Dit document is een samenvatting van de eerste en tweede paragraven van het zesde hoofdstuk uit het boek van M. Paur & A.G.J. van Boxel.
In deze paragraven wordt er verder ingegaan op de functiescheiding en automatisering, twee randvoorwaarden van de AO. Er wordt gebruik gemaakt van afbeeldingen...
H6.1: Functiescheiding
De eerste randvoorwaarde van de administratieve organisatie is de functiescheiding. Deze moet
zodanig zijn dat het mogelijk is een goede AO vorm te geven.
De opzet bij functiescheiding is dat er twee of meer medewerkers met tegengestelde belangen
betrokken zijn bij dezelfde gebeurtenis. Hierdoor komen er twee (of meer) gescheiden registraties
tot stand in de administratie.
De beide registraties kunnen met elkaar worden vergeleken (dit wordt aansluiten genoemd).
Functiescheiding is uiteraard alleen maar effectief als de registraties om de zoveel tijd met elkaar
worden vergeleken.
We hebben wel een probleem als bijvoorbeeld de inkoper en de magazijnmeester besluiten om
gezamenlijk te frauderen. De nepinkoop van de inkoper wordt dan gevolgd door een nepontvangst
door de magazijnmeester. Wanneer medewerkers elkaar op die manier telkens dekken (dit wordt
ook wel samenspannen genoemd), wordt het moeilijk om het bedrog te achterhalen.
Beschikken
Registeren
Bewaren
Controleren
Uitvoeren
(figuur 1: De vijf functies voor functiescheiding)
De belangrijkste functiescheiding is die tussen de beschikkende functie en de bewarende functie.
De beschikkende functie beslist over activa van de organisatie. De beschikkende functie mag wel bij
of aan de goederen of het geld in de kassa komen, maar mag er (zonder een beslissing van een
andere functionaris) niets mee doen. Als nu beide functies (beschikkend en bewarend) informatie
over bijvoorbeeld de inkoop aan de administratie doorgeven (de registrerende functie), dan kan deze
controleren of het klopt.
In figuur 1 zie je dat de registrerende en controlerende functie eigenlijk niet gescheden zijn, want
eigenlijk is het één functie. Als een transactie door de administratie wordt geregistreerd, wordt zij
tegelijkertijd ook gecontroleerd. We spreken dan ook van de registrerende/controlerende functie
van de administratie. Tot slot zien we in het schema de uitvoerende functie. Deze voert activiteiten
uit die niet tot een van de andere categorieën behoren. Overigens zitten in bijna elke
bedrijfsactiviteit wel componenten van meerdere functies.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper ponsderweije. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €2,99. Je zit daarna nergens aan vast.
