Datacratisch
werken
18-9-2024
Data-analyse voor managers
E.S Pruijssers
4853730
18-9-2024
NCOI
HBO-bachelor Facility Management
Data-analyse voor managers
,Voorwoord
Mijn naam is Elvira Pruijssers. Ik ben geboren in Zwijndrecht en 29 jaar.
Sinds 2018 werkend bij Kinderopvang ´´De Kleine Draeck´´ als pedagogisch medewerker.
Als pedagogisch medewerker leid ik samen met drie collega's een van de drie horizontale groepen: de
dreumesgroep, met maximaal twaalf kinderen in de leeftijd van 1 tot 2,5 jaar. Mijn functie is om vanuit
een veilige emotionele omgeving de kinderen te begeleiden, hen te helpen hun eigen talenten te
ontdekken en hun persoonlijke en sociale competenties verder te ontwikkelen. Hierbij hanteer ik de
Gordon-methode, waarbij gelijkwaardigheid, wederzijds respect, ik-boodschappen en win-win
bemiddeling centraal staan.
Kinderopvang “De Kleine Draeck’ is vanaf januari 2023 overgenomen door `Kibeo´ en verdergegaan
op dezelfde locatie onder de naam `Wiedewei Ridderkerk`. Dezelfde groene en uitdagende
kinderopvang met de vertrouwde pedagogisch medewerkers.
Bij NCOI volg ik de vierjarige opleiding HBO Facility Management. Mijn doel is om mezelf voortdurend
te blijven ontwikkelen en in de toekomst een managementfunctie te vervullen. Het
opleidingsprogramma stelt me in staat om uitgebreide theoretische kennis op te doen en deze grondig
onder de knie te krijgen. De veelzijdigheid van deze functie biedt volop kansen op de arbeidsmarkt en
binnen verschillende organisaties.
Deze moduleopdracht vormt de afsluiting van de les data-analyse voor managers. De aanleiding voor
het schrijven van dit stuk is waarschijnlijk het identificeren van verbeterpunten binnen de organisatie,
vooral op het gebied van datamanagement en procesoptimalisatie. Door de huidige situatie en
processen te analyseren, kan er inzicht worden verkregen in hoe databronnen effectiever kunnen
worden vastgelegd en benut.
Graag wil ik op deze manier John Smits bedanken voor de leerzame lessen en handvatten voor de
moduleopdracht.
Zwijndrecht, september 2024
Elvira Pruijssers
1
, Samenvatting
Binnen deze module worden de processen binnen kinderopvang 'Wiedewei' beschreven en richt zich
op het verbeteren van klanttevredenheid en efficiëntie door digitalisering en optimalisatie.
Volgens de theorie van Beek (2019) zijn databronnen de verschillende plekken waar gegevens of
informatie vandaan komt. Dit kunnen zowel interne als externe bronnen zijn, en ze kunnen in
verschillende formaten bestaan, zoals gestructureerde of ongestructureerde data.
Wat ontbreekt aan de gewenste data van `Wiedewei´, is klanttevredenheidsdata die inzicht geeft in
hoe ouders en kinderen de opvang ervaren, evenals in de prestaties van pedagogisch medewerkers
en de kwaliteit van voorzieningen zoals het eten. Het ontwikkelen van een databron hiervoor zou
waardevolle informatie opleveren. Een uitbreiding van het ouderportaal, waarin intakegegevens en
klanttevredenheid data digitaal worden toegevoegd aan het dossier van het kind, biedt voordelen
zoals verbeterde toegankelijkheid, efficiënter beheer, en accuratere, up-to-date informatie voor zowel
ouders als medewerkers. Dit leidt tot betere zorg en snellere reacties in situaties waarin belangrijke
informatie direct nodig is.
Aan de hand van de PDCA-cyclus wordt de gewenste data binnen de organisatie toegepast. Plan:
Digitale enquêtes en intakeformulieren worden ontwikkeld en opgeslagen in een nieuw systeem. KPI's
zoals klanttevredenheid en verwerkingstijd worden vastgesteld, Do: Intakegegevens en enquêtes
worden gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld via het ouderportaal. Medewerkers worden getraind en
ouders geïnformeerd, Check: Feedback en efficiëntie van het proces worden geanalyseerd en
vergeleken met de KPI’s en Act: Problemen worden aangepakt, het systeem wordt geoptimaliseerd,
en de cyclus wordt herhaald voor voortdurende verbetering.
Doelstelling: Binnen 6 maanden zullen we het klantfeedback- en intakeproces volledig digitaliseren in
het ouderportaal, met als doel een verbetering van 15% in klanttevredenheid en een verkorting van de
verwerkingstijd voor intakegegevens met 25%, door het elimineren van handmatige processen en het
gebruik van papieren formulieren.
De KPI voor klanttevredenheid is minimaal 60% respons op enquêtes. Dit responspercentage helpt bij
het optimaliseren van de dienstverlening en het verbeteren van de klanttevredenheid, door beter in te
spelen op de behoeften van zowel ouders als medewerkers. De KPI wordt gemeten aan de hand van
het percentage ouders dat reageert op de klanttevredenheidsenquêtes.
De KPI voor het intakeproces stelt dat intakegegevens binnen 24 uur volledig moeten zijn ingevoerd
en beschikbaar in het systeem. Dit draagt bij aan de efficiëntie van interne processen, verhoogt de
klanttevredenheid door snelle service, en zorgt voor een vlotte start van de opvang. Daarnaast
bevordert het accuraat databeheer, wat essentieel is voor effectieve zorg en communicatie. De KPI
wordt gemeten door het tijdstip van invoer te vergelijken met de 24-uurs deadline; als de gegevens
Het plan volgt de acht stappen van Kotter's veranderingsmodel om het ouderportaal succesvol uit te
breiden en intakeprocessen te digitaliseren. Eerst wordt urgentie gecreëerd door inefficiënties van
handmatige processen te benadrukken. Een multidisciplinair team begeleidt de verandering en
ontwikkelt een heldere visie en strategie voor het portaal. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat
zowel medewerkers als ouders de voordelen begrijpen. Obstakels zoals technische vaardigheden
worden aangepakt door middel van training en ondersteuning. Korte termijn successen worden
gevierd via een pilot, waarna verdere uitbreiding en verbeteringen plaatsvinden op basis van
feedback. Uiteindelijk wordt het systeem geïntegreerd in de dagelijkse routines, waarbij successen
worden gecommuniceerd om het portaal in de bedrijfscultuur te verankeren. In de evaluatie van de
uitbreiding van het ouderportaal worden de laatste twee stappen van de PDCA-cyclus gevolgd: Check
en Act. De resultaten worden vergeleken met de KPI's om te bepalen of de gewenste verbeteringen
zijn bereikt. Op basis van deze evaluatie worden acties ondernomen om verdere optimalisaties door te
voeren.
2
werken
18-9-2024
Data-analyse voor managers
E.S Pruijssers
4853730
18-9-2024
NCOI
HBO-bachelor Facility Management
Data-analyse voor managers
,Voorwoord
Mijn naam is Elvira Pruijssers. Ik ben geboren in Zwijndrecht en 29 jaar.
Sinds 2018 werkend bij Kinderopvang ´´De Kleine Draeck´´ als pedagogisch medewerker.
Als pedagogisch medewerker leid ik samen met drie collega's een van de drie horizontale groepen: de
dreumesgroep, met maximaal twaalf kinderen in de leeftijd van 1 tot 2,5 jaar. Mijn functie is om vanuit
een veilige emotionele omgeving de kinderen te begeleiden, hen te helpen hun eigen talenten te
ontdekken en hun persoonlijke en sociale competenties verder te ontwikkelen. Hierbij hanteer ik de
Gordon-methode, waarbij gelijkwaardigheid, wederzijds respect, ik-boodschappen en win-win
bemiddeling centraal staan.
Kinderopvang “De Kleine Draeck’ is vanaf januari 2023 overgenomen door `Kibeo´ en verdergegaan
op dezelfde locatie onder de naam `Wiedewei Ridderkerk`. Dezelfde groene en uitdagende
kinderopvang met de vertrouwde pedagogisch medewerkers.
Bij NCOI volg ik de vierjarige opleiding HBO Facility Management. Mijn doel is om mezelf voortdurend
te blijven ontwikkelen en in de toekomst een managementfunctie te vervullen. Het
opleidingsprogramma stelt me in staat om uitgebreide theoretische kennis op te doen en deze grondig
onder de knie te krijgen. De veelzijdigheid van deze functie biedt volop kansen op de arbeidsmarkt en
binnen verschillende organisaties.
Deze moduleopdracht vormt de afsluiting van de les data-analyse voor managers. De aanleiding voor
het schrijven van dit stuk is waarschijnlijk het identificeren van verbeterpunten binnen de organisatie,
vooral op het gebied van datamanagement en procesoptimalisatie. Door de huidige situatie en
processen te analyseren, kan er inzicht worden verkregen in hoe databronnen effectiever kunnen
worden vastgelegd en benut.
Graag wil ik op deze manier John Smits bedanken voor de leerzame lessen en handvatten voor de
moduleopdracht.
Zwijndrecht, september 2024
Elvira Pruijssers
1
, Samenvatting
Binnen deze module worden de processen binnen kinderopvang 'Wiedewei' beschreven en richt zich
op het verbeteren van klanttevredenheid en efficiëntie door digitalisering en optimalisatie.
Volgens de theorie van Beek (2019) zijn databronnen de verschillende plekken waar gegevens of
informatie vandaan komt. Dit kunnen zowel interne als externe bronnen zijn, en ze kunnen in
verschillende formaten bestaan, zoals gestructureerde of ongestructureerde data.
Wat ontbreekt aan de gewenste data van `Wiedewei´, is klanttevredenheidsdata die inzicht geeft in
hoe ouders en kinderen de opvang ervaren, evenals in de prestaties van pedagogisch medewerkers
en de kwaliteit van voorzieningen zoals het eten. Het ontwikkelen van een databron hiervoor zou
waardevolle informatie opleveren. Een uitbreiding van het ouderportaal, waarin intakegegevens en
klanttevredenheid data digitaal worden toegevoegd aan het dossier van het kind, biedt voordelen
zoals verbeterde toegankelijkheid, efficiënter beheer, en accuratere, up-to-date informatie voor zowel
ouders als medewerkers. Dit leidt tot betere zorg en snellere reacties in situaties waarin belangrijke
informatie direct nodig is.
Aan de hand van de PDCA-cyclus wordt de gewenste data binnen de organisatie toegepast. Plan:
Digitale enquêtes en intakeformulieren worden ontwikkeld en opgeslagen in een nieuw systeem. KPI's
zoals klanttevredenheid en verwerkingstijd worden vastgesteld, Do: Intakegegevens en enquêtes
worden gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld via het ouderportaal. Medewerkers worden getraind en
ouders geïnformeerd, Check: Feedback en efficiëntie van het proces worden geanalyseerd en
vergeleken met de KPI’s en Act: Problemen worden aangepakt, het systeem wordt geoptimaliseerd,
en de cyclus wordt herhaald voor voortdurende verbetering.
Doelstelling: Binnen 6 maanden zullen we het klantfeedback- en intakeproces volledig digitaliseren in
het ouderportaal, met als doel een verbetering van 15% in klanttevredenheid en een verkorting van de
verwerkingstijd voor intakegegevens met 25%, door het elimineren van handmatige processen en het
gebruik van papieren formulieren.
De KPI voor klanttevredenheid is minimaal 60% respons op enquêtes. Dit responspercentage helpt bij
het optimaliseren van de dienstverlening en het verbeteren van de klanttevredenheid, door beter in te
spelen op de behoeften van zowel ouders als medewerkers. De KPI wordt gemeten aan de hand van
het percentage ouders dat reageert op de klanttevredenheidsenquêtes.
De KPI voor het intakeproces stelt dat intakegegevens binnen 24 uur volledig moeten zijn ingevoerd
en beschikbaar in het systeem. Dit draagt bij aan de efficiëntie van interne processen, verhoogt de
klanttevredenheid door snelle service, en zorgt voor een vlotte start van de opvang. Daarnaast
bevordert het accuraat databeheer, wat essentieel is voor effectieve zorg en communicatie. De KPI
wordt gemeten door het tijdstip van invoer te vergelijken met de 24-uurs deadline; als de gegevens
Het plan volgt de acht stappen van Kotter's veranderingsmodel om het ouderportaal succesvol uit te
breiden en intakeprocessen te digitaliseren. Eerst wordt urgentie gecreëerd door inefficiënties van
handmatige processen te benadrukken. Een multidisciplinair team begeleidt de verandering en
ontwikkelt een heldere visie en strategie voor het portaal. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat
zowel medewerkers als ouders de voordelen begrijpen. Obstakels zoals technische vaardigheden
worden aangepakt door middel van training en ondersteuning. Korte termijn successen worden
gevierd via een pilot, waarna verdere uitbreiding en verbeteringen plaatsvinden op basis van
feedback. Uiteindelijk wordt het systeem geïntegreerd in de dagelijkse routines, waarbij successen
worden gecommuniceerd om het portaal in de bedrijfscultuur te verankeren. In de evaluatie van de
uitbreiding van het ouderportaal worden de laatste twee stappen van de PDCA-cyclus gevolgd: Check
en Act. De resultaten worden vergeleken met de KPI's om te bepalen of de gewenste verbeteringen
zijn bereikt. Op basis van deze evaluatie worden acties ondernomen om verdere optimalisaties door te
voeren.
2
