CUENTAS COLECTIVAS O DE CONTROL
REGISTRO INDIVIDUAL Y GLOBAL
Las empresas que efectúan operaciones con un número reducido de personas o de instituciones
pueden establecer el registro individual, que consiste en abrir una cuenta especial en el libro
mayor para esta persona o institución con las que se opera; por ejemplo, si se venden mercancías
a crédito al señor Antonio González por $50,000, el registro de esta venta deberá hacerse así:
26 -------------------14 de julio del año
“x”--------------
12 Antonio González, Cliente $ 58,000
16 Ventas $ 50,000
17 IVA trasladado 8,000
√ Impuesto del 16%
Nuestra venta a crédito, según factura núm.
84
En esta modalidad de registro para cada uno de los clientes, bancos, deudores diversos,
proveedores, acreedores diversos, etc., se abre una cuenta especial en el libro mayor.
En cambio las empresas que efectúan operaciones con numerosas personas o instituciones
deberán llevar registro global, porque si abrieran una cuenta especial en el libro mayor para cada
una de ellas, se enfrentarían a los siguientes inconvenientes y dificultades:
1. El libro mayor sería demasiado reducido para contener todas las cuentas personales.
2. Sería más complicado localizar las cuentas.
3. Sería más laborioso llevar al día los pases a las cuentas efectuadas.
4. No se podría determinar rápidamente el total a favor o a cargo de la empresa, pues sería
necesario primero conocer el total de cada cuenta y después la suma de todas ellas.
5. Sería necesario incluir un gran número de cuentas personales en la balanza de comprobación.
6. Resultaría más lenta la preparación de estados financieros.
Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el registro individual cuando se hacen
operaciones con numerosas personas o instituciones, se abren cuentas colectivas o de control. Las
cuentas colectivas o de control, se llevan en el libro mayor y expresan el total de los saldos de una
serie de cuentas particulares asentadas en libros, o registros, llamados mayores auxiliares.
Las cuentas particulares que se abren en los mayores auxiliares reciben el nombre de cuentas
auxiliares o subcuentas, pues presentan una parte del saldo de la cuenta colectiva a que
corresponden.
Pases a las subcuentas. Cada vez que en el libro mayor se haga un cargo o un abono en una
cuenta colectiva deberá corresponderse con una anotación de igual naturaleza en la subcuenta
respectiva del mayor auxiliar correspondiente.
De acuerdo con lo que acabamos de decir, la suma de los saldos de las subcuentas de cada mayor
auxiliar debe coincidir, en cualquier momento, con el saldo de la cuenta colectiva correspondiente.
, Para interpretar esto con mejor claridad vea la gráfica siguiente:
Cuenta colectiva
CLIENTES
Saldo:
150,000
Mayor auxiliar de clientes
CLIENTE A CLIENTE B CLIENTE C CLIENTE D
Saldo Saldo Saldo Saldo
20,000 30,000 60,000 40,000
$ 40,000
60,000
30,000
20,000
$ 150,000
Si la suma de los saldos de las subcuentas no coincide con el saldo de la cuenta colectiva
correspondiente, la diferencia puede provenir de un error en las sumas de los movimientos de la
cuenta colectiva o en la determinación del saldo, ya sea de la cuenta colectiva, ya sea de las
subcuentas.
Si las sumas de los movimientos y los saldos están correctos, la diferencia entre la suma de los
saldos de las subcuentas y el de la cuenta colectiva puede estar causada por los siguientes
motivos:
a) Que se haya omitido el pase de un asiento a la cuenta colectiva o a la subcuenta.
b) Que se haya cargado o abonado una cantidad distinta en la cuenta colectiva o en la subcuenta.
c) Que se haya cargado en la cuenta colectiva o en la subcuenta, en lugar de abonarse o viceversa.
Una vez localizado el error, ya sea en la cuenta colectiva o en la subcuenta, la mejor forma de
corregirlo es por anulación del asiento equivocado mediante el empleo de la tinta roja y correr el
asiento correcto con tinta azul o negra; hecho lo cual, la suma de los saldos de las subcuentas
deberá coincidir con el saldo que arroje la cuenta colectiva en el mayor.
Diferentes formas en que se pueden llevar las subcuentas. Las subcuentas que forman el mayor
auxiliar de una cuenta colectiva se pueden llevar en un libro, en hojas intercambiables o en
tarjetas. Cuando se llevan en hojas sueltas o tarjetas se tiene la ventaja de que las subcuentas se
pueden archivar clasificadamente.
