SAMENVATTING AAIS
1 UNDERSTANDING AIS & ENTERPRISE SYSTEMS
AIS betreft de volgende vragen:
- Hoe zorgen we voor goede management informatie binnen een systeem met internal
controls dat een zekere voorwaarden voldoet?
- Hoe creëren en managen we een effectieve informatie systeem dat enterprise risks
minimaliseert?
Enterprise risks = events die ervoor zorgen dat een organisatie zijn objectives niet behaald.
Enterprise systems = integratie van business processes en informatie van alle functionele area’s van
een organisatie (marketing en sales, cash ontvangsten, inkoop, HRM, etc.)
E-business = gebruik van elektronische netwerken voor business processes
Internal control = process designed to provide reasonable assurance that organizational objectives
will be achieved
Control = the means by which we make sure the intented actually happens
Information system = een systeem bestaande uit een geintegreerd set van geautomatiseerde en
manuele componenten om data te verzamelen/opslaan/managen bruikbare output informatie
AIS valt op te splitten in componenten gebaseerd op de ondersteunende operationele functies:
- Information process: deel van de algemene IS gerelateerd aan business processes
- Operation process: mensen, equipment, organisatie met doel: productie/inkoop/sales
- Management process: mensen, equipment, organisatie met doel: planning/controlling
Informatiesystemen dienen eigenlijk 2 doelen:
1) Ondersteunen van de dagelijkse operaties binnen een organisatie
2) Ondersteunen van management activiteiten decision making
,Key information qualities zijn:
- Validity: het informatie zijn over events die daadwerkelijk plaats hebben gevonden
- Accuracy: hoe precies is de informatie
- Completeness: is de informatie volledig
Volgens Herbert Simon zijn er 3 main steps binnen management decision making:
1) Intelligence: searching the environment for conditions calling for a decision ONDERZOEK
2) Design: inventing, developing and analyzing possible courses of action ONTWIKKEL
3) Choice: selecting the course of action KIES
Een decision waarbij dit rijtje netjes afgewerkt wordt noemen we een structured decision, vaak zijn
dit routine decisions. Wanneer er echter geen één fase wordt afgewerkt unstructured decision.
Horizontale informatie flow specifiek business event (shipping). De informatie gaat door
operational units zoals sales, warehouse en accounting.
Verticale informatie flow multi-level management function (tactical/operational/strategic)
Enterprise resource planning (ERP) systems = software paketten nodig to support enterprise systms.
Value chain = system of activities that transform inputs into outputs valued by the customer.
Enterprise systems facilitate value chain management ( link!).
Goal: add the greatest value at the lowest cost
Mogelijke taken van een enterprise system zijn bijvoorbeeld elektronische formulieren opzetten en
doorsturen, business regels toepassen, approval orders versturen, contact maken met vendors, etc.
Zonder integrated enterprise systems hebben organisaties grote moeite met het managen van
operations op dagelijkse basis (data vaak invoeren, verschillende versies, reconciling, time!). In het
kort ondersteunen enterprise systems de volgende organisatorische processen:
- Facilitating the functioning of the organization operations as business events occur
- Retaining records about events that have occurred
- Storing data that is useful for decision making
Data moet worden verzameld en opgeslagen volgens de 4 W’s: who, what, where en when.
Voorbeeldje bij een verkoop:
- Who customer and sales person
- What goods and quantities
- Where delivery location and warehouse that will supply the goods
- When date of sale and date of promised delivery
Voordelen enterprise system Nadelen enterprise system
Single database, integrated system Centralized control vs decentralized empowerment
Standardization of business processes Inability to support traditional processes
Productivity improvements Increased complexity
Accessibility of information across the organization Loss of flexibility
Voordelen ERP Packages Nadelen ERP Packages
Best practices Complex
Modular structure Difficult to configure
No development needed Long implentation
, 2 E-BUSINESS & DOCUMENTING INFO SYSTEMS
E-business = gebruik van elektronische netwerken voor business processes
Batch processing = het samenvoegen van verschillende business events over een bepaalde
tijdsperiode om hierna de data van deze groep als geheel in het information system te verwerken.
Periodic mode: delay between various data processing steps
Online Real-Time processing = verzamelen en recorden van business event data instantly
Electronic Document Management (EDM) =
capture, storage, management and control of
document images
Electronic Document Interchange (EDI) =
computer-to-computer exchange of business data
in structured formats that allow direct processing
of those docs by the receiving computer system
Cloud computing = gebruik maken van internet
om bepaalde services op grote school op afstand
te geven aan gebruikers (Gmail). Characteristics:
- On-demand
- Broad network access
- Resource pooling
- Rapid elasticity
- Measured service
Electronic storefronts = internet-located resources for displaying goods/services for sale (webshop)
Internet auction markets = internet-base to put products up for bid for buyers (NYSE)
Internet market exchanges = bringing together a variety of suppliers with buyers to provide internet
commerce through organized markets (Alibaba)
,Waarom documenteren we information systems?
- Understanding and improving systems
- Explain systems and train personnel
- Management and auditors use this to understand the system and evaluate the controls
Documentation schema hoe een systeem een haar processen zijn gedesigned
Process mining een techniek om uit te vinden hoe het proces in de realiteit werkt
Data flow diagram = een grafische weergave van een systeem met de componenten, de data flow
tussen deze componenten met haar bronnen, bestemmingen en opslag van data. Laat géén
management en operationele elementen zien!
Context diagram: top level DFD
Physical DFD: waar, hoe en door wie
Logical DFD: wat (welke activiteiten)
System flowchart = een grafische weergave van een business process. Het bevat informatioon
processes (input, processing, output en storage) en gerelateerde operations processes (mensen,
equipment, organisatie en activiteiten).
Het grootste verschil tussen een DFD en een system flowchart is dat de system flowchart wél
operations process en management context van het systeem betrekt, war de DFD dit niét doet.
De DFD en sytem flowchart zijn complementair
, 3 ENTERPRISE RISK MANAGEMENT & INTERNAL
CONTROL
Waarom zijn is er internal control nodig?
1. To provide reasonable assurance that the goals of each business process are achieved
2. To provide reasonable assurance that the company is in compliance with laws and
regulations
3. To mitigate the risk that the enterprise will be exposed to harm, danger or loss
Organizational Governance = een proces waarbij organisaties objectives selecteren, hier processen
voor aanleggen en vervolgens de performance hiervan monitoren.
Enterprise Risk Management = een effectief framework voor organizational governance, bestaande
uit 8 verschillende componenten:
1. Internal environment: de toon van de organisatie, integriteit, ethische normen en waarden
2. Objective setting: objectives selecteren die in lijn zijn met de missie van de organisatie
a. Strategic: high-level goals
b. Operations: effectief en efficiënt gebruik van resources
c. Reporting: betrouwbaarheid van rapportages
d. Compliance: volgen van wet- en regelgeving
3. Event identification: identificeren van zowel internal als external events
a. Risks: events die mogelijk een negatieve impact op het bedrijf hebben
b. Opportunities: events die mogelijk een positieve impact op het bedrijf hebben
4. Risk assessment: risico’s worden geanalyseerd op:
a. Likelihood
b. Impact
c. Inherent risk
d. Residual risk
5. Risk response: het management kiest de risk responses,
verschillende mogelijkheden:
a. Avoiding
b. Accepting
c. Reducing
d. Sharing
6. Control activities: beleid en procedures worden ontwikkeld
zodat de risk response op een effectieve manier uitgedragen wordt
7. Information and communication: wijs mensen op hun taken en verantwoordelijkheden
8. Monitoring
De Sarbans-Oxley Act of 2002 is tot stand gekomen vanwege een reeks schandalen
organisaties faalden erin goede governance processen te implementeren fraude. Als
resultaat hiervan verloren investeerders veel geld en is het publieke vertrouwen gekelderd.
Waar heeft deze wet voor gezorgd?:
- Een nieuwe accounting waakhond PCAOB
- Versterkte auditor onafhankelijkheidsregels
- Verplichte internal control structuur voor bedrijven
- Hogere straffen voor witteboordencriminaliteit
SOx section 404 verplicht internal control report bij het jaarverslag (COSO framework)
