Samenva'ng Kantoortechnieken onthaal/logis5ek
-3de graad BSO Examencommissie
E-mailso=ware gebruiken
Elektronische Post (E-mail):
E-mails beva7en '@' en bestaan uit gebruikersnaam en provider
E-mailtraject: Verzender -> Uitgaande mailserver (Exchange of SMTP) -> Ontvangende
mailserver -> Inbox ontvanger.
Adressenboek:
Manueel of automaLsch samengesteld (via e-mailcontacten).
CC en BCC in E-mails:
CC (Carbon Copy): Kopie naar ontvanger, zichtbaar voor andere ontvangers.
BCC (Blind Carbon Copy): Kopie naar ontvanger, niet zichtbaar voor andere ontvangers.
Tekstopmaak in E-mails:
TeksLndeling: Tekst zonder opmaak, universeel zichtbaar.
HTML-indeling: Aanpasbare tekst, opmaakmogelijkheden.
Rich Text Format (RTF): OpmaakopLes in sommige mailprogramma's.
Berichten in Mappen Klasseren:
Mailprogramma's bieden de mogelijkheid om mappen aan te maken en mails te klasseren.
NeLque7e (Online ELque7e):
Ongeschreven en geschreven regels voor internetcommunicaLe.
Bevordert passende en effecLeve communicaLe, voorkomt misverstanden.
E-maileLque7e:
Berichten moeten een onderwerp, aanhef en handtekening beva7en.
Correct gebruik van Aan, CC, BCC.
Voorgaande berichten behouden in e-mailwisseling.
Vermijd spam en respecteer privacy en meningen van anderen.
Met de computer werken
MicrosoZ Office biedt diverse toepassingsprogramma's, zoals Word voor tekstverwerking,
Excel voor bijhouden van gegevens, Outlook als e-mailapplicaLe, en PowerPoint voor
presentaLes. De tekst behandelt ook onderwerpen als gegevensorganisaLe,
bestandsformaten, thuisnetwerken, beveiliging, en anLvirusprogramma's. Verder wordt
, ingegaan op hardwareonderdelen, zoals de processor, moederbord, en randapparatuur als
toetsenbord en muis. De tekst eindigt met informaLe over malware, hoaxes, spam, en uitleg
over de GraLs Cursus-website voor Word, Excel, Access, PowerPoint, en Publisher.
Agenda beheer
Een secretariaatsmedewerker beheert de agenda van de manager, organiseert en noteert
afspraken met interne en externe contacten. Ze moet flexibel zijn, zelfstandig oplossingen
zoeken en to-do's beheren. Voorbereiding en opvolging van sommige afspraken behoren ook
tot haar taken. Het beheren van zowel haar eigen agenda als die van de manager vereist
organisaLetalent, accuratesse en ordelijkheid. Google Calendar is een voorbeeld van een
elektronische agenda die hiervoor gebruikt kan worden.
Postbeheer
Inkomende post wordt eerst voorgesorteerd door minder belangrijke stukken te verwijderen.
Daarna wordt het geopend, machinaal of manueel, met een datumstempel. De
secretariaatsmedewerker controleert het adres, de geadresseerde, de poststempeldatum en
bijlagen. De post kan ingeschreven of geregistreerd worden, en vervolgens verdeeld via
verschillende methoden zoals persoonlijke bezorging, brievenbakjes, e-mail of
buizenpostsysteem.
Het vakkundig openen van brieven gebeurt voorzichLg met een briefopener, en brieven
worden bij ontvangst afgestempeld op datum. Uitgaande post moet correct en sLpt worden
behandeld, waarbij dringende post snel moet worden afgehandeld. Brieven kunnen op
verschillende manieren worden ondertekend, aaankelijk van bedrijfsrichtlijnen.
Bij het voorbereiden van de briefomslag worden verschillende soorten omslagen en vouwen
besproken. Controles voor het sluiten van de omslag omva7en het controleren van de
handtekening, bijlagen, adresconsistenLe en vermeldingen op de omslag.
Frankeringstarieven en methoden, zoals frankeermachines, port betaald, Uitgestelde
vergoeding (U.V.) en Collect & Stamp/Send, worden behandeld.
Speciale verzendingsmogelijkheden en diensten zoals luchtpostblad, voorgefrankeerde
briedaart, antwoordnummer, onder rembours, drukwerk, postpack, koerierdiensten en
aangetekende zendingen worden ook besproken. Aangetekende zendingen dienen als bewijs
van verzending en vereisen een ontvangstbewijs bij levering.
Klasseren en archiveren
Een goed klassement is nauwkeurig, volledig, duidelijk, overzichtelijk, en soepel uitbreidbaar.
Methoden van klasseren zijn onder andere alfabeLsch, met oplopende nummers,
alfanumeriek, chronologisch, geografisch, decimaal, UDC, en M.A.R. Materialen voor
klasseren zijn klasseerkasten, klasseerladen, kaartsystemen, en roterende klasseersystemen.
Klasseerwijzen omva7en horizontaal, verLcaal, roterend, en hangend klassement. De
stappen in het klassement zijn sorteren, selecteren, en klasseren. Hulpmiddelen zijn
mandjes, vakjeskasten, papierklemmen, mappen, en kleurcodering. Het archief is een ruimte
voor documenten ouder dan 10 jaar.
Bij logisLeke ondersteuning wordt het gebruik van kopieermachines en scanapparaten
besproken. Kopiëren omvat het plaatsen van documenten op de glasplaat, selecteren van
