Samenvatting Nevi 2 gevorderd
publiek deel 2
Inhoud
Thema 1 – Specificeren van een inkoopbehoefte...................................................................................3
Specificaties vormen het fundament..................................................................................................3
Manieren van specificeren.................................................................................................................3
Merknamen en herkomsteisen, A-merken en normen......................................................................4
Vendor lock.........................................................................................................................................5
Varianten............................................................................................................................................6
Specificeren: een kwestie van teamwork...........................................................................................6
Impact van specificaties op de aanbesteding.....................................................................................6
Thema 2 – Selecteren van potentiële opdrachtnemers..........................................................................7
Zelf doen, samen doen, of uitbesteden?............................................................................................7
De essentie van selecteren.................................................................................................................7
Bewijsmateriaal bij selectiecriteria...................................................................................................15
Inkopen met impact.........................................................................................................................15
Wat is het onderscheid tussen selectie en gunning?........................................................................15
Thema 3 – Formuleren van gunningscriteria........................................................................................16
De drie gunningscriteria...................................................................................................................16
Subgunningscriteria..........................................................................................................................18
Thema 4 – Opzetten van een goede beoordeling.................................................................................22
Bepalen van de wegingsfactoren......................................................................................................22
Beoordelingsmethoden....................................................................................................................24
Bepalen van de scoremethodiek......................................................................................................27
De gevoeligheidsanalyse...................................................................................................................33
Thema 5 – Doorlopen van het aanbestedingsproces............................................................................36
De aanbestedingsstukken.................................................................................................................36
Het aanbestedingsdocument............................................................................................................36
Aankondigen.....................................................................................................................................38
Aanmelden.......................................................................................................................................40
Selecteren.........................................................................................................................................42
Inschrijven........................................................................................................................................42
Gunnen.............................................................................................................................................43
Ongeldige inschrijvingen...................................................................................................................47
1
, Afronden...........................................................................................................................................48
Rechtsbescherming..........................................................................................................................51
Contracteerplicht en heraanbesteding.............................................................................................53
Wegvallen ondernemer....................................................................................................................54
Thema 6 – Contract- en leveranciersmanagement...............................................................................55
Contract en overeenkomst...............................................................................................................55
Uitvoeringsvarianten contracten......................................................................................................57
Beëindigen van overeenkomsten.....................................................................................................58
Contracteren en contractmanagement............................................................................................59
Het Nevi Contractmanagement maturityraamwerk.........................................................................59
Pijler 1: Organisatie..........................................................................................................................60
Pijler 2: Contractadministratie..........................................................................................................64
Pijler 3: Service delivery management..............................................................................................65
Pijler 4: Relatiemanagement............................................................................................................72
Pijler 5: Leveranciersontwikkeling....................................................................................................74
Thema 7 – Project- en risicomanagement binnen complexe aanbestedingen.....................................77
Complexe aanbesteding als vorm van projectmanagement.............................................................77
Aandachtspunten bij projectmanagement.......................................................................................81
Twee methoden van projectmanagement.......................................................................................85
Teamgericht samenwerken in projecten..........................................................................................85
Teamontwikkeling volgens Tuckman................................................................................................89
Risicomanagement bij complexe aanbestedingen............................................................................90
Arresten NEVI PUBLIEK DEEL 2.........................................................................................................98
2
,Thema 1 – Specificeren van een inkoopbehoefte
Als je dit thema hebt afgerond, dan kun je:
het belang van de verschillende manieren van specificeren uitleggen
de verschillende manieren van specificeren toepassen
de impact van het specificeren op de kosten van de opdracht analyseren
de impact van het specificeren op het inkoopresultaat analyseren
het verschil tussen een eis en een wens in relatie tot de gunning onderscheiden
een PvEen W (programma van eisen en wensen) samenstellen (als onderdeel van de
aanbesteding) met input van de juiste stakeholders
de keuze voor een manier van specificeren schriftelijk en mondeling onderbouwen
aangeven hoe je bij het specificeren rekening kunt houden met duurzaamheid
Specificaties vormen het fundament
Specificeren legt de basis voor inhoudelijke vormgeving van de aanbesteding.
specificaties beschrijven de inkoopbehoefte in termen van eisen en wensen
het PvE(&W) bepaalt of het inkoopresultaat fit forpurpose is
specificaties zijn het uitgangspunt voor:
o de mate van concurrentie
o de keuze van de aanbestedingsstrategie en de procedure
o opvolgende werkzaamheden in de aanbesteding, zoals de op te stellen documenten
o (contract)voorwaarden, selectie-en (sub)gunningscriteria (rekening houdend met het
proportionaliteitsbeginsel)
Manieren van specificeren
Functioneel versus technisch specificeren
Functionele specificaties omschrijven de functie die een product, dienst of werk moet vervullen.
Voordelen van functioneel specificeren:
potentiële leveranciers kunnen hun knowhow inzetten
leveranciers hebben de gelegenheid oplossingen of technologieën in te brengen
de concurrentie beperkt zich niet tot slechts de kosten
functioneel specificeren werkt alleen bij het gunningscriterium ‘beste prijs
kwaliteitverhouding’ of ‘laagste prijs op basis van kosteneffectiviteit’
de aanbestedende dienst kan de leverancier op het eindresultaat aanspreken
Technische specificaties beschrijven hoe een product of dienst moet worden vervaardigd of verricht.
Voordelen van technisch specificeren:
je weet vooraf wat je krijgt
inschrijvingen hoeven slechts op prijs te worden vergeleken
o bij volledig technisch gespecificeerde opdrachten hoort het gunningscriterium ‘EMVI
op basis van laagste prijs’
Aandachtspunten bij technisch specificeren:
door voor te schrijven hoe een bepaald product moet worden geconstrueerd, is de
opdrachtgever (mede)verantwoordelijk voor het eindresultaat
er wordt niet of suboptimaal gebruikgemaakt van de bij leveranciers aanwezige knowhow
in zowel technische als commerciële zin beperkt de opdrachtgever zijn markt en kan hij zelfs
ongewild een monopolist creëren
3
, Merknamen en herkomsteisen, A-merken en normen
verenigbaarheids-of compatibiliteitseisen
logistieke eisen
beschikbaarheidseisen
onderhoudseisen
ergonomische eisen
opleidings-en documentatie-eisen
Vier niveaus voor het specificeren van diensten:
input: inkoper specificeert de middelen die de dienstverlener moet gebruiken, de input, om de
diensten te leveren
throughput: inkoop specificeert de activiteiten, processen en procedure die de dienstverlener moet
uitvoeren en/of volgen om de diensten te leveren
output :inkoop specificeert het directe resultaat van de geleverde diensten
outcome: inkoop specificeert het resultaat van de geleverde diensten, en wel op een hoger niveau
dan een outputspecificatiedeze specificatie ziet toe op het doel dat de aanbestedende dienst middels
(onder andere) de dienstverlening wil bereiken
Een output-of outcomespecificatieheeft waar mogelijk de voorkeur.
dit geeft de leverancier de mogelijkheid expertise en ervaring in te zetten en daarmee een zo
goed mogelijke aanbieding te doen
o gunstig effect op prijsstelling, kwaliteit, flexibiliteit, enzovoort
met een output-/outcomespecificatie ga je een resultaatverplichting aan; de leverancier
moet een prestatie leveren
met een input-/throughputspecificatiega je een inspannings-verplichtingaan
de wijze van specificeren heeft gevolgen voor het type contract en het contractmanagement
De keuze voor input-of outputspecificatie is ook afhankelijk van welke aspecten op een transparante
en consistente manier te definiëren en te meten zijn, aan de kant van de inkoper en van de
leverancier.
vaardigheden en expertiseniveau van dienstverleners zijn niet altijd eenvoudig te verifiëren
o dit wordt wel gemakkelijker naarmate koper en leverancier meer ervaring hebben
met prestatiecontracten
Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden
De wetgeving geeft de mogelijkheid op bijzondere voorwaarden aan de uitvoering van een opdracht
te verbinden (art. 2.80 Aw2012).
als eis, selectie-of gunningscriterium of contractvoorwaarde
type voorwaarden: economisch, innovatie, arbeid, sociaal of milieu
Hanteren van merknamen en herkomsteisen
4
publiek deel 2
Inhoud
Thema 1 – Specificeren van een inkoopbehoefte...................................................................................3
Specificaties vormen het fundament..................................................................................................3
Manieren van specificeren.................................................................................................................3
Merknamen en herkomsteisen, A-merken en normen......................................................................4
Vendor lock.........................................................................................................................................5
Varianten............................................................................................................................................6
Specificeren: een kwestie van teamwork...........................................................................................6
Impact van specificaties op de aanbesteding.....................................................................................6
Thema 2 – Selecteren van potentiële opdrachtnemers..........................................................................7
Zelf doen, samen doen, of uitbesteden?............................................................................................7
De essentie van selecteren.................................................................................................................7
Bewijsmateriaal bij selectiecriteria...................................................................................................15
Inkopen met impact.........................................................................................................................15
Wat is het onderscheid tussen selectie en gunning?........................................................................15
Thema 3 – Formuleren van gunningscriteria........................................................................................16
De drie gunningscriteria...................................................................................................................16
Subgunningscriteria..........................................................................................................................18
Thema 4 – Opzetten van een goede beoordeling.................................................................................22
Bepalen van de wegingsfactoren......................................................................................................22
Beoordelingsmethoden....................................................................................................................24
Bepalen van de scoremethodiek......................................................................................................27
De gevoeligheidsanalyse...................................................................................................................33
Thema 5 – Doorlopen van het aanbestedingsproces............................................................................36
De aanbestedingsstukken.................................................................................................................36
Het aanbestedingsdocument............................................................................................................36
Aankondigen.....................................................................................................................................38
Aanmelden.......................................................................................................................................40
Selecteren.........................................................................................................................................42
Inschrijven........................................................................................................................................42
Gunnen.............................................................................................................................................43
Ongeldige inschrijvingen...................................................................................................................47
1
, Afronden...........................................................................................................................................48
Rechtsbescherming..........................................................................................................................51
Contracteerplicht en heraanbesteding.............................................................................................53
Wegvallen ondernemer....................................................................................................................54
Thema 6 – Contract- en leveranciersmanagement...............................................................................55
Contract en overeenkomst...............................................................................................................55
Uitvoeringsvarianten contracten......................................................................................................57
Beëindigen van overeenkomsten.....................................................................................................58
Contracteren en contractmanagement............................................................................................59
Het Nevi Contractmanagement maturityraamwerk.........................................................................59
Pijler 1: Organisatie..........................................................................................................................60
Pijler 2: Contractadministratie..........................................................................................................64
Pijler 3: Service delivery management..............................................................................................65
Pijler 4: Relatiemanagement............................................................................................................72
Pijler 5: Leveranciersontwikkeling....................................................................................................74
Thema 7 – Project- en risicomanagement binnen complexe aanbestedingen.....................................77
Complexe aanbesteding als vorm van projectmanagement.............................................................77
Aandachtspunten bij projectmanagement.......................................................................................81
Twee methoden van projectmanagement.......................................................................................85
Teamgericht samenwerken in projecten..........................................................................................85
Teamontwikkeling volgens Tuckman................................................................................................89
Risicomanagement bij complexe aanbestedingen............................................................................90
Arresten NEVI PUBLIEK DEEL 2.........................................................................................................98
2
,Thema 1 – Specificeren van een inkoopbehoefte
Als je dit thema hebt afgerond, dan kun je:
het belang van de verschillende manieren van specificeren uitleggen
de verschillende manieren van specificeren toepassen
de impact van het specificeren op de kosten van de opdracht analyseren
de impact van het specificeren op het inkoopresultaat analyseren
het verschil tussen een eis en een wens in relatie tot de gunning onderscheiden
een PvEen W (programma van eisen en wensen) samenstellen (als onderdeel van de
aanbesteding) met input van de juiste stakeholders
de keuze voor een manier van specificeren schriftelijk en mondeling onderbouwen
aangeven hoe je bij het specificeren rekening kunt houden met duurzaamheid
Specificaties vormen het fundament
Specificeren legt de basis voor inhoudelijke vormgeving van de aanbesteding.
specificaties beschrijven de inkoopbehoefte in termen van eisen en wensen
het PvE(&W) bepaalt of het inkoopresultaat fit forpurpose is
specificaties zijn het uitgangspunt voor:
o de mate van concurrentie
o de keuze van de aanbestedingsstrategie en de procedure
o opvolgende werkzaamheden in de aanbesteding, zoals de op te stellen documenten
o (contract)voorwaarden, selectie-en (sub)gunningscriteria (rekening houdend met het
proportionaliteitsbeginsel)
Manieren van specificeren
Functioneel versus technisch specificeren
Functionele specificaties omschrijven de functie die een product, dienst of werk moet vervullen.
Voordelen van functioneel specificeren:
potentiële leveranciers kunnen hun knowhow inzetten
leveranciers hebben de gelegenheid oplossingen of technologieën in te brengen
de concurrentie beperkt zich niet tot slechts de kosten
functioneel specificeren werkt alleen bij het gunningscriterium ‘beste prijs
kwaliteitverhouding’ of ‘laagste prijs op basis van kosteneffectiviteit’
de aanbestedende dienst kan de leverancier op het eindresultaat aanspreken
Technische specificaties beschrijven hoe een product of dienst moet worden vervaardigd of verricht.
Voordelen van technisch specificeren:
je weet vooraf wat je krijgt
inschrijvingen hoeven slechts op prijs te worden vergeleken
o bij volledig technisch gespecificeerde opdrachten hoort het gunningscriterium ‘EMVI
op basis van laagste prijs’
Aandachtspunten bij technisch specificeren:
door voor te schrijven hoe een bepaald product moet worden geconstrueerd, is de
opdrachtgever (mede)verantwoordelijk voor het eindresultaat
er wordt niet of suboptimaal gebruikgemaakt van de bij leveranciers aanwezige knowhow
in zowel technische als commerciële zin beperkt de opdrachtgever zijn markt en kan hij zelfs
ongewild een monopolist creëren
3
, Merknamen en herkomsteisen, A-merken en normen
verenigbaarheids-of compatibiliteitseisen
logistieke eisen
beschikbaarheidseisen
onderhoudseisen
ergonomische eisen
opleidings-en documentatie-eisen
Vier niveaus voor het specificeren van diensten:
input: inkoper specificeert de middelen die de dienstverlener moet gebruiken, de input, om de
diensten te leveren
throughput: inkoop specificeert de activiteiten, processen en procedure die de dienstverlener moet
uitvoeren en/of volgen om de diensten te leveren
output :inkoop specificeert het directe resultaat van de geleverde diensten
outcome: inkoop specificeert het resultaat van de geleverde diensten, en wel op een hoger niveau
dan een outputspecificatiedeze specificatie ziet toe op het doel dat de aanbestedende dienst middels
(onder andere) de dienstverlening wil bereiken
Een output-of outcomespecificatieheeft waar mogelijk de voorkeur.
dit geeft de leverancier de mogelijkheid expertise en ervaring in te zetten en daarmee een zo
goed mogelijke aanbieding te doen
o gunstig effect op prijsstelling, kwaliteit, flexibiliteit, enzovoort
met een output-/outcomespecificatie ga je een resultaatverplichting aan; de leverancier
moet een prestatie leveren
met een input-/throughputspecificatiega je een inspannings-verplichtingaan
de wijze van specificeren heeft gevolgen voor het type contract en het contractmanagement
De keuze voor input-of outputspecificatie is ook afhankelijk van welke aspecten op een transparante
en consistente manier te definiëren en te meten zijn, aan de kant van de inkoper en van de
leverancier.
vaardigheden en expertiseniveau van dienstverleners zijn niet altijd eenvoudig te verifiëren
o dit wordt wel gemakkelijker naarmate koper en leverancier meer ervaring hebben
met prestatiecontracten
Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden
De wetgeving geeft de mogelijkheid op bijzondere voorwaarden aan de uitvoering van een opdracht
te verbinden (art. 2.80 Aw2012).
als eis, selectie-of gunningscriterium of contractvoorwaarde
type voorwaarden: economisch, innovatie, arbeid, sociaal of milieu
Hanteren van merknamen en herkomsteisen
4
