Samenvatting en oefenvragen Gebouwenbeheer academiejaar 2021- 2022
Gebouwenbeheer - Boekhouden
Boekhoudrechterlijke verplichtingen appartementenrecht
Wettelijke basis
• Vroeger geen verplichtingen in appartementenrecht met als gevolg veel verschillen
tssn appartementen en syndicussen
• Gestandaardiseerde boekhouding met dezelfde spelregels en minimale normen
nodig
• Wettelijke basis in oud BW art 577-8, bevoegdheid aan Koning om te regelen
(Koninklijk besluit want dit is soepeler om aan te passen)
• KB 12 juli 2012 boekhoudrechterlijke verplichtingen geregeld, verschenen in BS 3
augustus 2012 en verduidelijkt/toelicht in advies door commissie voor
boekhoudkundige normen van 5 september 2012/14
Wettelijke opdracht syndicus, voorzien door wet
• Syndicus kan niet vrijgesteld worden
• Syndicus is verantwoordelijk voor boekhouding VME, bijstand door boekhouder of
accountant is mogelijk
• Commissaris vd rekeningen doet toezicht op boekhouding door syndicus
• Aard boekhouding -> wettelijk onderscheid omvang VME
o Grote VME > 20 kavels (volwaardige kavels dus geen garages of kelders
meegerekend enkel de app, uitzondering met ondergrondse parking waarbij
bv alleen maar garages zijn in mede-eigendom) -> volledige boekhouding
▪ Duidelijke, nauwkeurige, gedetailleerde wijze
▪ Volgens beginselen van dubbel boekhouden
• Elke verrichting geeft minstens een aanleiding tot wijziging van
2 rekeningen van VME (1 debiteren en 1 crediteren)
• Boekhouding volgen MAR (minimum genormaliseerd
rekeningenstelsel) te vinden in bijlage bij KB, een eigen
rekeningenstelsel voor appartementen (verschillend van
appartementen en ondernemingen)
o Kleine VME < 20 kavels -> vereenvoudigde boekhouding (mag vrijwillig een
grote doen)
▪ Minstens een weerspiegeling van:
• Inkomsten en uitgaven
• Toestand van de kas en bankrekening
• Bedrag van werk- en reservekapitaal
• Schuldvorderingen en schulden VME
▪ Bijzonder type van kasboekhouding
Bevoegdheden syndicus
• Opstellen begroting
• Samenstellen werk- en reservekapitaal
1
, • Betalen gemeenschappelijke kosten
• Omslaan kosten over mede-eigendom
• Innen van bijdrage ME’s
• Invorderen van gemeenschappelijke inkomsten bv bij gemeenschappelijk deel dat
verhuurd wordt en men beslist om die opbrengst op te nemen in
werk/reservekapitaal VME en niet aan individuele ME dan is de inning vr syndicus
• Beheer vermogen VME
• Voeren boekhouding
• Jaarlijks opstellen balans
Rekenschap en verantwoording syndicus
• Verplicht orgaan in elke VME, occasionele of professionele – verantwoording
afleggen vr daden aan lastgever (AV), bij sterfte gaat dit over naar de erfgenamen
• Vertegenwoordigingsbevoegdheid -> overeenkomsten sluiten in naam en vr rekening
VME -> organieke vertegenwoordiging
• Inhoud verantwoording, uitgebreide uitleg over daden (niet alleen boekhoudkundig
maar ook op administratief, bouwkundig/technisch beheer)
o Lastgever heeft recht hierop om te checken of lasthebber verbintenissen
nakomt, nodig voor heel mandaat
o Periodiciteit verantwoording nmlk altijd op jaarvergadering (jaarlijks),
tussentijdse rapportering mglk (zelf te bepalen) maar geen vervanging van die
op jaarvergadering
• Syndicus heeft recht op kwijting ten aanzien van jaarvergadering -> met
afzonderlijke, volstrekte stemming (1/2+1), kwijting heeft definitief karakter en na
kwijting is hij niet meer aansprakelijk tenzij syndicus bedrog heeft gepleegd
Financieel beheer syndicus
• Weerslag in de boekhouding, wettelijke opdracht om financieel beheer vh
appgebouw te verzorgen
• Gelden VME
o Openen en beheren bancaire rekeningen, gelden apart zetten
o Werkkapitaal waarbij frequente betalingen gebeuren op zichtrekening,
reservekapitaal op spaarrekening
o Syndicus beschikt als enige over handtekeningsbevoegdheid vd rekeningen, 2
handtekeningenclausule is niet mglk
o Beleggen reservekapitaal in effecten? Geen absoluut verbod MAAR:
▪ Enkel beleggen in schuldbewijzen (effecten die vreemd vermogen
vertegenwoordigen) uitgegeven door een solvabel iemand
▪ Schuldbewijzen met een vaste intrestvoet waarbij looptijd effecten
overeenkomt met periode dat VME geld kan missen
▪ Beleggen in aandelen of afgeleide financiële producten bv opties zijn
te grote risico’s dus sterk afgeraden
o Aangaan lening, 3 manieren:
▪ Geplande werken goedkeuren door AV en nodig geld opvragen bij
ME’s (sterk afgeraden, te grote sommen op kort moment)
▪ Spaarpot, tijdelijk reservekapitaal opbouwen groot gng om geplande
werken te bekostigen
2
, ▪ Financieren bancaire lening, lening aangegaan door VME valt nooit
onder hypothecair of consumentenkrediet maar altijd onder gemeen
recht, wel minder beschermd als kredietnemer -> aangaan lening =
residuaire bevoegdheid van AV, geen toegewezen bevoegdheid (niet
aan syndicus)
▪ Enige wat bank zal vragen aan syndicus bij aangaan lening is uittreksel
benoeming
• Inkomsten VME
o Lasthebber is aan lastgever verantwoording verschuldigd door hem
ontvangen lasten ongeacht of geld juridisch al dan niet verschuldigd was aan
VME, ontvangen gelden behoren toe aan VME
o Geen vermenging tssn persoonlijk vermogen syndicus en vermogen VME
(werk- en reservekapitaal op afzonderlijke rekeningen op naam VME)
o Geld VME niet aanwenden vr eigen gebruik syndicus -> ENKEL mglk met
uitdrukkelijke, voorafgaandelijke toestemming lastgever nodig + intresten
bepaald in RIO of wettelijke rentevoet, zo niet = wanprestatie! + evt
schadevergoeding
o Syndicus heeft geen wettelijke verplichting om geld voor te schieten, doet hij
dat toch dan krijgt hij volledige terugbetaling + intrest vanaf dag voorschieting
tot volledige terugbetaling
o VME gehouden tot terugbetaling kapitaal, is vermogen VME ontoereikend ->
rechtspersoon met onbeperkte maar deelbare aansprakelijkheid
▪ Onbeperkt = ME met hun VOLLEDIGE vermogen instaan
(appartementen, andere ORG, loon etc)
▪ Deelbaar = fractie vh geheel, via breukdeel slechts houdbaar tot
schuld TENZIJ opname hoofdelijke gehoudenheid in
kredietovereenkomst -> bank kan 1 ME aanspreken vr volledige
schuld, meest solvabele! Hij moet achteraf wel de delen vd andere
ME’s terugvorderen (clausule enkel mglk indien goedkeuring AV met
afzonderlijke stemming én eenparigheid)
Boekhoudkundig beheer syndicus
• Balans (met beknopte toelichting) = verleden
o Bestuursorgaan, syndicus die het opstelt en exclusieve bevoegdheid AV van
goedkeuring -> bespreking en stemming met volstrekte meerderheid,
weigering ook mglk en syndicus opdragen om wijzigingen te doen, uiteindelijk
goedgekeurd -> kwijting syndicus
• Begroting = nabije toekomst
o Financiële grenzen waaraan bestuur zich moet behouden, niet openbaar
gemaakt (geen publicatie NBB)
▪ Wettelijke verplichting ongeacht omvang VME
▪ Controle commissaris is niet wettelijk -> voorzien in RIO
▪ Begroting heeft betrekking op boekjaar volgend op het boekjaar dat
werd afgesloten
▪ Draagwijdte begroting
• Appgebouw beheren binnen financiële grenzen binnen
takenpakket (in principe)
3
, o Onvoorziene uitgaven die geweigerd worden maar toch
echt nodig zijn
o Syndicus moet bedragen waartoe VME wettelijk
gehouden is betalen (ookal staat dit niet in begroting)
o Bij belangrijke afwijking = bijzondere algemene
vergadering die zich hierover uitspreekt
o Uitgaven noodzakelijk vr goede werking VME kunnen
buiten begroting indien in die tijd algemeen bijzondere
vergadering wordt bijeengeroepen
• Intern document, wordt niet openbaar gemaakt -> enkel ME kunnen zich beroepen
op een door AV goedgekeurde begroting (moet bewaard worden op zetel vereniging
samen met goedgekeurde balans)
Commissaris van de rekeningen
• Wettelijk toezichtsorgaan in VME (naast beraadslagend orgaan: AV,
uitvoerend/bestuursorgaan: syndicus, toezichtsorgaan: commissaris vd rekeningen
en raad van mede-eigendom)
• Verplicht in alle VME ongeacht omvang VME, raad van mede-eigendom enkel bij
grote VME
• Bevoegdheidsverdeling:
o Commissaris vd rekeningen -> toezicht op financieel en boekhoudkundig
beheer van syndicus
o Raad van mede-eigendom -> toezicht op administratief en bouwkundig/
technisch beheer van syndicus
• Commissarisfunctie is verplicht
• Benoemd door AV (NIET door syndicus want hij zou dn zijn eigen controleur
benoemen -> belangenvermenging) bij volstrekte meerderheid van aanwezigen
(1/2+1)
• Geen benoemingsvoorwaarden wie tot commissaris kan benoemd worden ->
occasionele of professionele commissaris (kan bedrijfsrevisor, accountant,
boekhouder, advocaat, notaris etc zelfs mede-eigenaar zijn, bij ondernemingen kan
dit enkel bedrijfsrevisor zijn)
o Benoeming professionele commissaris -> moet ingeschreven zijn in KBO, niet
bij occasionele, vergoeding vastgesteld door AV gedragen door VME
o Benoeming ME tot commissaris -> verstand hebben van boekhouding en wet
appartementsmede-eigendom
o Benoeming college commissarissen mglk, meerdere commissaris benoemen
▪ Enkel nuttig bij heel grote appgebouwen (meer dn 30)
▪ Preciseren in RIO dat het college collegiaal optreden en dus 1
standpunt nr voor moeten brengen (best oneven aantal
commissarissen zodat er altijd een standpunt met meerderheid kan
gemaakt worden)
• Duur mandaat min 1 jaar, duur bepalen in RIO (best duur van 3 jaar -> want
wettelijke termijn bij VN én wettelijke max duur van mandaat syndicus) jaarlijks
wisselen commissaris is moeilijk want moet zich telkens inlezen dus tijdrovend
4
, • Controle opdracht commissaris, basisopdracht = controle financiële toestand:
boekhouding en balans VME opgesteld door syndicus, commissaris brengt verslag uit
op AV
• Bevoegdheden en verplichtingen matig wettelijk geregeld -> voornamelijk uitgewerkt
in RIO (vroeger reglement mede-eigendom)
o Enkel toegewezen bevoegdheden, kan niet belast worden met opdrachten die
uitdrukkelijk aan andere organen zijn toegewezen, kan geen
beslissingsbevoegdheid hebben
o Toezicht op financiële toestand en takenpakket syndicus
o Voldoen aan bepaalde voorwaarden zoals diploma of bepaald beroep
o Uithangen in inkomhal wie is benoemd tot commissaris
o Mandaat voor maatschappelijke jaren ipv kalenderjaren of boekjaren
▪ Kalenderjaar 01/01 – 31/12, niet nuttig want boekjaar rechtspersoon
zoals VME is verschillend ve boekjaar want vrij te bepalen in statuten)
▪ Maatschappelijke jaren = van jaarvergadering tot jaarvergadering,
benoemd tot de ene jaarvergadering tot de daaropvolgende (1e, 2e of
3e) jaarvergadering -> op jaarvergadering want dan moet commissaris
verslag doen over taken syndicus, anders zou nieuwe commissaris
verslag moeten doen bij benoeming volgens kalenderjaar
▪ Hernieuwbaar, NIET stilzwijgend
o Bezoldigingen, vergoedingen die commissaris ontvangt -> bezoldigingen
komen toe aan AV en is een vast bedrag (want i volle onafhankelijkheid
functie uitoefenen)
o Einde mandaat
▪ Verstrijken duur (vaak 3 jaar)
▪ Vervroegde beëindiging
• Syndicus ad nutum, op elk ogenblik met onmiddellijke ingang,
zonder motivatie
• Commissaris niet op elk ogenblik ontslaanbaar enkel met
wettige reden, kan ook zelf ontslag nemen maar enkel om
omslachtige, gewichtige, persoonlijke redenen
o Controle opdrachten: op financiële toestand, boekhouding en balans VME,
betalingsverplichtingen, realiteit facturen, opslaan gemeenschappelijke
kosten, inning gemeenschappelijke inkomsten, opstellen schriftelijk verslag en
toelichten op jaarvergadering -> commissaris moet aanwezig zijn op
jaarvergadering, verslag brengen en vragen beantwoorden, mag ook naar
buitengewone en bijzondere vergaderingen komen
o Schriftelijke verslagen meegeven aan AV van VME
o Syndicus moet volledige medewerking geven aan commissaris -> 3
bevoegdheden extra opnemen in RIO voor commissaris:
▪ Te allen tijde ter plaatse inzage van boeken, brieven, notulen en
documenten VME op zetel VME of bij syndicus
▪ Alle ophelderingen en inlichtingen vragen aan syndicus, ook alle
verificaties verrichten die commissaris nodig heeft
▪ Vragen aan syndicus om bij derden bevestiging te vragen van bedrag
vordering mbt VME
5
