Op 16 december 2019 is de moduleopdracht Bedrijfscommunicatie beoordeeld met een 6.8! Ik hoop dat ik je kan helpen met het schrijven van je eigen moduleopdracht. Schrijf een communicatieplan voor het verbeteren van de interne communicatie van de organisatie. Een knelpunt in de organisatie is de aan...
Voor u ligt de moduleopdracht van het vak ‘Bedrijfscommunicatie’, dat deel uitmaakt van de
Associate Degree opleiding Officemanagement van Schoevers Hogeschool.
Deze moduleopdracht heb ik geschreven voor alle drie de vestigingen van Volvo Buitenweg,
omdat het elke medewerker aangaat. Het idee voor het onderwerp van deze moduleopdracht
is vrij snel ontstaan. Ik werk nauw samen met alle collega’s binnen de vestiging en ik moest
de kerstplanning maken, maar niemand wist hoeveel dagen hij of zijn nog over hadden. Ik
hoorde dat dit jaar in, jaar uit hetzelfde probleem is bij Buitenweg. Het zorgt voor veel
onduidelijkheid en niemand weet het exacte aantal vrije dagen die hij of zij nog heeft. Ook is
het voor niemand duidelijk waar ze heen kunnen met hun vragen over de vrije dagen. Het is
een grijs gebied. Graag wil ik met mijn plan dit probleem verbeteren en brengen naar een
hoger niveau.
Hierbij wil ik graag mijn manager bedanken voor zijn support en begeleiding tijdens het tot
stand brengen van deze opdracht. Uiteraard wil ik ook mijn docenten dhr. Boswinkel en dhr.
Hopman bedanken voor de leerzame lessen en voor het feit dat zij mijn vragen hebben
beantwoord, waardoor ik verder kon met mijn opdracht.
Mijn naam is Anna, ik ben 21 jaar oud en woon nog heerlijk bij mijn ouders in Tricht, een dorpje
in de Betuwe. In december 2018 ben ik gestart met de opleiding Associate Degree
Officemanagement. Voor een bredere kijk op de toekomst leek het mij goed een uitdaging
buiten mijn werk te zoeken en daarom ben ik vol enthousiasme aan deze studie begonnen.
Afgelopen jaren heb ik de opleiding Junior Accountmanager, NIMA-A Marketing en een
Cambridge English Course afgerond.
Sinds 1 juli 2018 ben ik werkzaam bij Volvo XX te O, een Volvo Dealer in het X. Mijn
werkzaamheden zijn van zeer diverse aard. Een greep daaruit is: de verzorging van
afleveringen van Volvo’s en transporten tussen vestigingen, het fungeren als schakel tussen
de werkplaats en verkoop en het zijn van de contactpersoon voor leasemaatschappijen.
Met andere woorden, ik ben een echte spin-in-het-web. Met iedereen binnen het bedrijf heb ik
te maken en te dealen. Het is daarom ook erg interessant om door middel van deze
moduleopdracht meer te weten te komen over de communicatie binnen de vestiging O van
Volvo XX en het knelpunt. Waar de communicatie wordt ingezet als deeloplossing van het
knelpunt.
Volvo XX is een Volvo-dealer in het X, bestaande uit drie vestigingen. De organisatiestructuur
is eenvoudig ingericht met top-down- en horizontale communicatie in de informele sfeer. De
slechte communicatie omtrent de vakantiedagen zorgt voor ontevredenheid onder de
medewerkers. Medewerkers weten niet waar ze heen moeten met hun vragen. Daarnaast
heeft XX te maken met het structurele probleem dat er ieder jaar onvoldoende bezetting is
tijdens vakantieperiode. Door deze omstandigheden wordt de klant niet altijd goed bediend en
zijn er langere wachttijden. Voor de interne communicatie omtrent vakantiedagen van het
personeel is de P&O-adviseur verantwoordelijk. Gezien het knelpunt intern plaats vindt,
hebben we alleen te maken met de interne stakeholders.
Vakantiedagen en planning is bij XX altijd een grijs gebied geweest. Het is daarom essentieel
dat er een duidelijke procedure komt omtrent het aanvragen van vakantiedagen via de
kennisbank. Binnen XX wordt er vrijwel altijd informeel gecommuniceerd en het is belangrijk
om dat met de aankondiging van de kennisbank op dezelfde wijze te doen. De boodschap
moet deskundig en betrouwbaar over komen bij de medewerkers. Het is daarin ook van belang
dat het voor medewerkers duidelijk moet worden dat voldoende bezetting essentieel is. De
relatie tussen de zender en ontvanger van de boodschap moet gelijkwaardig zijn, zodat alle
belanghebbenden zich medeverantwoordelijk voelen. De P&O-adviseur zal zich moeten
presenteren als eindverantwoordelijke inzake de algehele communicatie omtrent
vakantiedagen. Het doel van de te implementeren kennisbank is dat iedere medewerker goed
en volledig inzicht krijgt in het proces van vrije dagen aanvragen, bezettingsoverzichten en
accordering van vakantiedagen.
Door de informatieoverdracht tussen de interne stakeholders te optimaliseren middels een
digitale kennisbank zal er bij de doelgroep bewustwording worden gecreëerd. De rol van
communicatie is enerzijds om de medewerkers te informeren over het feit dat er een procedure
komt voor het (aan)vragen van vrije dagen en er alleen met onderlinge afstemming iemand vrij
mag krijgen, zodat er altijd voldoende bezetting is. Anderzijds wil de P&O-adviseur de
medewerkers ook enthousiast maken door de voordelen van de kennisbank te benadrukken.
Aan de hand van een audiovisueel middel van bijvoorbeeld PowerPoint kan er bij de
eerstvolgende kwartaalmeeting een presentatie gehouden worden over het doel, plan en
werkwijze van de kennisbank. Door expliciet gebruik te maken van beeld en live demonstratie
zal de informatie goed blijven hangen bij de medewerkers. Daarnaast wordt er een persoonlijke
flyer met de procedures en regels omtrent de vakantiedagen uitgedeeld ter verduidelijking.
Tot slot is het van belang dat elke medewerker individueel gaat inzien dat zijn of haar eigen
input belangrijk is voor het tot succes brengen van de kennisbank. Met de kennisbank worden
veel problemen omtrent de vakantiedagen weggenomen, maar daarbij blijft het essentieel om
goed te blijven communiceren. XX is verantwoordelijk voor goede informatiestromen en
middelen en dat zorgt samen met de inzet van de medewerker voor succesvolle communicatie.
Voorwoord ........................................................................................................................... 1
Samenvatting ....................................................................................................................... 3
Inleiding ............................................................................................................................... 5
Organisatie ........................................................................................................................ 5
Omschrijving van het knelpunt ........................................................................................... 5
Doel van de moduleopdracht ............................................................................................. 5
Leeswijzer .......................................................................................................................... 5
1. Analyse van het knelpunt ............................................................................................... 6
1.1 Wat gaat er mis? .......................................................................................................... 6
1.2 Waarom is dat een probleem voor de organisatie? ...................................................... 6
1.3 Stakeholders ................................................................................................................ 6
1.4 Conclusie ..................................................................................................................... 6
2. Rol van communicatie bij de oplossing van het knelpunt ............................................ 7
2.1 Welke rol speelt communicatie in het oplossen van het ontstane probleem? ............... 7
3. Doelen met betrekking tot interne communicatie ......................................................... 7
3.1 Wat wil de organisatie met interne communicatie bereiken? ........................................ 7
4. Communicatiedoelgroep(en) .......................................................................................... 8
4.1 Betrokken doelgroep .................................................................................................... 8
4.2 Doelgroep analyse ....................................................................................................... 8
5. Communicatiestrategie ................................................................................................... 9
6. Boodschappen ................................................................................................................ 9
6.1 Welke inhoudelijke communicatie moet er worden overgebracht naar de doelgroep? .10
7. Keuze van communicatiemiddelen ...............................................................................10
7.1 Via welke interne communicatiekanalen ga je communiceren en waarom juist die
kanalen? ...........................................................................................................................10
8. Planning en evaluatie .....................................................................................................11
8.1 Planning ......................................................................................................................11
8.2 Evaluatie .....................................................................................................................11
Bibliografie .........................................................................................................................12
Organisatie
Volvo XX (vanaf hier: Buitenweg) is een Volvo-dealer in het X. Gevestigd in , O en A. Een
hedendaags dealerbedrijf is veel meer dan een verkooppunt en een adres voor service en
onderhoud. Iedere Volvo-rijder is uniek en daar probeert XX zo goed mogelijk op in te spelen
(Van der Meulen, 2010). Elke vestiging heeft haar eigen vestigingsmanager, verkoopteam en
serviceteam. In deze opdracht heb ik mij gericht op de gehele organisatie, omdat de
vakantieplanning elke medewerker van één van de drie vestigingen aangaat. XX heeft 55
medewerkers in dienst, verdeeld over de vestigingen.
Volvo heeft als visie om 's werelds meest vooruitstrevende en begeerde premium automerk
te worden. De missie van Volvo is om het leven voor mensen gemakkelijker te maken en
hierbij de belofte voor veiligheid, kwaliteit en milieu na te komen (Van Weelden, 2019).
Omschrijving van het knelpunt
De P&O-adviseur heeft als enige in beeld hoeveel vakantie dagen elke medewerkers nog
heeft. Dit wordt alleen niet intern in de organisatie gecommuniceerd. Daardoor heerst er veel
onduidelijkheid onder de medewerkers. Structureel heeft XX elk jaar tijdens de
vakantieperioden een bezettingsprobleem en daar wordt vooraf niet over gecommuniceerd
onderling. De klant kan hierdoor minimaal bediend worden en zijn er langere wachttijden.
Doel van de moduleopdracht
Deze moduleopdracht is een communicatieplan met als doel om een plan van aanpak op te
stellen voor de communicatie rondom het oplossen van het hierboven beschreven knelpunt.
Hierbij wordt de theorie aan de praktijk gekoppeld. Het belang van de opdracht is dat het voor
iedere medewerkers inzichtelijk wordt met betrekking tot de vakantiedagen, er een vast
aanspreekpunt is voor vragen en er altijd voldoende bezetting is binnen de betreffende
vestiging. Dit zal zich voor de organisatie vertalen naar een stukje professionalisering en een
betere communicatie onderling.
Leeswijzer
Deze opdracht is uitgewerkt conform de opgelegde onderwerpen, zoals omschreven in de
leeromgeving van de module Bedrijfscommunicatie. Startend bij de situatieanalyse wordt u via
de rol van communicatie bij de oplossing van het knelpunt meegenomen naar de
communicatiedoelstellingen, de communicatiedoelgroepen en de communicatiestrategie. In
de daaropvolgende hoofdstukken wordt de boodschap omschreven en de keuze van
communicatiemiddelen toegelicht. In de daaropvolgende hoofdstukken wordt de boodschap
omschreven, de keuze van communicatiemiddelen wordt toegelicht en als laatste wordt de
planning en evaluatie beschreven.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper AnnaRie1998. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €4,89. Je zit daarna nergens aan vast.
