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Samenvatting writing English 2

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Samenvatting van de opbouw van: -enquiry -reply-to-enquiry -quotation and offer -order and reply-to-order -invoice and payment

Aperçu 2 sur 13  pages

  • 9 janvier 2023
  • 13
  • 2022/2023
  • Resume
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brittvandenbroeck
ENQUIRY

1. Enquiry – what is it ?

- Communication asking for information
- The first step a prospect may take before buying your organisation’s product or service
- It can occur as a phone call, an email or a letter (and still, as a fax message)
- The content can vary, depending on:
o how well the prospect knows the supplier
o whether the supplier is based in-country / abroad
o which type of goods or services is referred to


2. 3 types

- General or routine enquiries (basic)
o Request for a brochure, a catalogue, a price list …
o Request for a call-back 2
- Specific enquiries
o Special issue, request …
o Need for full details and clever writing (complex)
- First enquiries (new supplier)
o Mention referrals (internet search, recommendation, advertisement, …)
o Introduce your own business: segment, products


3. How to make an enquiry ?

3.1 Opening

- Tell the organisation who you are
- Tell the organisation how you heard about its business:
o Advise, recommendation, lead-sharing, namedropping, …
o Events, chamber of commerce, associates, partners, …

3.2 Asking for catalogues, price lists, …

- The ‘basic’ enquiry
- Keep information about yourself concise
- Be precise in what you need … but be brief
- Could you send me / Please, would you send me ...
o + particularly interested in …
o + need your product/service for …
- When the reply-to channel (e-mail, letter, phone call, …) should be different from your
enquiry’s, indicate your preference

3.3 Asking for details

- The ‘specific’ enquiry
- Make good reference to your source, such as advertisements, catalogues, events, …
- Be extra precise in what you need



1

, 3.4 Closing

- Keep it simple, unless:
- ... you need quick reply and/or
- ... have special requirements regarding, for example, delivery time.
- Your writing may influence quick reply (eager to buy, very interested, informed …)
- You could also indicate further business



4. How to write a letter (based on the example letter)

4.1 Layout

- Letterhead template
- Reference: JM/PS (Johan van der Meer)
- ‘Keyboards’ (too short)
- ‘The Sales Manager’ (the name is not known)
- The letter will be passed on to the right department in the company.

4.2 References to advertisements

- Opening paragraph = short
- Reference: a business relation
- Advertisements: in a newspaper, online, …
- Other than advertisements:
o An exhibition or fair
o the Chamber of Commerce

4.3 Reasons for enquiring

- Midisound introduces: a chain of music stores
- Midisound gives a brief but clear reason for enquiring: to promote and sell keyboards

4.4 Asking for details

- Midisound’s exact requirements: a quotation and details about delivery times and terms of
payment
- An enquiry can also ask for:
o A complete description of …
o Samples, patterns and drawings
o A price list, discounts
o Brochures, leaflets, catalogues
o Terms and methods of payment
o Availability of goods, method of transport
o Delivery times, charges

4.5 Possibility of doing further business

- Final paragraph is short
- Final paragraph expresses which action would preferably follow on the enquiry
- Midisound hints at future business provided that prices are ‘right’: we may decide to place
regular orders with you.


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Les avantages d'acheter des résumés chez Stuvia:

Qualité garantie par les avis des clients

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Les clients de Stuvia ont évalués plus de 700 000 résumés. C'est comme ça que vous savez que vous achetez les meilleurs documents.

L’achat facile et rapide

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Focus sur l’essentiel

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Vos camarades écrivent eux-mêmes les notes d’étude, c’est pourquoi les documents sont toujours fiables et à jour. Cela garantit que vous arrivez rapidement au coeur du matériel.

Foire aux questions

Qu'est-ce que j'obtiens en achetant ce document ?

Vous obtenez un PDF, disponible immédiatement après votre achat. Le document acheté est accessible à tout moment, n'importe où et indéfiniment via votre profil.

Garantie de remboursement : comment ça marche ?

Notre garantie de satisfaction garantit que vous trouverez toujours un document d'étude qui vous convient. Vous remplissez un formulaire et notre équipe du service client s'occupe du reste.

Auprès de qui est-ce que j'achète ce résumé ?

Stuvia est une place de marché. Alors, vous n'achetez donc pas ce document chez nous, mais auprès du vendeur brittvandenbroeck. Stuvia facilite les paiements au vendeur.

Est-ce que j'aurai un abonnement?

Non, vous n'achetez ce résumé que pour €4,29. Vous n'êtes lié à rien après votre achat.

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