Dit is een samenvatting van het vak eventmanagement gegeven in de 2e fase van de opleiding event- en projectmanagement aan de UC Leuven. De samenvatting bevat zowel de leerstof als de extra informatie die tijdens de lessen behandeld werd.
Samenvatting Eventmanagement
Deel 1: context & definities
H1: Events & eventmanagement
1.1 Definities
• “Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomsten van
mensen”
• “Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud
op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek” (G. Kuiper)
• “Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, nodig om de
doelstellingen van het event te bereiken”
○ Definieer de doelstelling(en) !
• Eigenschappen van events:
○ Tijdelijk
○ Samenkomst van mensen
○ Vaak ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden (vb. huwelijk)
○ Unieke happenings
▪ Daarom is bvb in de les zitten geen event
• Evenementen bestaan in verschillende vormen:
○ Festivals
○ Congressen
○ Beurzen
○ Markten
○ Enz.
• Waarin zitten de verschillen?
○ Doelstelling(en)
▪ Vb. Festival voor jongeren hebben ze tenten met mogelijkheid tot testen
klaargezet -> veel meer volk
▪ Vb. Jazz festival : gevaccineerd dus geen test tent geplaatst
○ Aard en omvang van het publiek
○ Financiering
○ Openbaarheid
○ Communicatie & promotie
• Op basis hiervan kunnen we een verschil maken tussen Publieksevenementen en
Zakelijke evenementen
○ Publiek
▪ Geld via sponsor, drank en ticket
▪ Zo veel mogelijk volk aantrekken (en er moeite voor doen)
□ -> Niet al je tijd in het concept steken!
○ Zakelijk
▪ Geld van de baas om iets te organiseren (personeel betaald meestal niets)
• Aantal aanwezigen is bepalend voor het succes van het event
1.2. Publieksevenementen
Eventmanagement Pagina 1
,1.2. Publieksevenementen
• Doelstellingen
• Esthetisch: schoonheid van een ‘product’ laten zien; vaak kunst en cultuur-gericht
○ Voorbeeld: Filmfestival van Gent
• Ideëel: educatief of maatschappelijk, zelfs politiek of religieus
○ Voorbeeld: Olympische Spelen, Elfstedentocht
▪ 1e olympische spelen: oorlog stopgezet om te sporten -> nu nog steeds
een 'peaceful' sfeer tijdens de spelen
• Amusement: vooral rond ‘fun’ gebracht
○ Voorbeeld: Beleuvenissen, Hapje Tapje
○ Vb: Studentenwelkom
• Handel: sommige evenementen zijn op basis van puur economische overwegingen
○ Voorbeeld: Batibouw, Jaarbeurs Leuven
○ Opkomend fenomeen van ‘Festivalisering’
• Kenmerken
○ Is openbaar (“live” versus indirect via web, op andere locatie, enz.)
○ Trekt particulieren aan (consumenten)
○ Gaat om inhoud of activiteiten
○ Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen
○ Maakt gebruik van marketingmiddelen (media/PR) om publiek te werven
○ Is gratis of verkoopt kaarten via openbare verkooppunten
○ Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf
○ aantrekkelijk vindt, of voor het verkrijgen van promotionele aandacht en/of
commerciële inkomsten
• Financiering
○ Vaak mix van kaartverkoop, sponsoring en subsidie door de overheid/
stad/gemeente
○ Sponsoring: meestal door bedrijven (link merk – evenement is noodzakelijk!)
▪ Break-even draaien voor het event begint, de rest is dan 'bonus'
• Batibouw:
○ Zowel publieks- als zakelijk event
• Banken kiezen vaak een sector
○ vb. KBC is op de festivals (jongeren) en Belfius verkiest dan altijd klassiekere
events zoals klassieke muziek of theater.
• Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
Eventmanagement Pagina 2
, • Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
○ Geen geld = geen event!
1.3 Zakelijke evenementen
• We starten van het publiek ipv de inhoud
○ Je weet al wie (publiek) gaat komen
○ Je past het event aan, aan het publiek
▪ Vb. UCLL Personeel met hun familie -> botsauto's voor de kinderen
• Vb. WK wielrenner: 100 beste fietsers en oud-kampioenen uitnodigen -> mensen
komen kijken
Festival: bekende artiesten -> mensen komen kijken
○ Via affiches, sociale media, mediakanaal die tickets uitdeelt, journalist uitnodigen
of juist geen pers uitnodigen (nu: nieuwe James Bond)
• Doelstellingen
○ Zakelijk & professioneel
▪ Interne marketing- of communicatiedoelstelling
□ vb. Motiveren van het personeel, lancering van een nieuw product
□ Vb. UCLL: 3 dagen om elkaar te leren kennen in begin van het jaar
Goed overeenkomen = betere werken
▪ Externe marketing-of communicatiedoelstelling
□ vb. Informeren van klanten m.b.t. een lancering
○ Vermakelijk
▪ Accent kan soms ook op fun / entertainment liggen
□ vb. Personeelsfeest, Jubileum, …
□ Vb. Als je dit cijfer haalt gaan we op reis betaald door de baas
□ Groter effect als ge de hele dag amuseert dan er altijd iets
'professioneel' in te steken
▪ “Charity”
□ Genereren van geld, betrokkenheid en/of free publicity voor een goed
doel
Vb. De warmste week
□ Kan gebruikt worden om je bedrijf in de verf te zetten
○ Luister naar de klant
▪ 25 jaar bedrijf -> puur fun
▪ Start nieuw seizoen -> iets bijleren op het event
• Kenmerken
○ Is een besloten bijeenkomst
Eventmanagement Pagina 3
, ○ Is een besloten bijeenkomst
○ Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
○ Is gericht op zakelijke partners (B2B), het personeel (B2P) of de consument
(B2C)
○ Nodigt het publiek vaak persoonlijk uit, via een brief of e-mail
▪ Brief weer heel populair omdat we al te veel mails krijgen
○ Krijgt media-aandacht in vakbladen of de eigen bedrijfskrant
▪ Vb. Batibouw
○ Heeft publiek dat komt voor de specifieke inhoud of activiteit
○ Doelen:
▪ attitude veranderen
▪ netwerk verbeteren
▪ Teambuilding
▪ opbouw van een bepaald imago, ...
○ Publiek bestaat al (geen of weinig marketing hiervoor nodig!)
○ Is een marketinginstrument op zichzelf
• Financiering
○ Betaald door de initiërende partij (HR-budget, enz.)
○ Soms een stuk sponsoring (eventueel in natura)
▪ Kleine(re) impact dan bij publieksevenement
• Zakelijke evenementen genereren enorm veel geld maar zijn ook de eerste budgetten
die dalen als er een crisis is.
1.4. Eventmanagement
• Proces zakelijk evenement
• Rol 1: Conceptontwikkeling
• Rol 2: Accountmanagement
○ Vaak komen mensen via-via naar jouw
▪ "We hebben gehoord dat jullie dit hebben gedaan en wij willen dit ook doen
"
• Rol 3: Projectmanager
• Kleine eventbureaus: Doen alles zelf
Eventmanagement Pagina 4
Les avantages d'acheter des résumés chez Stuvia:
Qualité garantie par les avis des clients
Les clients de Stuvia ont évalués plus de 700 000 résumés. C'est comme ça que vous savez que vous achetez les meilleurs documents.
L’achat facile et rapide
Vous pouvez payer rapidement avec iDeal, carte de crédit ou Stuvia-crédit pour les résumés. Il n'y a pas d'adhésion nécessaire.
Focus sur l’essentiel
Vos camarades écrivent eux-mêmes les notes d’étude, c’est pourquoi les documents sont toujours fiables et à jour. Cela garantit que vous arrivez rapidement au coeur du matériel.
Foire aux questions
Qu'est-ce que j'obtiens en achetant ce document ?
Vous obtenez un PDF, disponible immédiatement après votre achat. Le document acheté est accessible à tout moment, n'importe où et indéfiniment via votre profil.
Garantie de remboursement : comment ça marche ?
Notre garantie de satisfaction garantit que vous trouverez toujours un document d'étude qui vous convient. Vous remplissez un formulaire et notre équipe du service client s'occupe du reste.
Auprès de qui est-ce que j'achète ce résumé ?
Stuvia est une place de marché. Alors, vous n'achetez donc pas ce document chez nous, mais auprès du vendeur thegoodstudent. Stuvia facilite les paiements au vendeur.
Est-ce que j'aurai un abonnement?
Non, vous n'achetez ce résumé que pour €5,99. Vous n'êtes lié à rien après votre achat.
