Samenvatting meeting management
Meetings
Meeting= samenkomst van mensen met business-gerelateerde doelstelling, soms ook
sociale of religieuze redenen. Er wordt een gemeenschap, community gevormd van mensen
met gelijkaardige activiteiten/interesses/doelstellingen.
Voorbeelden: een vergadering bijwonen, een presentatie, cursus, overleg voeren…
Een meeting is en “community of practice” en wordt georganiseerd om 1 van volgende
redenen:
- Kennis en vaardigheden uitdiepen en verbreden: vb sales meeting, training, …
- Realisaties evalueren en/of vieren: vb incentives, viering x-jarig bestaan, inhuldiging
nieuwe fabriek
- Sensibiliseren, als drukkingsmiddel: vb politieke congressen, jaarvergadering
- Kennismaken met nieuwe producten: vb beurzen, workshop
Meetings kan je zelf organiseren of uitbesteden aan een meeting planner of PCO
Incentive: klanten, werknemers, … een aangename avond bezorgen, met de bedoeling hen
te bedanken/belonen en stimuleren
Congres: samenkomst op regelmatige basis (jaarlijks) van een grote groep mensen rond een
welbepaald thema, ter bespreking van een bepaald onderwerp. Internationaal congres is
meerdere dagen en zal deels ook bestaan uit gelijktijdige sessies. Locatie kan verschillend
zijn. Kunnen edities per land zijn.
Beurs: op een bepaalde plaats gedurende een bepaalde tijd verschillende aanbieders van
bepaalde producten of diensten. Belangrijkste activiteit het bekijken en testen van
tentoongestelde producten. Ook nevenactiviteiten zoals seminars
Seminarie: een lezing of diverse presentaties van specialisten in een bepaald materie, soms
met onderling overleg of dialoog tussen de aanwezigen. Doel: kennis en vaardigheden vd
deelnemers rond bepaald onderwerp verrijken. Steeds over een bepaald thema.
Conferentie: samenkomst waar overleg centraal staat, via ontmoetingen, presentaties,
debatten, … kleiner dan congres
Academische zitting: accent ligt op academische gedeelte, dus op presentaties door
sprekers die dieper ingaan op een bepaald thema en hun visie daarover uiteenzetten.
Minder tijd voor Q&A, debat of overleg. Sprekers zijn experts en hooggeplaatst zoals
ministers.
Symposium: samenkomst van experts binnen bepaald domein, waarbij papers
gepresenteerd en bediscussieerd worden door specialisten. Met de bedoeling om
aanbevelingen te formuleren rond e besproken thema.
Panel: een panelgesprek is de bespreking van een bepaald onderwerp door twee of meer
personen. Deze bespreking wordt in goede banen geleid door een moderator.
Forum: is een open gesprek. Discussie tussen de toehoorders, het panel en de moderator
1
,Workshop: intensieve discussie en overleg staat centraal. Er komen stellingen aan bod
waarover dan gediscussieerd wordt. Onderdeel van een algemeen congres dat meestal
vroeg in de namiddag georganiseerd wordt (omdat het zo intensief is) en daarna opgesplitst
worden in enkele deelsegmenten en waarover dan in kleinere groepen gedebatteerd wordt.
Onder workshop verstaan we ook een trainingssessie waarbij deelnemers door
praktijkoefeningen kennis en vaardigheden gaan omzetten.
break-out sessie: onderdeel van een meeting waarbij deelnemers opgesplitst worden in
kleinere groepen die over een specifiek onderwerp meer uitleg krijgen.
Lezing: informatieve, belerende of instructieve presentatie. Zonder Q&A of overleg
Structuur
Redenen van bedrijven om zich te verenigen in associaties:
- Sectorgenoten, collega’s en/of concurrenten ontmoeten voor het uitwisselen van
ervaringen en eventuele samenwerking
- Een breder netwerk uitbouwen van potentiële klanten/leveranciers
- Krachten bundelen om zo een sterke lobby te vormen tov overheden
- Studies over dat welbepaald segment laten uitvoeren
Binnen de MICE zijn volgende associaties actief:
- MPI: Meeting planners international
- SITE: society of incentive travel executives
- BAPCO: Belgian associations of professional congress
- EFAPCO: European federation of associations of professional organisers
- Febelux.com: belgisch luxemburgse associatie van hallenuitbaters,
beursorganisatoren en beurzentoeleveranciers
- UFI: union des foires= internationale federatie van hallenuitbaters en
beursorganisatoren
- IFES : europese associatie van beurzentoeleveranciers
2
, Congresbureaus doen aan destination marketing voor de zakelijke markt
Congresbureaus= zoals toeristische dienst, promoten van de stad als ideale locatie voor
meetings, vergaderingen, congressen, incentives en events -> voor de bedrijfswereld.
Ontvangen bezoekers van een stad, provincie, regio, land en maken ze wegwijs in de
geschiedenis, cultuur en tradities van die stad en haar inwoners. Zo voorzien hen van
brochures die hun verblijf aangenaam maken. Ook dienstverlener voor iedereen die
een rol speelt in vergader/congresbranche. Ook helpen met het organiseren van u
meeting.
Leden vh bureau zijn= leveranciers van die markt bv eventbureaus, eigenaars special
venues, vergaderhotels, cateraars, …
Link tussen vraag en aanbod
Na uw contact met congresbureau weet u precies welke hotels over de juiste
vergadercapaciteiten beschikken en hoeveel kamers ze nog vrij hebben etc. ook de juiste
toeleveranciers op vlak van audiovis, catering, deco, … = volledig gratis
Politiek
Dit gratis aanbod is enkel mogelijk dankzij de financiële steun van de overheid en dat maakt
elk congresbureau afhankelijk van de goodwill van plaatselijke besturen en politici. Enkel de
Kempen hebben geen congresbureau.
Een MICE-toerist geeft meer geld uit dan een leisure-toerist en is dus belangrijk voor
economie en jobmarkt. In België geen goeie locaties voor bv congres van paar duizend
mensen -> jammer
Toerisme Vlaanderen -> officiële toeristische dienst van vlaanderen
BITC Brussel International Toerisme en Congres -> toeristische organisatie van vlaamse en
franstalige gemeenschap
wordt zakelijk toerisme in Wallonië mee gepromoot -> Bureau de convention wallonie-
bruxelles, de zakelijke poot van het OPT (office de promotion du tourisme wallonie-
bruxelles)
+ checklist p 12, 13,14, 15, 16, 17
Terminologie checklist
Scientific programme: het thematische, inhoudelijke, wetenschappelijke gedeelte van de
meeting, onder de vorm van presentaties, overleg, workshops, enz
Partner programme: activiteiten die georganiseerd worden voor de partners vd deelnemers
aan een conferentie, vroeger omschreven als “ladies programme”. Bv tijdens een congres in
brussel -> veel ‘reclame’ over brugge -> chocolade, mode
Social programme: een activiteit in een ontspannen sfeer als randanimatie na een drukke
agenda, vooral tijdens een meerdaagse meeting. Bv bezoek aan museum, een diner op
brusselse grote markt, …
3
