Jéssica Merino G.
TEMA 28: LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS
1. LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS
Ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por lo
tanto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que se realizan en
una oficina.
La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear,
manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para
realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.
Las tareas que puede realizar son:
- Elaboración de cartas de forma automática
- Creación de informes
- Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos
- Realización de gráficos y estadísticas sencillas
- Control de trabajo dentro de los distintos departamentos
- Envíos de correos entre departamentos y fuera de la oficina.
Para llevar a cabo estas tareas, dentro de los sistemas ofimáticos no encontramos:
- Procesador de texto.
- Hoja de cálculo
- Gestor de base de datos
- Gestor de gráficos o presentaciones
- Agendas y organizadores personales
- Correo electrónico
Microsoft Office es el sistema ofimático más utilizado, es una aplicación de pago, por lo que es
necesario tener licencia para usarlo. Las herramientas más usadas dentro de Microsoft Office son:
o Word
o Excel
o Access
o PowerPoint
o Outlook
o OpenOffice
2. PROCESADORES DE TEXTO: CONCEPTO, FUNCIONALIDADES PRINCIPALES, PLANTILLAS,
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
Los procesadores de textos son una clase de software con múltiples funcionalidades para la
redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letras o caracteres, colores, tipos de párrafos,
efectos artísticos, etc. El más usado es Microsoft Word.
FUENTES
A los distintos tipos de letras que podemos encontrarnos a la hora de escribir un documento se les
llama fuentes. Ejemplos de fuentes son: arial, calibri, times new roman, etc.
Desde esta misma opción podemos elegir los distintos efectos que queramos dar al texto por
ejemplo: cursiva, negrita, subrayado, etc.
FUNCIONALIDADES BÁSICAS
Las funcionalidades básicas de un procesador de texto se pueden agrupar en:
1. Funciones de diseño de página: espaciado entre líneas, tabulaciones, márgenes, etc.
2. Funciones de edición de texto: tipos de letras, tamaño de letra, color, etc.
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3. Funciones gráficas: permiten incluir gráficos, formas geométricas, tablas, etc.
4. Funciones avanzadas: revisión ortográfica, buscar sinónimos, etc.
3. BASES DE DATOS: CONCEPTO, FUNCIONALIDADES, TABLAS, FORMULARIOS, CONSULTAS,
INFORMES, RELACIONES
Una base de datos es una herramienta de software para recopilar y organizar información.
En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa.
La base de datos más usada es Access.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Estas pueden contener más de una
tabla.
Con las bases de datos se puede:
Agregar más datos a una base de datos.
Modificar datos existentes en la base de datos.
Eliminar información.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico,
una intranet o Internet.
Una Base de Datos de Access por ejemplo, puede tener los siguientes complementos:
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los
datos se almacenan en filas y columnas.
La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de
datos es la forma de organizarse los datos.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada
información individual.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como “pantallas de entrada de datos”. Son las interfaces que
se utilizan para trabajar con los datos y contienen botones de comando que ejecutan diversos
comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de
la base de datos.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar
numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las
tablas. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción.
Una consulta de selección recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso.
