Aantekeningen MICE – Meetings, Incentive, Conferences
& Events
Effectief deelnemen aan beurzen
Hoofdstuk 1 Beurzen: Communicatie met effect
SITE: Society of Incentive Travel Executives
Soorten beurzen:
o Publieksbeurs: Te bereiken voor iedereen (huishoudbeurs)
o Vakbeurs: Beurzen voor speciale vakken (horecava)
+ Mensen hebben kennis van het vak
+ Initiatief bij doelgroep
+ Persoonlijk contact
- Kostbare zaak
- Beperkte doelgroep
- Veel concurrentie om je heen
o Gemengde beurs
o Congresbeurs
Hoofdstuk 2 Kies een marketingaanpak
Tijd- en budgetbeperkingen zorgen hoge mate van doelgerichtheid, maar er is te veel
belangstelling voor uitvoering.
Kies een goed beursmerk en denk om het budget.
Het is belangrijk om eigen marketingexpertise in te schakelen, maar je moet ook
vooral naar verkopers luisteren.
Maak een SWOT-analyse van de beurs om de B&T voor- en nadelen te ontdekken
o Strength (de doelgroep komt zelf naar het bedrijf toe)
o Weakness (kostbare zaak)
o Opportunity (veel nieuwe technologieën)
o Threats (veel concurrentie)
Hoofdstuk 3 Nog meer marketing
Beursdoelstellingen:
o Klant georiënteerd
Werven van nieuwe klanten
Onderhouden van contacten
Bieden van gastvrijheid
Leren kennen van verwachtingen
o Product georiënteerd
Presentaties van noviteiten, upgrades en nieuwe toepassingen
Vergaren van informatie over professionele gebruikers
Rechtstreekse verkoop
Vergroten van marktaandeel
Vinden van nieuwe afzetkanalen
o Prijs georiënteerd
Testen van de prijsstelling/prijspolicy
, Informatiewerving met oog op nieuwe contacten
o Communicatie
Bevorderen naamsbekendheid
Bijdragen aan image building
Leggen, intensiveren van mediacontacten
Werking van communicatie uitingen testen
Aanmoedigen tot aanschaf van product of dienst
Omgevingsfactoren van B&T: Prijs/prestatieverhouding, kosten van alternatief
vergelijken, bepaal merkwaarde van beurs, bestudeer beursprospectus, spoor
evaluaties en referenties op, let op standligging, type beschikbare stands.
Hoofdstuk 4 Bewaak de planning
Beursplan: De plattegrond van de beurshal. Je hebt verschillende soorten stands en
elk heeft zijn voordelen. Dit staat erin:
o Naam, datum en locatie
o SWOT factoren voor de beurs
o Overwegingen met betrekking tot de omgeving (parkeerplekken, ov, etc.)
o Concrete doelstellingen (wat wil je bereiken)
o Gereserveerde oppervlakte, type stand en ligging
o Aanduiding van tentoon te stellen producten
o Beursthema (huishoudbeurs ziet er anders uit dan horecava)
o Hoofdlijnen promotionele inbedding
o Benodigde mankracht
o Beschikbaar budget
o Hoofdlijnen tijdsplanning (geen eten brengen als beurs pas over drie dagen is)
o Samenstelling en werkwijze projectteams
o Afspraken over resultaatmeting en evaluaties
Twee fasen in de planning:
o Fundamentele planning: Besluitvorming staat centraal. Gekoppeld aan
budgetvoorbereiding.
o Uitvoeringsplanning: Het traject vanaf de eerste inputmeeting tot de laatste
eindrapportage. Drie onderdelen in de uitvoeringsplanning
(presentatieaanmaak, op- en afbouw, draaiboek).
Exhibitors kit: Alles wat standhouders nodig hebben voor de beurs (algemene
planning, beursregelement, plattegronden, reserveringsformulieren, overzicht
exposerende bedrijven, publiciteitsprogramma door beursorganisator, uur van
ruimtes, reis- en verblijffaciliteiten)
Beursregelement onderwerpen: te huren oppervlakte, beursformule, op- en
afbouwperiodes, bouwtechnische voorschriften (brandveiligheid),
goedkeuringsprocedures, beperkende bepalingen, mogelijkheden/verplichtingen.
