Eventorganisatie
Definitie evenement:
- Een event of evenement is een georganiseerde gebeurtenis voor een publiek of deelnemers
met een bepaalde omvang.
Eventmanagement: het proces waarbij een event wordt gepland, voorbereid en geproduceerd.
Organisatorische competenties:
- Planmatig werken: correcte deadlines stellen en naleven zijn essentieel in de organisatie
- Overzicht denken: de diverse processen op elkaar afstemmen
- Creativiteit: elk evenement is als een pasgeboren baby
- Samenwerken: met team, vrijwilligers en deelnemers
- Regie/controle houden: constructief leiderschap vertonen
- Inlevingsvermogen: om je te kunnen verplaatsen in de geest van bezoekers, deelnemers en
sponsors
- Omgaan met weerstanden: aan bvb. Omwonenden, veeleisende spelers …
- …
K.I.S.S. (Keep It Simple & Short):
Maw. hou het zo eenvoudig mogelijk
10 goede gewoontes om succes te hebben en productief te werken:
1. Ze bewegen!
2. Ze slapen voldoende en zijn vroeg wakker!
3. Ze plannen en werken in blokken!
4. Ze zijn gek op deadlines en respecteren die!
5. Ze multitasken nooit!
6. Ze werken bewust en gemotiveerd!
7. Ze zijn niet bang om NEEN te zeggen!
8. Ze maken veel vrienden en hebben veel contacten!
9. Ze hanteren een positieve en constructieve woordenschat!
10. Ze zijn dankbaar en koesteren de kleine dingen!
3 mogelijke verklaringen voor de toegenomen populariteit van events:
1. Doelgroepen worden steeds ongrijpbaarder voor marketeers: het groeiende aanbod van tv
– en radiozenders zorgt voor een versnippering.
2. Events zijn effectieve instrumenten om een bepaalde boodschap over te brengen naar je
publiek: 1. Originaliteit 2. Beleving (‘wow’ gevoel) 3. Authenticiteit (herkenbaarheid met iets
uit het verleden dat tot de verbeelding sprak en via terugkoppeling als authentiek wordt
gezien) 4. Teasen (raadselachtigheid die nieuwsgierigheid opwekt)
3. Events zijn uitstekende middelen om een bijdrage te leveren aan het leefklimaat binnen
een bedrijf of een leefomgeving: opmars van GELUK speelt een grote rol.
, Natuurbeleving Kunstmatige beleving
Loopwedstrijd in de natuur Trailrun @ night
Loopwedstrijd in de natuur MET hellingen Color run
Loopwedstrijd met laagdrempelige Tough Guy Competition
natuurlijke hindernissen
Trailrun met unieke uitzichten Zombie Run
Avontuurlijke trailrun Electric Run
Avontuurlijke trailrun maar hoge risicograad Naked Run
Trends kan je onderverdelen in dit letterwoord:
D.E.S.S.T.E.P.
Demografisch
Economisch
Sociaal – cultureel
Sportief
Technologisch
Ecologisch
Politiek
Fasering:
PDCA-cyclus: een manier om een wederkerig event te fragmenteren:
• PLAN: één of meerdere doelen binnen een bepaalde tijd realiseren
• DO: de daadwerkelijke organisatie van een evenement
• CHECK: checken van de doelstellingen tijdens en na het event
• ACT: terugkoppeling van de resultaten van de effectmeting en evaluatie.
VERSCHILLENDE FASES BIJ VOORBEREIDING, TIJDENS EN NA HET HEBBEN VAN EEN EVENEMENT:
- Opstartfase: er worden ideeën gegenereerd, getest en onderzocht op haalbaarheid.
- Voorbereidingsfase: grootste fase, omvat promotie, productie, enzovoort …
- Uitvoeringsfase: omvat opbouw, het event zelf en de afbouw.
- Nazorg - & evaluatiefase: alle belanghebbenden worden bedankt, men rondt alles correct af
en evalueert, al dan niet i.f.v. een volgende editie.
, OPSTARTFASE:
1. Gesprek met de opdrachtgever
2. Organisatieteam samenstellen
3. Ideefase
4. Haalbaarheidssituatie (vormt de overgang met de volgende fase, nl. de voorbereidingsfase)
Goede opstartfase moet resulteren in een verzorgde, diepgaande en realistische startnota
STARTNOTA = een gestructureerde vorm van een haalbaarheidsstudie van een bepaald concept/idee
Opstartfase speelt in op onder andere volgende situaties:
◼ Je hebt geen ideeën voor een evenement
◼ Je hebt een idee, maar het blijft ergens in je achterhoofd hangen
◼ Je hebt een idee maar je weet niet of het commercieel relevant is
ORGANISATIETEAM SAMENSTELLEN:
- Samenstelling van je organisatieteam is RESULTAATBEPALEND!!
Organisatieteam: het kernteam dat de verantwoordelijkheid voor het welslagen van het event
draagt.
Belangrijke items i.f.v. teamsamenstelling:
- IEDEREEN moet achter de globale visie van het project staan.
- Potentiële teamleden moeten de organisatorische/financiële risico’s kunnen en willen
dragen.
- Aantal: projectteam te groot ➔ snel onoverzichtelijk, projectteam te klein ➔ te druk
- Diversiteit: zorg voor evenwichtige samenstelling van kennis en vaardigheden, divers qua
persoonlijkheid, geslacht, interessesfeer en leeftijd, maar die toch goed kunnen
samenwerken.
- Functies/verantwoordelijkheid: ieder lid van een organisatieteam krijgt een eigen
verantwoordelijkheid.
a) PROJECTMANAGER
Functie: leiding geven, beslissingen nemen, motivator, opportunist, planningen
opmaken …
b) FINANCIEEL MANAGER
Wie: realist, ordelijk, nauwkeurig, consequent, goede kennis Excel …
Functie: scherpstellen begroting, bijhouden boekhouding, financiële administratie …
c) PRODUCTIE MANAGER
Wie: stressbestendig, praktische geest, anticiperend, ruimtelijk denken …
Functie: zoeken infrastructuur, bijhouden materiaallijst, contact met leveranciers,
zoeken vrijwilligers
d) COMMUNICATIE MANAGER
