Les 1: Finance
1.Budget
= Beleidsinstrument
opstellen is continu proces, dikwijls aanpassen
Algemene info
• Maken in Excel of Numbers
• Break Even point: punt waar je uit kosten bent, geen winst en geen verlies, belangrijk bij B2C
events
• ≠ Begroting
Wat?
• Inkomsten en uitgaven event, duidelijk overzicht => waardoor je geen verrassingen hebt
• We toetsen de reële cijfers af aan het budget = kostenbewaking
Eerst: raming kosten en inkomsten Dan: registratie werkelijkheid
Nadien: prognose vergelijken met werkelijkheid
• Ga in detail!! Vb. ook toiletpapier, kaartjes vestiaire,…
BTW naar klant toe in budget
Marge eventmanager: verschil inkoopprijs en verkoopprijs
Naar B2B klant: ex btw communiceren
Naar privé klant: duidelijk benadrukken wat excl en wat incl btw is
Voor wat gebruiken we het budget
1) Budget als verkoopargument:
vb. klanten vergelijken budget met concurrenten, ze kiezen niet altijd kleinste budget soms is
kwaliteit belangrijker
Andere Geeft duiding aan je offerte, is iets haalbaar/reality check klant, basis van contract,
transparantie en vertrouwen naar klant toe.
2) Budget als communicatie tool:
vb. naar de klant toe, klant kan zien waar geld naartoe gaat en zo eindresultaat in hoofd
visualiseren bv. Klant leidt eruit af dat niet iedereen zitplaats heeft, wel ook staanplaatsen
Andere cijfers= universele taal, budget=dynamisch, tekort is tekort
3) Budget als verplichte stap:
vb. juridisch, als er iets zou zijn kan je daarop terugvallen
Andere contractueel verplicht, verplichting naar financiële instelling en/of sponsors,
noodzakelijk bij nemen van verzekering, fiscale verplichting naar de overheid
4) Budget: break-even calculatie:
vb. met hvl tickets zijn we break-even
Andere financiële haalbaarheid, duidelijkheid in budgettaire ruimte en bereiken
doelstellingen
1
, 5) Budget als leidraad:
vb. je kan niet alles onthouden, budget is goeie leidraad
Andere zorgt voor overzicht, gemakkelijker afpunten, holy bible bij pre-eventfase
1.1Functionele kostenindeling
= belangrijke term
Het indelen van het budget in hoofdgroepen met
tussentotalen
+ Goede kijk op evenwicht tussen groepen
- Onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
=> goeie spreadsheet is KEY
Categoriseren van groepen bv. Aankleding, locatie, personeel,
catering, entertainment,communicatie,…
Groepen gedetailleerd=>Entertainment: artiesten, technische
rider, sabam, fotograaf,….
=> communicatie: website, promo, uitnodiging,…
1.2Vaste en Variabele kosten
Vaste kost: onafhankelijk van het aantal personen e.g. acts, sprekers, huur,… !kan variabel worden!
Variabele kost: evolueert mee met het # personen e.g. catering, personeel
Van vast naar variabel: grotere locatie nodig wegen meer mensen= variabele kost, artiest die prijs
baseert op aantal bezoekers,…
=>realiteit= combinatie van verschillende kostenindelingen
Onvoorziene kosten
Meestal 10%, soms 15% => afhankelijk van soort event
PAS OP=> subtiel onderbrengen in budget, zodat klant dit “niet” merkt
Grafische voorstelling
y-as: indicatie kosten
x-as: indicatie omvang productie, aantal deelnemers
TK= TCK+TVK
-hier gaan we er van uit dat variabele kosten stijgen
naargelang # deelnemers
2
,-Degressief stijgende variabele kosten: variabele kosten
stijgen minder dan evenredig met het # deelnemers
-Progressief stijgende variabele kosten: variabele kosten
stijgen meer dan evenredig met het # bezoekers. Dit door
kostprijsverhogende factoren zoals loonkost voor
overwerk,…
- Break-evenpoint: veranderd naar links als opbrengsten
stijgen
Kosten reductie
-Let op voor verborgen en variabele kosten binnen een offerte: bv. onderaan staat excl. Manuren of
transport
- Vraag verschillende offertes op en vergelijk MAAR pas op voor cowboys(meestal goedkoopste)
Cowboys: goedkope leveranciers die beetje van alles doen, die tweedehands aan die tenten geraakt
zijn=> kwaliteit en kennis is zeer laag
-Vraag offertes in detail: dit vermijd discussie. Vb. je besteld foodtruck en krijgt door dat ze
€14/pers aanrekenen, vraag na als er nog transportkosten, personeelskosten,… bijkomt
-Het werkt als je leverancier bepaalt budget heeft en hen laat uitwerken met uitzondering van
enkele punten dat je zkr wil: vb. je geeft een bepaalt bedrag aan Levi party rental voor decoratie van
je event=> zij doen het binnen het budget=> jij bent zkr dat je niet buiten budget gaat en krijgt vaak
ook meer dan alsje alles zelf apart huurt
-Volume deals: organiseer je meerdere events=> maak afspraken met leverancier
-Je krijgt korting van een goede fotograaf=> in je budget dat je aan de klant toont, budgeteer je
normale fotograafprijs, in je persoonlijk budget geef je werkelijke lage fotograafprijs op=> winst voor
jezelf, marge
2.BTW
= belasting op de toegevoegde waarde
Indien BTW plichtig => Aangifte doen in de 4 BTW kwartalen => ofwel een te betalen saldo of een
terug te krijgen saldo
!! Let op voor je cashflow!!
-Als je met leverancier praat over prijzen is het altijd exclusief btw
-Starter FV=> je mag 25 000 verdienden zonder btw te betalen, ga je erboven= zeer duur
Verschillende btw-tarieven
0%
-alle handelingen die expliciet vrijgesteld zijn in het BTW wetboek
-optreden van een artiest voor een externe organisator onder KVR
3
, -Dag en weekbladen die min. 48 keer/jaar verschijnen
-Kleine O’s met jaaromzet > €25 000
6%
-Uitvoerende muzikale prestaties
-Verkoop van kunstwerken rechtstreeks aan koper
-Cateraar die eten komt leveren(!)
-Tijdschriften en boeken
-Personenvervoer (Taxi’s,..)
-Hotels & Campings
-Auteursrechten
12%
-Restaurant en cateringdiensten !!! Bediening en ook foodtrucks
21%
-alle andere zaken die niet onder de verlaagde tarieven vallen
Uitrekenen btw
3.Inkomsten
3.1 Cashflow of kasstroom
= gaat over je inkomende en uitgaande geldstroom
Synoniem: smeerolie van het bedrijf
CASHFLOWPROBLEMEN
= je moet eerder geld weggeven aan bv. leveranciers dan dat je er ontvangt van klanten
Besluit: cash is king
Oplossingen
1) Factoring: Je draagt je facturatie en debiteurenrisico over aan een factoringmaatschappij.
Concreet: wnr deze maatschappij factuur voor jou ontvangt, storten ze je het geld voor de factuur te
betalen of 90% daarvan, afhankelijk van het contract. Je betaald hen hier een vergoeding voor.
2)Kaskrediet: Toestemming om op bankrekening tot een bepaald bedrag onder 0 te gaan. Rente als
kosten kunnen zwaar doorwegen.
3.2 Tickets
Tickets = data, hoe meer info je weet hoe beter
Belangrijkste om te weten is #tickets = # mensen die naar je event komen
4
