Kernstof hoofdstuk 1
- Een proces is een verzameling activiteiten die gezamenlijk input omzetten in output
om een bepaald doel te realiseren.
- Procesmanagement is een systematische en beheerste beïnvloeding van processen
om ervoor te zorgen dat de organisatie doelen worden bereikt.
- Toegepast procesmanagement is een systematische en beheerste beïnvloeding van
processen door toepassing van praktische instrumenten en methoden om ervoor te
zorgen dat organisatie doelen worden gerealiseerd.
3 soorten processen:
1. Primair proces: het proces waarmee het belangrijkste doel van de organisatie wordt
gerealiseerd.
2. Secundair proces: ondersteunende processen die nodig zijn om het primaire proces
te kunnen realiseren.
3. Besturingsproces: het proces waarmee primaire processen en secundaire processen
worden (bij)gestuurd.
Processen kunnen ook worden onderscheiden in:
Hoofdprocessen: het primaire proces van de organisatie, waarmee tevens de grenzen
van de organisatie zijn afgebakend
Werkprocessen: een onderdeel van het hoofd-, secundair- of besturingsproces.
Werkinstructies: een beperkt aantal activiteiten, waarin elke activiteit zeer
gedetailleerd is beschreven en die door één functionaris worden uitgevoerd.
Je kunt processen ook indelen naar de soort materie die door het proces heen stroomt:
1. Productieproces: een materiaal of product stroomt door het proces.
2. Informatieproces: informatie stroomt door het proces.
3. Dienstverleningsproces: de klant stroomt door het proces.
Processen verschillen van elkaar door:
- Het volume van de output
- De verscheidenheid van de output
- De variatie in de vraag naar de output
- De mate van verborgenheid van het proces voor de klant
Als een organisatie procesmanagement uitvoert, heeft het bedrijf een goede basis voor de
ontwikkeling van een kwaliteitssysteem. Procesmanagement is een noodzakelijk onderdeel
van kwaliteitsmanagement. De ontwikkeling van kwaliteitsmanagement kent vijf stadia:
- Productkwaliteit
- Proceskwaliteit
- Organisatiekwaliteit
- Ketenkwaliteit
- Totale kwaliteit
,Om de juiste focus voor procesmanagement te bepalen moet je onderstaande stappen
doorlopen:
1. Bepaal de volwassenheid van uw organisatie
2. Bepaal de gewenste volwassenheid van procesmanagement (afgestemd op de
volwassenheid van uw organisatie of juist op een net iets hoger
volwassenheidsniveau)
3. Bepaal de typische kenmerken van uw primaire proces (zie processen verschillen)
Vervolgens procesmanagement:
- Processen beschrijven plan
- Processen besturen do
- Processen analyseren check
- Processen verbeteren act
,Hoofdstuk 1 Procesmanagement
Een proces is een verzameling van activiteiten die gezamenlijk
input omzetten in output om een bepaald doel te realiseren.
Ene output kan weer input zijn voor een ander proces.
Er zijn drie manieren om processen in te delen:
1. Primaire, secundaire en besturingsprocessen
2. Hoofdprocessen, werkprocessen en werkinstructies
3. Productieprocessen, informatieprocessen en dienstverleningsprocessen
Primair proces: de kernactiviteiten van instellingen/organisaties. Deze activiteiten zijn nauw
verbonden met het bestaansrecht, ook wel het hoofddoel, van de organisatie.
Het secundair proces: om het primaire proces mogelijk te maken, voert een organisatie ook
ondersteunende processen uit. Een secundair proces is nodig om het primaire proces
mogelijk te maken.
Het besturingsproces: proces waarmee het primaire proces en secundaire proces wordt
bijgestuurd.
VB-bakker: Primaire proces is het bakken en het verkopen van brood. Het secundaire proces
van een bakkerij is het schoonhouden van de bakkerij, onderhouden apparatuur etc. Een
besturingsproces is de planning en de control cyclus waarmee de bakker zijn inkomsten en
uitgaven bewaakt.
Een proces kan worden ingedeeld op detailniveau. Hiervoor zijn drie indelingen:
Hoofdprocessen, werkprocessen, werkinstructie.
Hoofdproces: Het hoofdproces van een organisatie is het proces van een organisatie dat op
het hoogst mogelijke abstractieniveau is beschreven. Dit is vaak het primaire proces. Het
hoofdproces is ook de afbakening van de organisatie. De input van het hoofdproces wordt
geleverd door (externe) leveranciers en de output wordt geleverd aan de (externe) klant.
Een organisatie kan meerdere hoofdprocessen hebben.
VB: Gemeente, het primaire proces is een leefbare gemeente creëren. Dit bestaat echter uit
meerdere hoofdprocessen, die gezamenlijk het primaire proces vormen, maar onderling van
elkaar verschillen.
Werkproces: Een onderdeel van het hoofdproces in detail bekijken. Het zijn een verzameling
van activiteiten die input omzetten in output met een bepaald doel. Een werkproces is dus
een gedeelte uit het hoofdproces, het kan een onderdeel zijn van het primaire proces, maar
ook het secundaire of besturingsproces.
Werkinstructies: Een werkproces nog verder in detail bekijken, dan kom je tot een beperkt
aantal activiteiten, waarin elke activiteit zeer gedetailleerd is beschreven. Een werkinstructie
wordt door één functionaris uitgevoerd.
, Tot slot kun je processen ook indelen naar de soort materie die door het proces heen
stroomt, ook hier drie verschillenden indelingen:
Productieproces (een product): Hierbij wordt materiaal omgezet tot een product.
Informatieproces (informatie): Er stroomt informatie door het proces. Dat kan in de vorm
van documenten, maar ook digitaal. VB: aanvraag van een vergunning, waarbij een aanvraag
wordt omgezet in een beschikking
Dienstverleningsproces (Klant): de klant neemt zelf deel aan het proces.
Wat is procesmanagement?
Procesmanagement wil zeggen het beheren of leidinggeven aan een proces. De definitie
luidt: procesmanagement is een systematische en beheerste beïnvloeding van processen om
ervoor te zorgen dat organisatiedoelen worden gerealiseerd.
Processen hebben een bekend verloop (beschrijven), de doelen moeten bekend zijn (sturen),
er moet bewaakt worden op de processen juist verlopen (analyseren) en processen moeten
bijgestuurd worden waar nodig (verbeteren). PDCA-Cyclus.
Plan: Processen beschrijven
Do: Processen besturen
Check: Processen analyseren
Act: Processen verbeteren
Wat is projectmatig werken?
Organisaties zijn vaak ingericht in afdelingen in plaats van processen:
- Functionele indeling (F-indeling): Gericht op specifieke expertise; inkoop, productie,
verkoop.
- Proces: Gericht op de voortbrenging van producten en diensten
- Geografisch (G-indeling): gericht op het te bestrijken gebied
- Productgericht (P-indeling): Gericht op het eindresultaat
- Marktgericht (M-indeling): Gericht op de specifieke doelgroep in de markt
Combinaties van deze indelingen bestaan ook
In alle organisaties vinden processen plaats. Zo’n proces stroomt door de organisatie heen,
vanaf de behoefte van een klant tot de vervulde behoefte van de klant. Bij en procesgerichte
organisatie is in tegen stelling tot de andere de organisatie afgestemd op het procesverloop.
Een functionele afdeling heeft als voordeel dat er optimaal gebruikt plaatsvindt van schaarse
middelen. Een nadeel is echter dat het proces stroomt door verschillende F-afdelingen,
waardoor er frictie ontstaat. Dit komt doordat medewerkers niet het gehele proces overzien
of zich niet verantwoordelijk voelen voor het hele proces.
VB: een inkoopmanager is verantwoordelijk voor de inkoop van grondstoffen. Als er
verderop in het proces verstoringen ontstaan, voelt de inkoopmanager hier geen
verantwoordelijkheid voor; zijn zaakjes zijn geregeld.
