Personeels proces
1. Werving en selectie; personeelszaken
Input: arbeidsvoorwaarden en salarisschalen, sollicitatiegesprek
Output: arbeidscontract -> personeelsbestand
Afdeling personeelszaken zet een vacature open op verzoek van directie. Vacature met
functieomschrijving en vereisten. Onder het vacaturebestand worden de reacties verzameld
van sollicitanten met apart nummer. Selectie sollicitanten wordt uitgenodigd/ of ontvangen
afwijzingsbrief. Na de sollicitatie of afwijzing wordt weer vastgelegd wat punten van
aandacht zijn. Gegevens vastleggen als burgerservicenummer, naam, adres, afdeling, functie,
rekeningnummer, etc.
Administratie controleert juistheid van de invoer door een uitdraai van het betreffende
record uit het personeelsbestand met arbeidscontract. Personeelszaken houdt het
standenregister bij met het arbeidscontract. Standenregister houdt personeelsleden en
brutosalaris bij. Controle middel tussen salarisadministratie en brutoloon volgens
standenregister. Bij ontslag wordt degene verwijderd uit standenregister en
personeelsbestand en worden de getekende ontslagbrieven en brondocumenten in handen
genomen.
2. Inzet; afdelingschef
Input: personeelsbestand
Output: aanwezigheidsregistratie
Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de onder hem vallende personeelsleden. Gaat zoals
beschreven in de casus. Aanwezigheidsregistratie kan door applicaties, maar verschilt ook
weer per organisatie
3. Beoordeling; afdelingschef m.b.v. personeelszaken
Input: gegevens over functioneren
Output: beoordelingsformulieren en personeelsbestand
Afdelingshoofden houden gedurende de periodes opvallende zaken bij over hun personeel.
Bij uitzonderlijke zaken vraagt de afdelingschef aan personeelszaken om deze gegevens vast
te houden in het personeelsbestand. Vaak wordt personeel sowieso 1x per jaar beoordeeld.
Een beoordelingsformulier wordt vastgelegd in het personeelsbestand.
4. Salarisberekening: salarisadministratie
Input: aanwezigheidsregistratie en personeelsbestand
Output: betaaltape met geleidelijst
De salarisadministratie berekent het uit te betalen nettoloon en de af te dragen belastingen
en sociale lasten op basis van de gegevens uit het personeelsbestand en de
aanwezigheidsregistratie. De administratie controleert of de totale brutoloonsom en aantal
medewerkers volgens het door personeelszaken bijgehouden standenregister overeenkomen
met de door de salarisadministratie bij de berekening gebruikte totale brutoloonsom en
aantal werknemers. De gegevens van de door de salarisadministratie uitgevoerde
salarisberekening worden vastgesteld op een betaaltape en een daarop betrekking
hebbende loonlijst. Indien de organisaties de salarisberekening heeft uitbesteed aan een
extern servicebureau zal de administratie dezelfde controles moeten uitvoeren.
5. Salarisbetaling: Hoofd administratie na autorisatie door procuratiehouder
Output: betaaltape met geleidelijst getekend door directeur en opdracht voor de bank
De directie controleert de geleidelijst waarop de gegevens staan met betrekking tot het uit te
betalen loon aan de werknemers. Als directie akkoord is dan gaat dit naar de
, hoofdadministratie. De hoofdadministratie verzendt de betaaltape met geleidelijst naar de
bank. Administratie controleert dan weer de afboekingen
Hoofdstuk 5 dienst verlening met doorstroming van goederen
5.1 eigen goederen
Organisatie koopt in en verkoopt weer door. Zoals horeca, uitgeverij en drukkerij. Bij een
restaurant zijn geen directe verbanden in de geld en goederenbeweging omdat er ook wordt
gemorst of bederft. Zekerheid voor de opbrengstverantwoording door gebruikmaken van
kassasystemen, werken met standaardrecepturen, functiescheiding, vaste voorraden en
voorraadbeheer, en beoordelen van de verantwoorde omzet aan de hand van een
goederenbeweging van kenmerkende ingrediënten.
Bij alle processen dient geregistreerd te worden; Inkoop, keukenplanning, bereiding,
verkopen, ontvangst liquide middelen, betalen, crediteuren
Belangrijke aanknopingspunten voor de verantwoording van de volledigheid van de
opbrengsten en de juistheid van de kosten zijn:
- door de directie geautoriseerde menukaart
- standaard recepten
- functiescheiding tussen bediening, keuken, magazijn en administratie
- automatisch kasregister met menu-bestand en verkoopbestand
- beginvoorraad+inkopen-eindvoorraad= verbruik + bederf
- verkocht* standaardreceptuur = verbruik
- inventarisatie kas en voorraden drank en spijzen
preventieve maatregelen van interne controle:
begroting, normen en tarieven:
-verkoopbegroting
-inkoopbegroting
-begrote brutomarge
-begrote personeelskosten
-begrote huisvestingskosten
-begrote omloopsnelheid
-normen voor bederf
-standaardrecepten
-menukaart
Functiescheiding:
-de bediening die in principe een beschikkende functie heeft, maar beperkt wordt door
geautomatiseerde kassasystemen
-bedrijfsleider houdt toezicht op de gang van zaken
-de keuken die uitvoerend is en alleen maaltijden mag bereiden in opdracht van de
bediening. Voorkomen dient te worden dat gasten direct bij de keuken kan bestellen
-bewarende kelder waar niet zomaar iets uitgehaald kan worden
-kassamedewerker die uitvoerend is ten aanzien van het ontvangen van het geld en
bewarend ten aanzien van kasgeld
Procedures, wet- en regelgeving
1. Werving en selectie; personeelszaken
Input: arbeidsvoorwaarden en salarisschalen, sollicitatiegesprek
Output: arbeidscontract -> personeelsbestand
Afdeling personeelszaken zet een vacature open op verzoek van directie. Vacature met
functieomschrijving en vereisten. Onder het vacaturebestand worden de reacties verzameld
van sollicitanten met apart nummer. Selectie sollicitanten wordt uitgenodigd/ of ontvangen
afwijzingsbrief. Na de sollicitatie of afwijzing wordt weer vastgelegd wat punten van
aandacht zijn. Gegevens vastleggen als burgerservicenummer, naam, adres, afdeling, functie,
rekeningnummer, etc.
Administratie controleert juistheid van de invoer door een uitdraai van het betreffende
record uit het personeelsbestand met arbeidscontract. Personeelszaken houdt het
standenregister bij met het arbeidscontract. Standenregister houdt personeelsleden en
brutosalaris bij. Controle middel tussen salarisadministratie en brutoloon volgens
standenregister. Bij ontslag wordt degene verwijderd uit standenregister en
personeelsbestand en worden de getekende ontslagbrieven en brondocumenten in handen
genomen.
2. Inzet; afdelingschef
Input: personeelsbestand
Output: aanwezigheidsregistratie
Afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de onder hem vallende personeelsleden. Gaat zoals
beschreven in de casus. Aanwezigheidsregistratie kan door applicaties, maar verschilt ook
weer per organisatie
3. Beoordeling; afdelingschef m.b.v. personeelszaken
Input: gegevens over functioneren
Output: beoordelingsformulieren en personeelsbestand
Afdelingshoofden houden gedurende de periodes opvallende zaken bij over hun personeel.
Bij uitzonderlijke zaken vraagt de afdelingschef aan personeelszaken om deze gegevens vast
te houden in het personeelsbestand. Vaak wordt personeel sowieso 1x per jaar beoordeeld.
Een beoordelingsformulier wordt vastgelegd in het personeelsbestand.
4. Salarisberekening: salarisadministratie
Input: aanwezigheidsregistratie en personeelsbestand
Output: betaaltape met geleidelijst
De salarisadministratie berekent het uit te betalen nettoloon en de af te dragen belastingen
en sociale lasten op basis van de gegevens uit het personeelsbestand en de
aanwezigheidsregistratie. De administratie controleert of de totale brutoloonsom en aantal
medewerkers volgens het door personeelszaken bijgehouden standenregister overeenkomen
met de door de salarisadministratie bij de berekening gebruikte totale brutoloonsom en
aantal werknemers. De gegevens van de door de salarisadministratie uitgevoerde
salarisberekening worden vastgesteld op een betaaltape en een daarop betrekking
hebbende loonlijst. Indien de organisaties de salarisberekening heeft uitbesteed aan een
extern servicebureau zal de administratie dezelfde controles moeten uitvoeren.
5. Salarisbetaling: Hoofd administratie na autorisatie door procuratiehouder
Output: betaaltape met geleidelijst getekend door directeur en opdracht voor de bank
De directie controleert de geleidelijst waarop de gegevens staan met betrekking tot het uit te
betalen loon aan de werknemers. Als directie akkoord is dan gaat dit naar de
, hoofdadministratie. De hoofdadministratie verzendt de betaaltape met geleidelijst naar de
bank. Administratie controleert dan weer de afboekingen
Hoofdstuk 5 dienst verlening met doorstroming van goederen
5.1 eigen goederen
Organisatie koopt in en verkoopt weer door. Zoals horeca, uitgeverij en drukkerij. Bij een
restaurant zijn geen directe verbanden in de geld en goederenbeweging omdat er ook wordt
gemorst of bederft. Zekerheid voor de opbrengstverantwoording door gebruikmaken van
kassasystemen, werken met standaardrecepturen, functiescheiding, vaste voorraden en
voorraadbeheer, en beoordelen van de verantwoorde omzet aan de hand van een
goederenbeweging van kenmerkende ingrediënten.
Bij alle processen dient geregistreerd te worden; Inkoop, keukenplanning, bereiding,
verkopen, ontvangst liquide middelen, betalen, crediteuren
Belangrijke aanknopingspunten voor de verantwoording van de volledigheid van de
opbrengsten en de juistheid van de kosten zijn:
- door de directie geautoriseerde menukaart
- standaard recepten
- functiescheiding tussen bediening, keuken, magazijn en administratie
- automatisch kasregister met menu-bestand en verkoopbestand
- beginvoorraad+inkopen-eindvoorraad= verbruik + bederf
- verkocht* standaardreceptuur = verbruik
- inventarisatie kas en voorraden drank en spijzen
preventieve maatregelen van interne controle:
begroting, normen en tarieven:
-verkoopbegroting
-inkoopbegroting
-begrote brutomarge
-begrote personeelskosten
-begrote huisvestingskosten
-begrote omloopsnelheid
-normen voor bederf
-standaardrecepten
-menukaart
Functiescheiding:
-de bediening die in principe een beschikkende functie heeft, maar beperkt wordt door
geautomatiseerde kassasystemen
-bedrijfsleider houdt toezicht op de gang van zaken
-de keuken die uitvoerend is en alleen maaltijden mag bereiden in opdracht van de
bediening. Voorkomen dient te worden dat gasten direct bij de keuken kan bestellen
-bewarende kelder waar niet zomaar iets uitgehaald kan worden
-kassamedewerker die uitvoerend is ten aanzien van het ontvangen van het geld en
bewarend ten aanzien van kasgeld
Procedures, wet- en regelgeving
