FOR
De kern van de Administratieve Organisatie
Bedrijfsadministratie met ERP
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 7 AO Automatisering.............................................................................................................3
Hoofdstuk 13 AO Massaproductie..........................................................................................................7
Hoofdstuk 14 AO Stukproductie...........................................................................................................12
Hoofdstuk 5.12 & 5.13 BE Kostenboekingen........................................................................................17
Hoofdstuk 8.1 t/m 8.3 BE Productieproces..........................................................................................22
Hoofdstuk 5.14 BE Budgettering...........................................................................................................24
Hoofdstuk 8.4 t/m 8.6 BE Productieproces..........................................................................................28
Hoofdstuk 8.7 t/m 8.9 BE Productieproces..........................................................................................30
Hoofdstuk 8.10 & 8.11 BE Productieproces..........................................................................................32
2
,Hoofdstuk 7 AO Automatisering
1. De student kan aangeven wat de relatie is tussen automatisering en administratieve
organisatie.
2. De student kan de typen van automatisering benoemen die binnen een organisatie
aanwezig kunnen zijn of daarbuiten.
3. De student kan de beheersings(control)maatregelen onderscheiden in een
geautomatiseerde omgeving.
4. De student kan de General computer controls en de Application controls
onderscheiden en uitleggen.
5. De student kan voor een productieonderneming de verbanden tussen de
goederenstroom en de geldstroom aangeven in de vorm van een
waardekringloopmodel.
6. De student is in staat om het verschil aan te geven tussen massa (marktconform)- en
stukproductie (klantspecifiek).
7. De student kan het begrip mass customization beschrijven en kan het een plaats
geven naast massa (marktconform)- en stukproductie (klantspecifiek).
8. De student kan uitleggen welke AO-beheersingsaspecten een rol spelen bij de
productieplanning (productievoorbereiding).
9. De student kan uitleggen welke verbandscontroles bij massaproductie van belang zijn
en wat het nut is van die verbandscontroles.
10. De student is bij massaproductie in staat om aan te geven waaruit de
informatiebehoefte op strategisch, tactisch en operationeel niveau bestaat.
11. De student kan de inhoud van de elementen van de administratieve organisatie bij
massaproductie benoemen.
12. De student is in staat om voor activiteiten in het productieproces bij massaproductie
de attentiepunten en AO-risico’s aan te geven. De student kan tevens de interne
beheersingsmaatregelen
Als de automatisering niet goed is binnen een bedrijf dan is de AO ook niet goed.
Automatisering = dat menselijk arbeid is vervangen door een computer of door een
computerprogramma.
Primaire proces speelt geen automatisering: glazenwasser
Primaire proces wordt ondersteund of aangestuurd door automatisering: autofabriek
Primaire proces ís automatisering: App Store, Spotify en Airbnb
Eiland automatisering: voor elk bedrijfsproces een ander informatiesysteem
Interfaces: de bruggetjes tussen elk bedrijfsproces bij de “Eiland
automatisering”
ERP-systemen zin opgebouwd uit losse modules. Voor elke afdeling of functioneel
gebied binnen een organisatie, zoals Inkoop (P2P), Verkoop (O2C), Personeel (H2R). in
principe kan met een ERP-systeem de totale organisatie worden bestuurd.
Ondernemingen zullen overigens niet alle beschikbare modules aanschaffen. Dat hangt af
van het type organisatie.
Operationele gegevens: gegevens over openstaande orders, de actuele voorraad &
debiteurensaldi
Een goede werking van de IT is van groot belang, de AO moet betrouwbare informatie
leveren. Dit kan gedaan worden door goede beheersmaatregelen op te stellen.
3
, Ontwikkelingen binnen automatisering opkomende grote invloed:
1. Het internet
Internet of Things (IoT): een ontwikkeling die de mogelijke impact en kwetsbaarheid van
een organisatie nog verder kan vergroten. De invoer van gegevens op het internet wordt
niet meer door mensen zelf uitgevoerd, maar door apparaten.
2. The cloud
Medewerkers kunnen gebruik maken van een private cloud, dit kan gecombineerd
worden met een public cloud waar iedereen toegang tot heeft.
Bij cloud-computing zal er sprake zijn van uitbesteding ofwel outsourcing. Een voorbeeld hiervan is de application
service provider (ASP). Hierbij heeft het bedrijf zelf geen software, maar gebruikt het de programma’s van de
leverancier. Tegenwoordig wordt dit ook wel SaaS genoemd, software as a service. Een van de vraagstukken die
met het toenemend cloudgebruik samenhangt, is wederom de beveiliging van de gegevens. Een aspect dat hierbij
bijzondere aandacht vraagt, is de privacy.
3. Artificial intelligence
Robotisering: computers nemen steeds meer taken van de mensen over. Dit gebeurt
dan sneller, beter, betrouwbaarder (en goedkoper) dan dat de mens het doet.
Kunstmatige intelligentie: De Turing-test is dat een computer (kunstmatige)
intelligent is wanneer hij iemand laat geloven dat hij een mens is.
Deeplearning: hangt samen met kunstmatige intelligentie computer kunnen dingen
gaan herkennen.
4. Continuous monitoring
Monitoring: dit houdt in dat binnen de onderneming getoetst wordt of de
beheersmaatregelen (controls) wel goed gewerkt hebben.
Continuous monitoring: hierbij vindt, volledig geautomatiseerd, de bewaking van de
controls continu plaats.
Procesmining: Hierbij wordt grafisch weergegeven hoe processen werkelijk lopen en
kunnen afwijkingen ten opzichte van de standaardmanier worden geanalyseerd.
5. Blockchain
Deze technologie is gebaseerd op de bitcoin, maar die veel meer mogelijkheden biedt.
Het komt neer op de toepassing van een ‘openbaar grootboek’, waarin transacties als die
eenmaal vastliggen, niet meer gewijzigd kunnen worden. Daarnaast kunnen transacties
pas worden vastgelegd als alle partijen die bij de transactie betrokken zijn akkoord gaan.
4
,Beheersing van de automatisering
Controlmaatregelen
Om geautomatiseerde systemen goed te laten functioneren zijn controlmaatregelen
nodig.
User control: dit vindt buiten het geautomatiseerde
systeem plaats. invoercontrole. Iemand voert
gegevens in het computersysteem en iemand anders
controleert of dit goed gedaan is.
Application controls: vele controles kunnen worden
geautomatiseerd en zijn daarmee feitelijk onderdeel
van het informatiesysteem.
Bij een inkoop van > dan €5.000 is
goedkeuring van het hoofd Inkoop nodig.
Een inkoop van > dan €50.000 moet door de
directie worden geautoriseerd.
Beide richtlijnen kunnen door het systeem worden
afgedwongen een Inkoop kan niet verder in het
proces totdat het is goedgekeurd.
Application controls zijn maatregelen in de software die betrekking hebben op de
volgende vier fasen van het gegevensverwerkend proces:
1. Invoercontroles
Beveiliging tegen invoerfouten. Deze zijn gericht op validatie. Bijv. postcode;
14875 XC kan niet worden ingevoerd. (het controleren van een waarde of
variabele)
Wanneer een fout eerst moet worden hersteld voordat er verder kan worden gegaan,
heet een bestaanbaarheidscontrole. Hier zijn verschillende varianten op:
Redelijkheidscontrole/ waarschijnlijkheidscontrole: kijken of het ingevoerd
gegeven klopt
Check digits: rekenkundige controles op bijv. bankrekeningnummers.
Volledigheidscontrole: hierbij controleert het informatiesysteem of alle relevante
gegevens van bijv. een order zijn ingegeven. Als dit niet is, kan de gebruiker niet
verder.
2. Opslag in gegevensverzamelingen
Na te kijken of de gegevens die ingevoerd worden juist zijn, is het van gelang dat ze ook
juist blijven. Het is hierbij belangrijk om onderscheid te maken tussen stamgegevens en
transactiegegevens.
Stamgegevens de vaste gegevens die bijvoorbeeld in een crediteurenbestand
vastliggen.
Transactiegegevens zijn de gegevens van de facturen en betalingen.
o Beide gegevens moeten goed zijn, maar stamgegevens zijn risicovoller dan
transactiegegevens, want onjuiste stamgegevens kunnen langer door blijven
gaan.
o Het is belangrijk dat stamgegevens beschermd worden vierogenprincipe
de een geeft opdracht en controleert, een ander voert uit. Hierdoor zijn er
twee functionarissen betrokken bij dit kritische proces.
5
, 3. Transmissiecontroles
Gegevens worden getransporteerd van het ene computersysteem naar het andere
systeem. Om te zorgen dat er onderweg geen gegevens verloren gaan worden er
maatregelen genomen:
Doornummeren van berichten
Controlegetallen met betrekking tot volledigheid van het bericht.
Encryptie van berichten door middel van een afgesproken code.
Answer-backprocedure, de ontvanger bevestigt de juiste ontvangst.
4. Uitvoercontroles
Uitvoer van de gegevens. Het controlemiddel hierbij is het vasthouden van de audit trail.
Het pad moet gevolgd kunnen worden tot aan het basisgegevens dat is ingevoerd.
General computer controls
Binnen de general computer controls onderscheiden we vijf categorieën:
1. Organisatie van de ICT
Hier wordt gekeken naar de plaats van ICT in de organisatie en de organisatie binnen de
afdeling ICT. Bij kleinere bedrijven is de automatisering vaak onderdeel van de
administratie
o Dit is een bedreiging voor de AO, omdat er functievermenging is tussen de
gegevensvastlegging en de informatieverwerking. Bij de AO is het juist de
bedoeling dat er functiescheiding is.
o Een belangrijke functiescheiding is tussen de systeemorganisatie (SO) en de
veranderorganisatie (VO)
2. Ontwikkeling van nieuwe ICT-toepassingen
Er moeten zorgvuldige besluiten gemaakt worden. Er zal hiervoor een
projectorganisatie worden opgezet.
Op alle niveaus van de projectorganisatie wordt er gewerkt met verschillende
afdelingen met eventuele deskundigen.
Automatiseringsbeleid informatiebeleid organisatiebeleid organisatiedoel
Om juiste beslissingen te maken wordt er een
projectorganisatie opgezet. Een projectorganisatie
bestaat uit verschillende niveaus. Op alle niveaus
wordt gewerkt met verschillende afdelingen met
eventueel een externe deskundige. Een lid van de
stuurgroep is voorzitter van de projectgroep en
leden van de projectgroep zijn voorzitter van de
werkgroep. Op deze manier blijft er samenhang
tussen de verschillende groepen.
Een groot risico is om aanpassingen te doen in
systemen die draaien. Een belangrijke regel binnen
de AO is dan ook dat de ontwikkelomgeving los
staat van de productieomgeving. Er bestaat dus functiescheiding tussen de
programmeurs en degene die het systemen laten draaien.
Voordat de definitieve invoering gedaan kan worden moet er eerst een gebruikerstest
worden gedaan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van OTA: ontwikkelen, testen,
accepteren.
Acceptatie aandacht besteden aan de documentatie beschrijving van de software.
Broncode: de programmeerregels, deze moeten dan ook goed beveiligd zijn.
6
