BIV-Business Information Systems
COLLEGE 1
Doel van het vak Business Information Systems (BIS) is om je op wetenschappelijk niveau kennis en vaardigheden bij te
brengen op het gebied van de inrichting en werking van de informatievoorziening in organisaties. Het uitgangspunt is de
rol van informatiesystemen en daaruit voorkomend de informatievoorziening die nodig is voor de uitvoering en besturing
van de processen in organisaties.
Hierbij zijn twee invalshoeken relevant:
1. Betrouwbare informatievoorziening ten behoeve van besturing, besluitvorming en verantwoording op strategisch
en tactisch niveau in een organisatie;
2. Ondersteuning, beheersing en bijsturing van operationele processen binnen een organisatie.
MOTIVATIE
(Informatie)technologie verbetert/verandert de informatievoorziening ten behoeve van de besluitvorming in organisaties.
Alle besluitvormers profiteren van een Accounting Information System (AIS) ondersteund door technologie. Verkeerd
gebruik van technologie kan impact hebben op de betrouwbaarheid van de informatievoorziening.
IT is niet langer ondersteunend in bedrijfsprocessen maar in veel gevallen ook de drijfveer voor de business en daarmee
van strategisch belang voor de continuïteit van een organisatie. Het internet en afgeleide ontwikkelingen vereisen een
ander soort controlemaatregelen. Enterprise systemen bevatten nagenoeg alle informatie over business events in
organisaties. De onderliggende technologie is een belangrijk onderdeel van het werk de accountant. Accountants met
technologie-skills gebruiken deze technologie om effectiever en efficiënter te werken;
WHAT IS AN ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM?
AIS is een system dat gegevens verzamelt, registreert, opslaat en de data verwerkt tot informatie voor besluitvormers.
An AIS consist of 1) People using the system, 2) Procedures and Instructions (for collecting, processing, and storing data),
3) Data, 4) Software, 5) Information Technology (IT) Infrastructure (Hardware), 6) Internal Control and Security (safeguard
the system and its data) >> Hardware.
>> AIS gaat over alle informatiesystemen in de breedte. De 6 rode dikgedrukte componenten van AIS dien je uit je hoofd
te kennen.
WHAT IS AN INFORMATION SYSTEM?
Een informatiesysteem is een geheel van onderling verbonden componenten die
informatie verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden om de besluitvorming,
coördinatie en controle te ondersteunen.
Het verschil tussen informatie en data is dat data stromen van ruwe
feiten zijn en dat informatie gegevens/data zijn die in een zinvolle vorm
zijn gegoten.
>> Informatie voegt wat toe aan je kennisbeeld, op basis daarvan kan je beslissingen maken.
Drie activiteiten van informatiesystemen produceren informatie die organisaties
nodig hebben:
1. Input - vangt ruwe gegevens op uit de organisatie of de externe omgeving,
2. Processing - Zet ruwe gegevens om in een zinvolle vorm,
3. Output - draagt verwerkte informatie over aan mensen of activiteiten die
het gebruiken.
Informatiesystemen hebben ook feedback nodig, welke output is dat wordt
teruggegeven aan de gepaste leden van de organisatie om hen te helpen evalueren
of om correcties aan te brengen in de input fase.
Characteristics of useful information: Access restricted, Accurate, Available, Reputable, Complete, Concise, Consistent,
Current, Objective, Relevant, Timely, Useable, Understandable, Verifiable (See p.30 Table 1-1: Accounting Information
Systems). >> Juist, volledig en tijdig.
,BUSINESS PROCESSES
Bedrijfsorganisaties gebruiken bedrijfsprocessen om dingen gedaan te krijgen. Een bedrijfsproces is een reeks
samenhangende, gecoördineerde en gestructureerde activiteiten en taken die door mensen, machines of beide worden
uitgevoerd om een specifiek doel van de organisatie te bereiken. Belangrijke beslissingen en benodigde informatie komen
vaak voort uit deze bedrijfsprocessen.
Bedrijfsproces
Stromen van materiaal, informatie, kennis
Reeksen activiteiten, stappen
Kunnen gebonden zijn aan een functioneel gebied of multifunctioneel zijn.
Bedrijven kunnen worden gezien als een verzameling van bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen kunnen in dat geval een
activa of passiva zijn.
BUSINESS CYCLES
Revenue cycle - omvat activiteiten waarbij goederen of diensten worden verkocht en betalingen voor die
verkopen worden geïnd;
Expenditure cycle - omvat activiteiten van het kopen en betalen voor goederen of diensten die door de
organisatie worden gebruikt;
Production cycle - omvat activiteiten waarbij grondstoffen en arbeid worden omgezet in eindproducten;
Human resources/payroll cycle - omvat het aannemen en betalen van werknemers;
Financial cycle - omvat activiteiten om de nodige middelen te verkrijgen om de organisatie te runnen, crediteuren
terug te betalen en winst uit te keren aan investeerders.
SYSTEMS FOR DIFFERENT MANAGEMENT GROUPS
Transaction processing systems (TPS’s) dient voor operationele managers en personeel, voert de dagelijkse
routinetransacties uit die nodig zijn voor de bedrijfsvoering en legt deze vast, stelt managers in staat de status van de
activiteiten en de relaties met de externe omgeving te controleren en dient voor vooraf bepaalde, gestructureerde
doelstellingen en besluitvorming.
- Voorbeelden: invoer van verkooporders, salarisadministratie, verzending (transport)
>> Ondersteund transacties.
Systems for Business Intelligence (BI systems) zijn gegevens en software-instrumenten voor het organiseren en
analyseren van gegevens en worden gebruikt om managers en gebruikers te helpen betere beslissingen te nemen.
>> Genereren de beslissingsinformatie voor het management (Management Information System (MIS)).
Deze twee systemen kennen een bepaalde relatie. Een TPS verzameld en
vat transactiedata samen en levert deze aan een MIS aan het einde van een
bepaalde periode. Managers hebben op deze manier toegang tot de
organisatorische data dankzij het MIS, welke de rapportages aan hen levert
met daarin de gegevens van het TPS.
ENTERPRISE APPLICATIONS
Enterprise applications zijn systemen bedoeld om de onderneming te verbinden. Ze hebben betrekking op functionele
gebieden van de organisatie en voeren bedrijfsprocessen uit over het hele bedrijf. Ze omvatten daarnaast alle
managementniveaus.
We onderscheiden 4 belangrijke applications (kennen voor TENTAMEN):
- Enterprise systems (ERP); manier om verschillende systemen van bedrijven bij elkaar te brengen, waardoor je via
een geïntegreerd systeem kan werken vanuit een centrale database op organisatie breed niveau >> Efficiënt en
minder fouten.
o ERP-systemen worden gebruikt om bedrijfsprocessen te integreren in één enkel softwaresysteem.
Informatie die voorheen versnipperd was over veel verschillende systemen wordt opgeslagen in een
enkele uitgebreide gegevensopslagplaats waar zij kan worden gebruikt door veel verschillende
onderdelen van het bedrijf.
- Supply chain management systems (SCM); beheerd de gehele keten van leverancier tot en met de klant.
Toegevoegde waarde is het beheersen van de goederenstroom en kwaliteit. Efficiënte verdelingen van de
voorraden. Een dermate systeem brengt hogere kosten met zich mee (werkt kostenverhogen en past daarom ook
vaak niet bij operational excellence, dit verschilt wel heel erg per bedrijf en kan verschillend worden
beargumenteerd).
, o SCM-systemen helpen de relaties met de leveranciers van een klant te beheren. Zij helpen informatie te
delen zodat goederen en diensten efficiënt kunnen worden geleverd. Het doel is de juiste hoeveelheid
producten in zo kort mogelijke tijd en tegen zo laag mogelijke kosten van de bron naar de plaats van
verbruik te brengen. Deze systemen automatiseren de informatiestroom over organisatiegrenzen heen.
- Customer relationship management systems (CRM); database van het gehele process van interactie met de
klant. Alle klantcontacten worden hierin vastgelegd, aan de hand hiervan kan je beslissingen nemen met
betrekking tot de klant. Hieraan zit regelgeving verbonden met de privacy van de klant, eindverantwoordelijke
hierbij zijn de bedrijven.
o Een CRM-systeem helpt de relatie tussen de organisatie en haar klanten te beheren. CRM-systemen
leveren informatie om alle bedrijfsprocessen die met klanten te maken hebben te coördineren. Deze
informatie helpt het bedrijf de meest winstgevende klanten te identificeren, aan te trekken en te
behouden, een betere service te verlenen aan bestaande klanten en de verkoop te verhogen.
- Knowledge management systems (KMS); continu word je geconfronteerd met een KMS (denk bijvoorbeeld aan
Canvas). Binnen een KMS, deel je kennis om participanten van informatie te voorzien (via dwars verbanden
(Docenten – Student) >> leidt tot betere besluitvorming (efficiëntie).
o KMS-systemen stellen organisaties in staat de processen voor het vastleggen en toepassen van kennis en
expertise beter te beheren. Deze systemen verzamelen alle relevante kennis en ervaring in het bedrijf en
maken die beschikbaar waar en wanneer die nodig is om bedrijfsprocessen en managementbeslissingen
te verbeteren. Zij verbinden het bedrijf ook met externe kennisbronnen.
HOW DOES AN AIS ADD VALUE TO AN ORGANIZATION?
1. Verbetering van de kwaliteit en verlaging van de kosten van producten of diensten
2. Verbetering van de efficiëntie (ERP)
3. Het delen van kennis (KMS)
4. Verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van haar supply chain
5. Verbetering van de interne controlestructuur
6. Verbetering van de besluitvorming (KMS)
STRATEGIC BUSINESS OBJECTIVES OF INFORMATION SYSTEMS
Groeiende onderlinge afhankelijkheid tussen:
Vermogen om gebruik te maken van informatietechnologie en
Het vermogen om bedrijfsstrategieën te implementeren en bedrijfsdoelstellingen te bereiken
Bedrijven investeren zwaar in informatiesystemen om zes strategische bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken:
1. Operational excellence
2. New products, services, and business models
3. Customer and supplier intimacy
4. Improved decision making
5. Competitive advantage
6. Survival
Informatietechnologie en organisaties beïnvloeden elkaar >> Collegetoepassing naar 3 strategieën:
1. Product leadership (beste kwaliteit, veel marketing en hard roepen dat je beschikt over het beste product)
SCM-systeem (leverbetrouwbaarheid) & KMS (kennis delen voor optimalisatie van het product),
2. Customer intimacy (klantbenadering/garanderen van beste product n.a.v. de wensen van de
klant/maatwerk/service) CRM-systeem (gedrag van klanten analyseren en hierop inspelen),
3. Operational excellence (efficiënte werkwijze waardoor de kosten worden gedrukt, goedkoper) ERP systeem
(schaalvoordelen, efficiency, lage kosten). Hierbij kan de vraag spelen welke systemen voor deze strategieën van
belang zijn.
WHAT’S NEW IN MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS
Er bestaan vijf belangrijke verandering die van belangrijke invloed zijn:
, - IT innovations; een voortdurende stroom van informatietechnologische innovaties verandert de traditionele
zakenwereld. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken:
o Cloud computing, big data, Internet of Things
o De groei van ‘Mobile Digital Platform’ gebaseerd op smartphones en tablets
o Business Analystics, AI, and machine learning
o Gebruik van sociale netwerken door managers om bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
- New business model
o Online streaming muziek en films
o On-demand e-commerce services management
- E-commerce expansion; betrekking op de online verkoop van goederen.
o Onlinediensten benaderen nu qua inkomsten de online detailhandel
o Online mobiele reclame nu groter dan desktop
- Management changes
o Managers gebruiken sociale netwerken, samenwerkingstools
o Business Intelligence (BI) toepassing versnellen
o Virtuele vergadering neemt toe
- Firms and organizations change
o Meer nadruk op samenwerking, minder nadruk op hiërarchie en structuur
o Meer nadruk op competenties en vaardigheden dan op positie in de hiërarchie
o Snellere/nauwkeurigere besluitvorming op basis van gegevens en analyse
o Meer bereidheid tot interactie met consumenten (sociale media)
o Beter begrip van het belang van IT.
THE EMERGING DIGITAL FIRM
Alle zojuist beschreven veranderingen hebben, samen met de organisatorische herinrichting, de voorwaarden geschapen
voor een volledig digitale onderneming. Een digitale onderneming is een onderneming:
- Waarin bijna alle belangrijke zakelijke relaties van de organisatie met klanten, leveranciers en werknemers zo
digitaal mogelijk worden gemaakt en bemiddeld.
- Kernprocessen worden uitgevoerd via digitale netwerken die de hele organisatie bestrijken of meerdere
organisaties met elkaar verbinden.
- Essentiële bedrijfsactiva worden digitaal beheerd
Digitale bedrijven bieden meer flexibiliteit in organisatie en beheer (time shifting, space shifting).
TENTAMENVRAGEN
1) Analyseren missie tot en met SWOT, 2) Huidige situatie en 3) Gewenste situatie.
