. Baja
deficiencia de una comunicación, pero a veces es muy útil para el control de errores en la recepción
del mensaje Y para asegurarnos de enviar una información completa.
º El conocimiento es información valorada por tanto es información relacionada.
º La incertidumbre es la diferencia existente entre la información necesaria y la información
disponible en todo proceso de decisión.
5. Tipos de Información en la Empresa:
º Información interna: es la que se produce en el interior de la empresa como consecuencia de sus
actividades.
º Información externa: se genera en el entorno exterior en el que la empresa está situada y
desarrollos actividad.
º información de gobierno: hace referencia a los objetivos y las normas según la que se debe
adoptar las decisiones. Expresa una voluntad.
º información de consumo: sirve para establecer el estado de las cosas o la ocurrencia de hechos
tanto internos como externos. Es un reflejo de los hechos que tienen lugar en la organización.
º información básica: la que no sufrió ningún tipo de tratamiento.
º información secundaria: ha sufrido algún tipo de manipulación.
º información contable: procede del área de contabilidad financiera y se centra en la identificación
de los informes de ingresos financieros. Su forma es cuantitativa.
º información administrativa menos detallada que la contable y dirigida especialmente para los
directivos.
6. Características y cualidades de la información:
La información se puede definir como el proceso mediante el cual alguien resulta informado en el
proceso la relación entre informador y el informado es decisiva para la respuesta.
Características relevantes la información son: es difícil dividirla en partes diferenciadas, una
persona que tiene información no la pierde cuando la transmitió, no se gastan con el uso, puede
tener valor y carecer del mañana, puede ser inmenso valor para alguien y sin relevancia para otro y
para que una persona puede apreciar el verdadero valor de información si esta satisface sus
necesidades.
Uno de los principales problemas es el de la sobre información. Cada vez se dispone más
información y menos tiempo para procesarla por lo que la calidad de la información que recibe se
convierte en aspecto de especial relevancia. Se hace imprescindible la calidad frente a la cantidad.
En definitiva, hay que tener una actitud selectiva frente a la información que nos lleva. Las
características de una buena información: Relevancia, adecuación, precisión, exhaustividad,
fiabilidad, direccionamiento, puntualidad, adecuado nivel de detalle formato que responda las
expectativas del usuario, comprensibilidad y comunicabilidad.
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