Documentmanagement
Welkom
Welke kansen laten
wij liggen?
Welkom bij mijn examen Vaardigheden
managementsupport. Fijn dat jullie aanwezig zijn
om mijn examen af te nemen. Hoewel in de
opdracht beschreven staat dat deze presentatie
aan het management van de eigen afdeling wordt
gegeven, heb ik dit een beetje aangepast. Omdat
jullie mijn opleiders zijn en de achtergrond vanuit
de organisatie niet kennen.
Ik zal beginnen om mezelf kort voor te stellen. Mijn
naam is <voornaam en achternaam>, ik ben
<leeftijd> jaar oud en volg de opleiding HBO
associate degree Officemanagement.
1
,In de komende minuten ga ik jullie vertellen over de
informatiestromen en
documentmanagementsystemen, binnen de <naam
bedrijf>, de organisatie waar ik werk. De
knelpunten die ik signaleer en uiteraard stel ik
daarvoor een aantal oplossingen voor.
Voor ik mijn verdere verhaal ga houden… Even
een check. Kunnen jullie me goed verstaan en
komt alles duidelijk over?
Mooi om te weten dat jullie mij en ik jullie goed kan
horen. Ik nodig jullie uit me te onderbreken als je
een vraag hebt. Voel je vrij om dat te doen.
1
, Inhoudsopgave
• <naam bedrijf>
• Informatiestromen
• Documentmanagementsystemen
• Waar lopen we tegenaan
• Wat kan er beter en hoe
• Reflectie
• Afsluiting
De inhoudsopgave geeft een beeld van wat jullie
kunnen verwachten. Ik zal één en ander even
toelichten.
(pauze tel 1,2,3,4,5)
Ik start met een introductie over <nam bedrijf>
Daarna vertel ik hoe onze informatiestromen
verlopen EN van welke
documentmanagementsystemen wij gebruik
maken.
Vervolgens ga ik twee knelpunten aangeven met
daarbij passende aanbevelingen.
2
,Voor ik mijn presentatie afsluit neem ik jullie mee in
hoe ik terugkijk op mijn leerproces tijdens het
volgen van deze module.
Tot slot is er nog gelegenheid tot het stellen van
vragen.
2
, <naam bedrijf>
• Landelijke kenniscentrum dat
vaardigheden en kennis traint
• Praktijkgericht in eigen omgeving
• Lesmateriaal
• (Train de) trainers
• 24 lokale vestigingen
<naam bedrijf)
(pauze tel 1,2,3,4,5)
<Naam bedrijf> is een landelijke organisatie die de
vaardigheden en kennis traint van mensen, van 18
jaar en ouder, voor wie leren niet vanzelfsprekend
is.
Jij hebt vast nog een training/opleiding gevolgd
nadat je van school bent gekomen? Als je een
verstandelijke beperking hebt, zijn die
mogelijkheden er niet.
Vanuit de visie dat iedereen een leven lang moet
3
,kunnen leren is de AvZ in 2009 ontstaan.
Praktijkgericht leren in de eigen omgeving,
ondersteunt door een lokale trainer en de
methodes van de AvZ.
Verspreid over Nederland zijn er 24 vestigingen.
We leiden trainers op om studenten te kunnen
trainen. Waarbij zij gebruik maken van door <naam
bedrijf> ontwikkeld lesmateriaal wat in een digitale
leeromgeving ter beschikking staat voor studenten
en trainers. Hierin is het voor iedereen mogelijk een
eigen leerroute te volgen.
In 2019 is de franchise <naam bedrijf> gewijzigd in
een dochteronderneming van <naam bedrijf>. Er
wordt nu gewerkt op basis van licenties.
In samenwerking met VWS (Volksgezondheid,
welzijn en sport hebben we drie
brancheopleidingen ontwikkeld (assistent facilitair,
groen en logistiek) waardoor het mogelijk is om
een erkent branchediploma te behalen. Hierin
werken we samen met VGN, gemeenten,
zorginstellingen en speciaal onderwijs.
(pauze tel 1,2,3,4,5)
3
, <naam bedrijf>
<Naam bedrijf> is een hele kleine organisatie,
aangestuurd door de manager, die valt onder de
directeur onderwijs. Deze stuurt de
trainers/ontwikkelaars en de officemanager aan.
Daarnaast maken we gebruik van een
communicatieadviseur en een projectleider voor de
brancheopleidingen.
Sinds mei 2021 werk ik voor <naam bedrijf> in de
functie officemanager. Ik zie mijn rol als spin in het
web, doe alle ondersteunende en faciliterende
werkzaamheden zoals:
4
, • beheer twee e-mailaccounts
• Beheer 2 agenda’s
• helpdesk
• beheer van alle documenten
• facturatie
• verstrekken van inlogaccounts
Bij mijn aanstelling is nadrukkelijk de vraag aan mij
gesteld om te beoordelen waar en hoe de
processen beter kunnen worden ingericht. Dat vind
ik dan ook het leukste onderdeel van mijn werk.
4
