Bestuurlijke Informatie Voorziening; BIV
Inhoud:
H1
H2 paragraaf 2.1, 2.2, 2.3 en 2.6 H10, H11 en H12 helemaal lezen
H3 paragraaf 3.1 en 3.2 goed kennen H10 paragraaf 10.2 en 10.6 goed kennen
H4, H5 en H6 goed kennen H11 Paragraaf 11.2 en 11.7 goed kennen
H7 goed kennen H12 Paragraaf 12.2 en 12.7 goed kennen
H8 paragraaf 8.2 goed kennen H13 goed kennen
H9 lezen, paragraag 9.2 en 9.7 goed kennen H14 helemaal lezen, 14.7 goed kennen
Basisboek Informatie & Control H3 lezen, paragraaf 3.3 goed kennen
Hoofdstuk 1
Agencytheorie
Er zijn twee partijen, de principaal (bijv. eigenaar) en de agent (bijv. leiding). Er ontstaat een conflict wanneer
de leiding meer oog heeft voor haar (eigen) belang dan voor het belang van de onderneming zelf/eigenaar. De
eigenaar kan ook benadeeld worden doordat de leiding meer informatie beschikt die de eigenaar niet (meer)
heeft.
Hierbij heeft de eigenaar twee problemen;
1. Hidden Action, geen zekerheid dat de agent z’n best doet en of hij het goed doet;
2. Hidden Information, geen zekerheid of agent waarheid spreekt als hij zich verantwoordt.
Zo ontstaat informatieassymetrie.
Computersystemen worden qua input als goederen beschouwt.
Stappen voor het besturen van organisaties:
Strategie is op niveau van het totale bedrijf, de plannen op het niveau van bedrijfsonderdelen, zoals afdeling.
Zowel doelen als plannen dienen SMART geformuleerd te zijn:
• Specifiek, ook wel concreet
• Meetbaar
• Acceptabel, degene die de doelstelling moet behalen moet akkoord ermee zijn
• Realistisch, haalbaar
• Tijdgebonden, einddatum wanneer het doel behaald is
Bijsturing kan plaatsvinden op 3 niveau’s:
1. Operationeel, de uitvoering loopt niet goed.
2. Tactisch, budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten).
3. Strategisch, de strategische doelstellingen worden niet behaald.
, Hoofdstuk 2
Waarom control? Het gaat om de volgende punten in een bedrijf:
• Efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen
- Efficiënt= goede verhouding tussen input en output
- Effectief= doelen halen
• Betrouwbare rapportages
• Naleven van wet- en regelgeving (ook wel compliance)
Nederlandse Corporate Governance Code
Doel van deze code is ‘goed bestuur en goed toezicht’.
Wat is control?
Control is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het
bereiken van doelstellingen op het gebied van:
• Efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen
• De betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
• Naleving van relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures.
Levers of control:
1. Belief systems. Zaken als missie, visie en cultuur.
2. Boundary systems. Grenzen waar mensen niet overheen mogen; richtlijnen en gedragscodes
3. Diagnostic control systems. Het tegenover elkaar zetten van behaalde resultaten en doelstellingen.
4. Interactive control systems. Overleg met diverse betrokkenen in en buiten de organisatie om te kijken
of het doel nog goed/haalbaar is en of er van de koers afgeweken wordt.
Hard controls; structuren, taken, verantwoordelijkheden en procedures. De boundary systems, diagnostic
control systems en administratieve bedrijven richten zich hier vooral op (grote bedrijven).
Soft controls; overtuigingen, ideeën en opvattingen van mensen. Het gaat om persoonlijke afwegingen van
mensen in bepaalde situaties. Zie je terug in de Belief systems. Vaker kleine bedrijven die soft controls hebben.
Om te weten welke maatregelen bedrijven moeten nemen of welke instrumenten ze moeten inzetten zijn er
Frameworks (modellen) opgesteld. Deze geven aan welke stappen moeten worden doorlopen om control
effectief te laten zijn.
COSO International Control Framework geeft de relatie weer tussen:
• De doelstellingen van een organisatie
• De controlecomponenten
• De onderdelen van de organisatie waarop het framework van toepassing is
, De gebieden waarop een onderneming in control moet zijn:
• Operations, effectief en efficiënt gebruik van middelen om het doel te bereiken
• Reporting, betrouwbare (financiële) informatieverzorging
• Compliance, naleving wet- en regelgeving
COSO model is ontwikkeld voor grote ondernemingen, onderdelen hiervan zijn:
• Entity-level, de totale onderneming
• Division, totaal van de bedrijfsonderdelen die tot een bepaalde divisie behoren
• Operating unit, een bedrijf binnen de divisie
• Function, de functie die binnen het bedrijf wordt uitgeoefend
Fabriek waar Philips scheermesjes worden gemaakt is een voorbeeld van een Philips operating unit.
De 5 belangrijkste stappen om een onderneming in control te krijgen zijn:
1. Control Environment
2. Risk Assessment
3. Control Activities
4. Information & Communication
5. Monitoring Activities
Tax Control Framework
Horizontaal toezicht: wanneer het toezicht is gebaseerd op vertrouwen, begrip en transparantie tussen
de Belastingdienst en de ondernemer of diens adviseur, waarbij afspraken tussen hen worden gemaakt over de
wijze waarop men met elkaar omgaat.
Bij een boekenonderzoek komen controleurs van de fiscus controleren of het bedrijf de belastingsregels netjes
heeft toegepast en of alles aangegeven is. Bedrijven komen hierbij vaak voor dure verassingen te staan. De
controle kijkt naar de afgelopen 5 jaar en kan hoge boetes en rente opleveren. Vandaar dat veel bedrijven
behoefte kregen aan horizontale toezicht.
Hoofdstuk 3
Twee kenmerken van informatie zijn dat het een eindproduct is en dat het (voor iemand) betekenis moet
hebben.
De eisen die aan de kwaliteit van informatie worden gesteld hebben de gebruikers van de informatie als
uitgangspunt. De informatie is bedoeld om hen te ondersteunen bij het maken van beslissingen. We
onderscheiden:
1. Kwaliteitseisen van informatie
- Begrijpelijkheid
- Relevantie (bestaat uit effectiviteit en tijdigheid)
- Betrouwbaarheid (onderverdeeld in juistheid en volledigheid)
2. Kwaliteitseisen van het productieproces van informatie (baten>kosten)
- Flexibiliteit
- Continuïteit
- Betrouwbaarheid en Controleerbaarheid
- Privacy
