Communicatievaardigheden samenvatting:
Deel 1: De Prins
1) Professioneel corresponderen
H1 Zakelijke brief
1.1 Inleiding
-Brief => degelijk, traditie, bepaalt imago bedrijf/ persoon
1.2 Delen van de zakelijke brief met briefhoofd
1
,-Briefhoofd:
->Naam organisatie
->Logo
->Adres, telefoonnummer, e-mail, website, ondernemingsnummer, btw-
nummer, naam bank + rekeningnummer, vestigingsnummer
-Adres van de geadresseerde:
-> Voorbeelden:
->Volgorde:
- Specifieke vermelding (dringend, persoonlijk, aangetekend, luchtpost...)
- Geadresseerde: aanspreking +(titulatuur) + voornaam + familienaam / Firmanaam
->Titulatuur: prof. / dr. / ir. / mr. (meester)
- Functie en/of afdeling
- Bedrijf of organisatie
2
,- Straat + nummer/postbusnummer:
Voorbeeld:
Abdijstraat 14-16
Berkenlaan 54 b
Kerkstraat 3 bus 24
PB 3456 of Postbus 3456
- Postcode en gemeente: postcode + Gemeente in hoofdletters
-Land: land in hoofdletters
->Belangrijke afspraken!:
- Zet de voornaam vóór de familienaam.
- Schrijf de aanschrijftitels 'De heer' en 'Mevrouw' voluit. Alleen de eerste letter
van de titel wordt met een hoofdletter geschreven worden
- Maak geen gebruik van de overbodige aanduiding 't.a.v.' (ter attentie van).
- Functies en/of afdelingen beginnen met een hoofdletter en komen op één of
twee regels.
- Als het huisnummer ook een letter bevat schrijf je dat met een kleine letter.
Tussen het cijfer en de letter laat je een spatie.
- In een adres met een busnummer schrijf je het woord 'bus' voluit.
- Tussen het postnummer en de plaatsnaam zet je één spatie.
- Schrijf de plaatsnaam volledig in hoofdletters.
-Kenmerken:
3
,-Onderwerp:
Inhoud + vorm
-Aanspreking:
Geachte heer/ mevrouw,
Geachte lezer/ collega’s/ dames en heren,
Geachte,
-Briefgesprek
-Slotgroet:
Met vriendelijke groeten
Hoogachtend
-Handtekening:
Voornaam + Achternaam
(Functie)
4
,1.3 Voorbeeld zakelijke brief
5
,1.4 Zakelijke brief zonder briefhoofd
6
,H2 Zakelijke e-mail
-Zakelijke e-mail -> zelfde basiselementen zoals brief
Enkele verschillen:
=>Voor opmaak minder strenge conventies
=>De inhoud van een e-mail is vaak beknopter
=>De aanspreking en de slotgroet zijn ook vaak minder formeel
2.1 Delen van een e-mail bericht
1) Kopgedeelte:
-> Van: …
-> Aan: …
-> CC: Carbon copy
=> e-mail versturen en geen antwoord verwachten
-> BCC: Blind carbon copy
=> e-mail waarbij de adressen van de ontvangers verborgen blijven
-> Onderwerp: …
-> Bijlage: … (indien mogelijk)
2) Boodschapgedeelte:
-> De aanspreking: …
-> De boodschap: …
-> De slotgroet: …
-> De handtekening: …
7
,2.2 Veel voorkomende blunders
LEZEN
2.3 Aanpak inkomende emails
GROTENDEELS LEZEN
-Checklist goede zakelijke e-mail:
-Heb je een goede reden om de e-mail te schrijven?
-Heb je een duidelijk en concreet onderwerp ingevuld?
-Heb je een gepaste aanspreking en slotgroet gebruikt?
-Heb je jouw boodschap helder en beknopt geformuleerd (bij voorkeur één
onderwerp per mail) en overzichtelijk gestructureerd (met alinea’s)?
-Heb je jouw e-mail ondertekend met voornaam, familienaam,
functie/afdeling, naam + adres bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres?
-Heb je de bijlage(n) (met duidelijke titel) wel degelijk ingesloten en een
begeleidende tekst geschreven?
-Bevat je e-mail geen tik- en taalfouten, chattaal, emoticons?
8
, H3 Helder schrijven
3.1 Tips op woordniveau
-Vermijd woordovertolligheid:
=> Tegenwoordig overvloed communicatie
->Gebruik geen 100 woorden als je er 75 nodig hebt!
->Vermijd omslachtige voorzetseluitdrukkingen
-> vervang ze door een vlottere, kortere formulering
->Vermijd tautologische combinaties
= tweemaal hetzelfde zeggen met verschillende woorden
->vb. eenzaam en alleen
->Vermijd pleonasmen
= uitdrukking waarbij een eigenschap die al in een woord besloten ligt
nogmaals wordt benoemd met een ander word
->vb. witte sneeuw, rood bloed
->Vermijd dubbele ontkenning
=Je zegt het tegengestelde van wat je bedoelt
->vb. nooit geen zin om iets te doen
->Vermijd contaminaties
=combineren van 2 juiste synoniemen die voor een fout geheel zorgen
->vb. nachecken, zoiets dergelijks…
9
