Dit is een samenvatting van het boek de kern van de administratieve organisatie. De samenvatting bestaat uit hoofdstukken: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 11 en 12. In de samenvatting zijn ook plaatjes toegevoegd om alles te verduidelijken.
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet van middelen
(input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een doelstelling te bereiken. Er moeten
minimaal twee mensen zijn die op een of andere manier met elkaar samenwerken.
Mensen kunnen opzettelijk fouten maken binnen een bedrijf, dit noemen we fraude.
Een belangrijke opdracht voor het topmanagement van een organisatie is ervoor te zorgen dat
mensen n de organisatie die dingen doen die bijdragen aan et bereiken van de
organisatiedoelstellingen.
Een organisatie wil haar doelstellingen bereiken door output te leveren. Bij bedrijven is output
meestal een product of dienst. Belangrijk is dat de output goed moet worden onderscheiden van de
doelstelling.
Een organisatie heeft input nodig om haar output te kunnen produceren.
Er zijn voer soorten input:
1. Geld
Geen organisatie kan zonder geld, of op de wetenschappelijke manier zonder kapitaal. Het
geld kan uit verschillende bronnen komen, en is mede afhankelijk van het type organisatie.
Bij bedrijven wordt er een onderscheid gemaakt tussen geld van de eigenaren (eigen
vermogen) of geld van derden, zoals de bank (vreemd vermogen). In de agencytheorie
worden twee partijen onderscheiden, namelijk de eigenaar en de leiding. De eigenaar kan
benadeeld worden, omdat de leiding andere belangen heeft, maar ook doordat de leiding
over alle informatie beschikt die de eigenaar niet heeft. Hierbij heeft de eigenaar twee
problemen
1) Hidden action. Hij weet niet zeker of de leiding zijn best doet en of hij de goede dingen
doet
2) Hidden information. Hij weet niet of de leiding de waarheid vertelt als hij zich
verantwoordt.
We noemen dit ook wel informatieasymmetrie. De ene partij (in dit geval de leiding) heeft
een informatievoorsprong en weet dus hoe het echt zit.
2. Goederen
Elke organisatie heeft meer of minder goederen nodig om de output te kunnen leveren.
Bijna alle organisatie gebruiken tegenwoordig computers. Veel organisaties kunnen zonder
computers minder goed functioneren.
3. Mensen
Zonder mensen is er geen sprake van een organisatie. De factor arbeid wordt wel beschouwd
als input die nodig is voor het produceren van de output. Er zijn bedrijven met relatief weinig
medewerkers (kapitaalintensief) en er zijn bedrijven waar de factor arbeid belangrijker is
(arbeidsintensief).
4. Informatie
Mensen (of machines) in de organisatie hebben de juiste informatie nodig om hun werk te
kunnen doen.
,Een bedrijf is een specifieke vorm van een organisatie, namelijk een organisatie waar het doel het
behalen van winst is.
De stappen voor het besturen van een organisatie:
Strategie
Het schema begint met het formuleren van de strategie. Hierin komen we de missie en visie tegen.
Het bestaansrecht van de organisatie kan als startpunt voor het besturen van organisaties worden
gezien. Dit is vastgelegd in de missie. De missie is een beknopte verklaring met daarin:
De reden waarom de organisatie bestaat
Het primaire doel waarop activiteiten zijn gericht
De kernwaarden die als richtlijn functioneren voor de werkzaamheden van de werknemers
De wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
De wijze waarop de organisatie verwacht de klanten waarde te bieden
De volgende stap is het ontwikkelen van een visie voor de toekomst. Hierin moet duidelijk worden
gemaakt welke richting de organisatie op wil gaan. Daarnaast moet het iedereen binnen de
organisatie helpen om in te zien waarom en hoe zij hun bijdrage aan de organisatie moeten leveren.
De visie geeft een beeld van de doelstellingen van de organisatie op middellange tot lange termijn (3
tot 4 jaar). De visie geeft aan waar de organisatie voor wil gaan : hoe ze in de wereld gezien willen
worden.
Klanten, medewerkers en aandeelhouders krijgen door de missie en visie inzicht in wat voor
organisatie het is en wat deze wil bereiken. De missie verandert niet vaak, terwijl de visie periodiek
zal worden aangepast naar actualiteit.
Een stap verder is het formuleren van de strategie, ook wel strategische uitgangspunten genoemd.
De missie en visie geven vooral aan wat de organisatie wil bereiken, de strategische uitgangspunten
formuleren hoe dit bereikt moet worden.
,Doelen en plannen
De volgende stap is het vertalen van de strategie naar concrete doelen en plannen. De doelstellingen
zijn bij bedrijven veelal financieel. Bij andere soorten organisaties (gemeentes, ziekenhuizen) zullen
de doelstellingen op een andere manier geformuleerd zijn. Daarnaast worden concrete acties
geformuleerd die voor een bepaalde periode moeten leiden tot het realiseren van de strategie.
Hierin worden meestal twee soorten plannen onderscheiden: de meerjarenplannen en jaarplannen.
Hierbij zijn meerjaarplannen een soort verbindingsschakel tussen de strategie en het jaarplan voor
het komende jaar. Zowel de doelen als plannen moeten SMART geformuleerd zijn
Specifiek: de doelstelling moet concreet zijn.
Meetbaar: het behalen van de doelstelling moet meetbaar zijn.
Acceptabel: degene die de doelstelling moet halen, moet het ermee eens zijn.
Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn.
Tijdgebonden: het moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn.
Budget
De volgende stap is het vertalen van de plannen in geld. Hiertoe stellen bedrijven jaarlijks een budget
op. Hierin is financieel weergegeven wat het bedrijf en de afdelingen die daarbinnen functioneren
het komende jaar moeten bereiken. In dit verband wordt ook wel eens over targets gesproken. Met
de plannen en het budget zijn we beland op het zogenaamde tactische niveau. Hiermee bedoelen
we het niveau in de organisatie dat niet zelf de strategie bepaalt, maar ook niet zelf de
organisatieactiviteiten verricht. Dit is het terrein van het middle management. Het middle
management is niet alleen verantwoordelijk voor het vertalen van de strategie naar de uitvoering,
maar ook heeft het de taak om te bewaken of de doelstellingen behaald worden.
Planning & control
Met planning & control wordt het hele proces van het vooraf bepalen van de doelstellingen en hoe
deze te bereiken en vervolgens het bewaken van de realisatie van de doelstellingen. Hierbij vindt
planning vooraf (ex-ante) plaats en controle achteraf (ex-post).
Uitvoering
Bij de uitvoering hebben we te maken met de dagelijkse activiteiten en alhoewel er jaarlijks plannen
en budgetten worden opgesteld, die allemaal moeten worden gerealiseerd, lopen de dagelijkse
activiteiten gewoon door. Met de uitvoering hebben we het terrein van de planning verlaten en
komen we terecht in het domein van de control. Hiervoor is het van belang dat we gaan meten.
Meten en registreren
nadat de uitvoering is gestart, is er een grote plaats weggelegd voor het meten en registreren.
Hiermee wordt bedoelt dat er van alles moet worden vastgelegd omtrent de uitvoering. Zo worden
de input, output en welke resultaten er zijn bereikt gemeten. Met deze informatie wordt onder meer
het volgende gedaan:
Bijsturen als de uitvoering misgaat
Verantwoording afleggen aan de chef
Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt
Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt.
, Van alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten en vastgelegd om daaruit
informatie te kunnen herleiden die van belang is voor de organisatie, dit noemen we ook wel het
gegevensverwerkend proces. Een belangrijke maar ook moeilijke vraag hierbij is welke informatie
benodigd is en dus welke gegevens moeten worden vastgelegd.
In elke organisatie zijn er bepaalde factoren die zo belangrijk zijn voor het behalen van de
organisatiedoelstellingen, dat die informatie voor levensbelang is. Deze onderwerpen worden ook
wel kritische succesfactoren(KSF) genoemd. Zonder informatie over de KSF kan de organisatie niet
functioneren of bestuurd worden.
Control
Via control vindt een confrontatie plaats met de werkelijkheid met de plannen. Deze confrontatie
kan leiden tot bijsturing. Deze bijsturing kan plaatsvinden op drie niveaus:
Operationeel: de uitvoering loopt niet goed
Tactisch: het budget wordt niet gehaald of overschreden
Strategisch: de strategische doelstellingen worden niet behaald
Verantwoording
Als laatste gaan we in op verantwoording afleggen. Door de werkelijkheid met de plannen te
vergelijken is er sprake van verantwoording afleggen
De ADHD-methode is een methode waarbij eerst de Aanleiding wordt besproken, daarna de
doelstelling en vervolgend de Hoofd- en Deelvragen.
Hoofdstuk 2
Efficiënt wil zeggen dat er een goede verhouding is tussen de input en output. Iemand die efficiënt
werkt verspilt geen tijd of geld. Bij effectief gaat het vooral om het bereiken van het doel.
Betrouwbare rapportages wil zeggen dat zowel de uitgaande als inkomende informatie betrouwbaar
zijn.
Het naleven van de wet- en regelgeving wordt ook wel compliance genoemd. Het is van belang dat
bedrijven zich aan de wetten en regels houden anders kan dit ernstige gevolgen hebben. De
corporate governance code is de Nederlandse wet- en regelgeving, deze beschermt de beleggers en
belanghebbende van een bedrijf. Momenteel is er sprake van de Nederlandse corporate governance
code. Deze code geldt voor beursgenoteerden bedrijven en bestaan uit principes en best practices.
Het doel van de code is om een goed bestuur en een goed overzicht te creëren.
- Strategie gaat met name om de effectiviteit van de bedrijfsprocessen
- Operationeel betreft met name de efficiency van bedrijfsprocessen.
- Compliance gaat over het houden aan de wet- en regelgeving.
- Verslaggevingsrisico’s gaan over betrouwbare rapportages.
Control is een proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent
het bereiken van doelstelling op het gebied van:
- De effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen
- De betrouwbaarheid van financiële informatieverzorging
- De naleving van relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper michellebot1. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €8,50. Je zit daarna nergens aan vast.
