PORTFOLIO FASE 2
HBO Associate degree – Officemanagement
SCHOEVERS HOGESCHOOL, 16-01-2021
1
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Inhoudsopgave
Inleiding ............................................................................................................................... 4
Leeswijzer ............................................................................................................................ 5
1. Profesionele ontwikkeling in relatie tot het beroep ...................................................... 6
1.1 Reflectie kritische beroepssituatie ........................................................................... 6
1.2 Bewijsstukken tot verantwoording van de eindkwalificaties .................................. 9
1.2.1 Organiseren........................................................................................................... 9
1.2.1.1 Matrix eindkwalificatie ‘Organiseren’ ..............................................................10
1.2.2 Communiceren .....................................................................................................11
1.2.2.1 Matrix eindkwalificatie ‘Communiceren’ ..........................................................12
1.2.3 Ontzorgen.............................................................................................................13
1.2.3.1 Matrix eindkwalificatie ‘Ontzorgen’ .................................................................14
1.2.4 Coördineren..........................................................................................................15
1.2.4.1 Matrix eindkwalificatie ‘Coördineren’ ..............................................................16
1.2.5 Professionaliseren ................................................................................................17
1.2.5.1 Matrix eindkwalificatie ‘Professionaliseren’ .....................................................19
1.3 Eindmatrix bewijsstukken – eindkwalificaties ........................................................20
2. Persoonlijke professionele ontwikkeling......................................................................23
2.1 Uitwerking 360 graden feedback..............................................................................23
2.1.1 Ingevulde feedbackformulieren .............................................................................23
2.1.2 Analyse uitkomsten feedbackformulieren .............................................................29
2.1.3 Twee ontwikkeldoelstellingen voor fase 2 .............................................................30
2.1.4 Activiteiten om de twee doelstellingen te bereiken ................................................30
2.2 Persoonlijk leerproces..............................................................................................30
2.3 Inschatting eindniveau .............................................................................................30
2.4 Ingezette activiteiten en bijdrage .............................................................................32
2.5 Uitwerking ‘Kernkwadranten Ofman’ .......................................................................34
2.6 Professionele situatie I .............................................................................................36
2.7 Professionele situatie II ............................................................................................37
Bibliografie .........................................................................................................................38
Bijlage I: Beoordeling portfolio fase 1 ...................................................................................39
Bijlage II: Feedbackformulier begeleider XX .........................................................................41
Bijlage III: Contactmomentenformulier portfoliobegeleider ....................................................45
Bijlage 1: Afleveringen voorbereiden ....................................................................................48
Bijlage 2: Voorraadlijst bewaking ..........................................................................................50
2
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Bijlage 3: Vakantieplanning ..................................................................................................61
Bijlage 4: Rapport Checklist LeasePlan ................................................................................69
Bijlage 5: Volvo on Call vraagstuk ........................................................................................77
Bijlage 6: Reacties klanten op de Volvo on Call e-mail .........................................................85
Bijlage 7: Prijswijzigingen communiceren .............................................................................92
Bijlage 8: Artikel: “Eén Volvo met of zonder stekker” ............................................................97
Bijlage 9: Bowers & Wilkins mailing ......................................................................................99
Bijlage 10: Gespreksverslag met klant inclusief akkoord klant ............................................104
Bijlage 11: Ontzorgen afleverproces leaseauto..................................................................106
Bijlage 12: Orderboek bijhouden ........................................................................................112
Bijlage 13: Social media posts ............................................................................................124
Bijlage 14: Verjaardag herinneringen verzorgen .................................................................126
Bijlage 15: Knelpunten kenbaar maken bij collega’s ...........................................................130
Bijlage 16: Uiterste registratiedatum leasemaatschappijen .................................................133
Bijlage 17: Opdracht tot tenaamstelling aanvragen .............................................................137
Bijlage 18: Voorstel tot laden elektrische voertuigen ...........................................................141
Bijlage 19: Afstemming kerstdiner ......................................................................................145
Bijlage 20: Certificaat profileren als professional ................................................................151
Bijlage 21: Agendabeheer ..................................................................................................153
Bijlage 22: Werkhouding.....................................................................................................156
Bijlage 23: Contact stakeholders & onderzoekende houding ..............................................159
Bijlage 24: Contact stakeholder LeasePlan ........................................................................161
Bijlage 25: Functioneringsverslag 12-10-2020 ....................................................................166
3
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Inleiding
Voor u ligt het portfolio fase 2, dat deel uitmaakt van de Associate degree opleiding Officemanagement
van Schoevers Hogeschool.
Mijn naam is Anna , ik ben 22 jaar oud en woon nog heerlijk bij mijn ouders in Tricht, een dorpje in de
Betuwe. In december 2018 ben ik gestart met de opleiding Associate degree Officemanagement. Voor
een bredere kijk op de toekomst leek het mij goed een uitdaging buiten mijn werk te zoeken en daarom
ben ik vol enthousiasme aan deze studie begonnen. Daarnaast heb ik in voorafgaande jaren de
opleiding Junior Accountmanager, NIMA-A Marketing en een Cambridge English Course afgerond.
Sinds 1 juli 2018 ben ik werkzaam bij Volvo XX te Y, een Volvo Dealer in . Mijn werkzaamheden
zijn van zeer diverse aard. Een greep daaruit is: de verzorging van afleveringen van Volvo’s en
transporten tussen vestigingen, het fungeren als schakel tussen de werkplaats en verkoop en het zijn
van de contactpersoon voor leasemaatschappijen.
Het verzamelen van bewijsstukken was voor mij een intensieve bezigheid. Binnen XX wordt er namelijk
geen gebruik gemaakt van een documentmanagementsysteem, in de meeste gevallen wordt de mail
gebruikt om zaken vast te leggen. De meeste bewijsstukken worden dan ook via de mail aangetoond
en laten zien dat ik de eindkwalificaties goed beheers. Alleen door een niet achterhaalde reden zijn de
afgedrukte mailwisselingen, die daarna weer zijn in gescand elke keer anders qua opmaak of indeling.
Verschillende digitale handtekeningen worden later in de mailwisseling pas vertoond. Hopend op uw
begrip.
Voor de reflectie op een kritische beroepssituatie heb ik een kernopgave uit de opleidingsspecifieke
informatie AD Officemanagement gekozen. Ik herkende mij in de kritische beroepssituatie en kon deze
goed toepassen binnen mijn werkpraktijk.
Mijn vorige portfolio heb ik afgesloten op de oude wijze met twee toegewezen opdrachten per module.
Het portfolio voor fase 2 heb ik op de vernieuwde wijze gemaakt. Door het laten invullen van het 360
graden feedbackformulier heb ik laten zien dat ik een inhaalslag heb kunnen maken in mijn persoonlijke
ontwikkeling ten opzichte van fase 1. Aansluitend heb ik naar aanleiding van een analyse twee nieuwe
persoonlijke ontwikkeldoelstellingen gemaakt voor fase 2, welke in dit portfolio verder worden uitgediept.
Door middel van de gestelde ontwikkelingsdoelstellingen en de ingestelde activiteiten heb ik veel mogen
leren en ontwikkelen. Het was een leerzaam proces, waarbij ik kan zeggen dat ik gegroeid ben op het
professionele, maar ook op persoonlijk vlak. Dit zorgde geregeld voor een verfrissende blik op een
proces of handeling.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Anna
Tricht, 16 januari 2021
Figuur 1: Eigen foto (2019)
4
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Leeswijzer
Dit portfolio fase 2 is uitgewerkt conform de onderwerpen, zoals omschreven in de leeromgeving van
de module Portfolio HBO Associate degree Officemanagement fase 2. Allereerst wordt de reflectie op
één kritische beroepssituatie beschreven, aan de hand van het reflectiemodel van Korthagen. Via de
vertaalslag ervan wordt u meegenomen naar de vijf verschillende eindkwalificaties met specifieke
beheersingsindicatoren, waarin de bewijsstukken bondig worden toegelicht.
De bewijsstukken worden in de bijlagen 1 t/m 25 verder toegelicht. Let op dat de e-mails welke in
sommige gevallen fungeren als bewijsstukken, in a-chronologische volgorder staan, van ‘jong’ naar ‘oud’
van ‘eind’ naar ‘begin’. Dit heeft te maken met het feit dat de e-mails rechtstreeks zijn geprint uit het e-
mailprogramma Microsoft Outlook naar een pdf-bestand, welke de laatste e-mail als eerste pagina en
de eerste e-mail als laatste pagina print.
Daarnaast wordt in hoofdstuk 2 de uitwerking van het 360 graden feedbackformulier getoond, inclusief
de analyse van de uitkomsten. Ook worden twee verschillende persoonlijke ontwikkeldoelstellingen aan
de orde gesteld en wordt het leerproces beschreven met de beschrijving van twee professionele
situaties. Aansluitend hierop wordt de inschatting van het eindniveau van de student en de bijdrage van
de ingezette activiteiten gemaakt. Tot slot wordt het ‘Kernkwadrant Ofman’ uitgewerkt, aan de hand van
drie verschillende kernkwaliteiten. In de bijlagen I t/m III wordt de beoordeling van portfolio fase 1
getoond, het feedbackformulier en het contactenmomentenformulier.
Ik vertrouw erop dat u rekening houdt met de privacy vereiste, zoals voorgekomen uit de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG).
5
HBO Associate degree – Officemanagement
SCHOEVERS HOGESCHOOL, 16-01-2021
1
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Inhoudsopgave
Inleiding ............................................................................................................................... 4
Leeswijzer ............................................................................................................................ 5
1. Profesionele ontwikkeling in relatie tot het beroep ...................................................... 6
1.1 Reflectie kritische beroepssituatie ........................................................................... 6
1.2 Bewijsstukken tot verantwoording van de eindkwalificaties .................................. 9
1.2.1 Organiseren........................................................................................................... 9
1.2.1.1 Matrix eindkwalificatie ‘Organiseren’ ..............................................................10
1.2.2 Communiceren .....................................................................................................11
1.2.2.1 Matrix eindkwalificatie ‘Communiceren’ ..........................................................12
1.2.3 Ontzorgen.............................................................................................................13
1.2.3.1 Matrix eindkwalificatie ‘Ontzorgen’ .................................................................14
1.2.4 Coördineren..........................................................................................................15
1.2.4.1 Matrix eindkwalificatie ‘Coördineren’ ..............................................................16
1.2.5 Professionaliseren ................................................................................................17
1.2.5.1 Matrix eindkwalificatie ‘Professionaliseren’ .....................................................19
1.3 Eindmatrix bewijsstukken – eindkwalificaties ........................................................20
2. Persoonlijke professionele ontwikkeling......................................................................23
2.1 Uitwerking 360 graden feedback..............................................................................23
2.1.1 Ingevulde feedbackformulieren .............................................................................23
2.1.2 Analyse uitkomsten feedbackformulieren .............................................................29
2.1.3 Twee ontwikkeldoelstellingen voor fase 2 .............................................................30
2.1.4 Activiteiten om de twee doelstellingen te bereiken ................................................30
2.2 Persoonlijk leerproces..............................................................................................30
2.3 Inschatting eindniveau .............................................................................................30
2.4 Ingezette activiteiten en bijdrage .............................................................................32
2.5 Uitwerking ‘Kernkwadranten Ofman’ .......................................................................34
2.6 Professionele situatie I .............................................................................................36
2.7 Professionele situatie II ............................................................................................37
Bibliografie .........................................................................................................................38
Bijlage I: Beoordeling portfolio fase 1 ...................................................................................39
Bijlage II: Feedbackformulier begeleider XX .........................................................................41
Bijlage III: Contactmomentenformulier portfoliobegeleider ....................................................45
Bijlage 1: Afleveringen voorbereiden ....................................................................................48
Bijlage 2: Voorraadlijst bewaking ..........................................................................................50
2
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Bijlage 3: Vakantieplanning ..................................................................................................61
Bijlage 4: Rapport Checklist LeasePlan ................................................................................69
Bijlage 5: Volvo on Call vraagstuk ........................................................................................77
Bijlage 6: Reacties klanten op de Volvo on Call e-mail .........................................................85
Bijlage 7: Prijswijzigingen communiceren .............................................................................92
Bijlage 8: Artikel: “Eén Volvo met of zonder stekker” ............................................................97
Bijlage 9: Bowers & Wilkins mailing ......................................................................................99
Bijlage 10: Gespreksverslag met klant inclusief akkoord klant ............................................104
Bijlage 11: Ontzorgen afleverproces leaseauto..................................................................106
Bijlage 12: Orderboek bijhouden ........................................................................................112
Bijlage 13: Social media posts ............................................................................................124
Bijlage 14: Verjaardag herinneringen verzorgen .................................................................126
Bijlage 15: Knelpunten kenbaar maken bij collega’s ...........................................................130
Bijlage 16: Uiterste registratiedatum leasemaatschappijen .................................................133
Bijlage 17: Opdracht tot tenaamstelling aanvragen .............................................................137
Bijlage 18: Voorstel tot laden elektrische voertuigen ...........................................................141
Bijlage 19: Afstemming kerstdiner ......................................................................................145
Bijlage 20: Certificaat profileren als professional ................................................................151
Bijlage 21: Agendabeheer ..................................................................................................153
Bijlage 22: Werkhouding.....................................................................................................156
Bijlage 23: Contact stakeholders & onderzoekende houding ..............................................159
Bijlage 24: Contact stakeholder LeasePlan ........................................................................161
Bijlage 25: Functioneringsverslag 12-10-2020 ....................................................................166
3
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Inleiding
Voor u ligt het portfolio fase 2, dat deel uitmaakt van de Associate degree opleiding Officemanagement
van Schoevers Hogeschool.
Mijn naam is Anna , ik ben 22 jaar oud en woon nog heerlijk bij mijn ouders in Tricht, een dorpje in de
Betuwe. In december 2018 ben ik gestart met de opleiding Associate degree Officemanagement. Voor
een bredere kijk op de toekomst leek het mij goed een uitdaging buiten mijn werk te zoeken en daarom
ben ik vol enthousiasme aan deze studie begonnen. Daarnaast heb ik in voorafgaande jaren de
opleiding Junior Accountmanager, NIMA-A Marketing en een Cambridge English Course afgerond.
Sinds 1 juli 2018 ben ik werkzaam bij Volvo XX te Y, een Volvo Dealer in . Mijn werkzaamheden
zijn van zeer diverse aard. Een greep daaruit is: de verzorging van afleveringen van Volvo’s en
transporten tussen vestigingen, het fungeren als schakel tussen de werkplaats en verkoop en het zijn
van de contactpersoon voor leasemaatschappijen.
Het verzamelen van bewijsstukken was voor mij een intensieve bezigheid. Binnen XX wordt er namelijk
geen gebruik gemaakt van een documentmanagementsysteem, in de meeste gevallen wordt de mail
gebruikt om zaken vast te leggen. De meeste bewijsstukken worden dan ook via de mail aangetoond
en laten zien dat ik de eindkwalificaties goed beheers. Alleen door een niet achterhaalde reden zijn de
afgedrukte mailwisselingen, die daarna weer zijn in gescand elke keer anders qua opmaak of indeling.
Verschillende digitale handtekeningen worden later in de mailwisseling pas vertoond. Hopend op uw
begrip.
Voor de reflectie op een kritische beroepssituatie heb ik een kernopgave uit de opleidingsspecifieke
informatie AD Officemanagement gekozen. Ik herkende mij in de kritische beroepssituatie en kon deze
goed toepassen binnen mijn werkpraktijk.
Mijn vorige portfolio heb ik afgesloten op de oude wijze met twee toegewezen opdrachten per module.
Het portfolio voor fase 2 heb ik op de vernieuwde wijze gemaakt. Door het laten invullen van het 360
graden feedbackformulier heb ik laten zien dat ik een inhaalslag heb kunnen maken in mijn persoonlijke
ontwikkeling ten opzichte van fase 1. Aansluitend heb ik naar aanleiding van een analyse twee nieuwe
persoonlijke ontwikkeldoelstellingen gemaakt voor fase 2, welke in dit portfolio verder worden uitgediept.
Door middel van de gestelde ontwikkelingsdoelstellingen en de ingestelde activiteiten heb ik veel mogen
leren en ontwikkelen. Het was een leerzaam proces, waarbij ik kan zeggen dat ik gegroeid ben op het
professionele, maar ook op persoonlijk vlak. Dit zorgde geregeld voor een verfrissende blik op een
proces of handeling.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Anna
Tricht, 16 januari 2021
Figuur 1: Eigen foto (2019)
4
, Portfolio fase 2 | Schoevers Hogeschool | AD Officemanagement | Anna
Leeswijzer
Dit portfolio fase 2 is uitgewerkt conform de onderwerpen, zoals omschreven in de leeromgeving van
de module Portfolio HBO Associate degree Officemanagement fase 2. Allereerst wordt de reflectie op
één kritische beroepssituatie beschreven, aan de hand van het reflectiemodel van Korthagen. Via de
vertaalslag ervan wordt u meegenomen naar de vijf verschillende eindkwalificaties met specifieke
beheersingsindicatoren, waarin de bewijsstukken bondig worden toegelicht.
De bewijsstukken worden in de bijlagen 1 t/m 25 verder toegelicht. Let op dat de e-mails welke in
sommige gevallen fungeren als bewijsstukken, in a-chronologische volgorder staan, van ‘jong’ naar ‘oud’
van ‘eind’ naar ‘begin’. Dit heeft te maken met het feit dat de e-mails rechtstreeks zijn geprint uit het e-
mailprogramma Microsoft Outlook naar een pdf-bestand, welke de laatste e-mail als eerste pagina en
de eerste e-mail als laatste pagina print.
Daarnaast wordt in hoofdstuk 2 de uitwerking van het 360 graden feedbackformulier getoond, inclusief
de analyse van de uitkomsten. Ook worden twee verschillende persoonlijke ontwikkeldoelstellingen aan
de orde gesteld en wordt het leerproces beschreven met de beschrijving van twee professionele
situaties. Aansluitend hierop wordt de inschatting van het eindniveau van de student en de bijdrage van
de ingezette activiteiten gemaakt. Tot slot wordt het ‘Kernkwadrant Ofman’ uitgewerkt, aan de hand van
drie verschillende kernkwaliteiten. In de bijlagen I t/m III wordt de beoordeling van portfolio fase 1
getoond, het feedbackformulier en het contactenmomentenformulier.
Ik vertrouw erop dat u rekening houdt met de privacy vereiste, zoals voorgekomen uit de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG).
5
