1. Samenstellen van offerte
Deel A Risico’s en beheersmaatregelen
Risico’s Beheersmaatregelen
Verkopen op rekening aan niet- • Kredietbeoordeling niet door verkoopafdeling
kredietwaardige klanten, gevolg maar door administratie te laten verrichten. (Hier
oninbare vorderingen is geen afdeling kredietbeoordeling aanwezig)
• (Adequate registratie van kredietpositie klanten)
(Vraag 3 samenstellen offerte is de betreffende
afnemer kredietwaardig)
Verkoopbelofte terwijl voorraad niet • Adequate voorraadregistratie
toereikend is. • Functiescheiding door de verkoopfunctie met de
bewarende functie van het magazijn
• Adequate registratie van de productieplanning
(Vraag 1 kunnen de producten tijdig worden geleverd)
Hanteren van onjuiste • Hanteren van vaste prijslijsten met vaste
verkoopprijzen, verlies aan omzet- kortingspercentages
en winstmarge
(Vraag 2 tegen welke prijzen en overige
leveringsvoorwaarden kan worden geoffreerd)
Het verlenen van te hoge kortingen • Directierichtlijnen ten aanzien van het verlenen
door de verkopers, verlies aan van kortingen (kortingstabellen)
omzet- en winstmarge • Periodieke controle door Hoofd Administratie op
de kortingen
Deel B Uitwerking deelproces
• Een offerteaanvraag van een dealer wordt door verkoper geregistreerd in het
offertebestand, automatisch worden de offertes doorlopend genummerd.
• Een medewerker administratie controleert kredietwaardigheid aan de hand
van de bestanden klant (kredietlimiet) en debiteuren. (Openstaand saldo)
• De verkoopmedewerker controleert aan de hand van het voorraadbestand de
leverbaarheid, bij een voorverkoop van een nieuw model wordt het
bedrijfsbureau gevraagd om de leverbaarheid te beoordelen. Een medewerker
bedrijfsbureau raadpleegt de productieplanning voor de leverbaarheid.
• Op basis van de prijslijsten en de directierichtlijnen ten aanzien van de
kortingen en de brutowinstmarge wordt een prijs in de offerte opgenomen door
de verkoopmedewerker.
• Hoofd verkopen controleert de offerte op basis van de richtlijnen van de
directie.
,• Een verkoopmedewerker reserveert de voorlopige reservering van de
verkopen in het voorraadbestand.
• Offerte wordt naar klant gestuurd en status in het offertebestand wordt
gewijzigd in verstuurd.
, 2. Orderontvangst en –acceptatie
Deel A Risico’s en beheersmaatregelen
Risico’s Beheersmaatregelen
Verkopen op rekening aan niet- • (Kredietbeoordeling niet door verkoopafdeling
kredietwaardige klanten, gevolg maar door administratie te laten verrichten. (Hier
oninbare vorderingen is geen afdeling kredietbeoordeling aanwezig)
• Adequate registratie van kredietpositie klanten)
(Vraag 3 samenstellen offerte is de betreffende
afnemer kredietwaardig)
Verkoopbelofte terwijl voorraad niet • (Adequate voorraadregistratie
toereikend is. • Functiescheiding door de verkoopfunctie met de
bewarende functie van het magazijn
• Adequate registratie van de productieplanning)
(Vraag 1 kunnen de producten tijdig worden geleverd)
Hanteren van onjuiste • (Hanteren van vaste prijslijsten met vaste
verkoopprijzen, verlies aan omzet- kortingspercentages)
en winstmarge • Steekproefsgewijze detailcontroles door de
financiële administratie op de verkoopprijzen
• Cijferbeoordeling op de verkoopprijzen door de
verkopers
(Vraag 2 tegen welke prijzen en overige
leveringsvoorwaarden kan worden geoffreerd)
Het verlenen van te hoge kortingen • (Directierichtlijnen ten aanzien van het verlenen
door de verkopers, verlies aan van kortingen (kortingstabellen))
omzet- en winstmarge • Steekproefsgewijze detailcontroles door de
financiële administratie op de verleende kortingen
• Cijferbeoordeling op de verleende kortingen door
verkopers
Later of eerder verantwoorden van • Functiescheiding door de verkoopfunctie en de
verkopen vanwege bonusregeling, registrerende functie van de financiële
onjuiste presentatie van de omzet, administratie
te hoge kosten van de bonusregeling • Detailcontrole door het hoofd administratie op de
afgrenzing van de verkopen aan de hand van de
verkoopdocumentatie
Een uitleg:
Veel van de risico’s zijn gelijk aan de offerteprocedure, echter wordt de offerte
omgezet in een daadwerkelijke verplichting. De beheersmaatregelen met
name ten aanzien van controles door het hoofd administratie zijn hier heel
, belangrijk. De detailcontroles kunnen alleen plaatsvinden op daadwerkelijk
doorgezette orders. Wanneer de offerteprocedure is uitgeschreven volstaat
vaststellen dat de offerte nog geldig is voor de beheersing van de drie vragen.
Deel B Uitwerking deelproces
• De verkoopmedewerker ontvangt de order van de klant en controleert of de
offerte nog geldig is en of de gegevens in de order in overeenstemming zijn
met de offerte.
• Hij registreert de order in het orderbestand, die automatisch doorlopend
genummerd wordt.
• Het hoofd verkopen controleert de order en maakt deze definitief.
• Geautomatiseerd wordt de order doorgezet naar facturering en worden de
voorlopige reservering van de voorraad definitief gemaakt.
• Het hoofd administratie voert periodiek de volgende controles uit:
o Steekproefsgewijze detailcontroles door de financiële administratie op
de verkoopprijzen
o Cijferbeoordeling op de verkoopprijzen door de verkopers
o Steekproefsgewijze detailcontroles door de financiële administratie op
de verleende kortingen
o Cijferbeoordeling op de verleende kortingen door verkopers
o Detailcontrole door het hoofd administratie op de afgrenzing van de
verkopen aan de hand van de verkoopdocumentatie
Deel A Risico’s en beheersmaatregelen
Risico’s Beheersmaatregelen
Verkopen op rekening aan niet- • Kredietbeoordeling niet door verkoopafdeling
kredietwaardige klanten, gevolg maar door administratie te laten verrichten. (Hier
oninbare vorderingen is geen afdeling kredietbeoordeling aanwezig)
• (Adequate registratie van kredietpositie klanten)
(Vraag 3 samenstellen offerte is de betreffende
afnemer kredietwaardig)
Verkoopbelofte terwijl voorraad niet • Adequate voorraadregistratie
toereikend is. • Functiescheiding door de verkoopfunctie met de
bewarende functie van het magazijn
• Adequate registratie van de productieplanning
(Vraag 1 kunnen de producten tijdig worden geleverd)
Hanteren van onjuiste • Hanteren van vaste prijslijsten met vaste
verkoopprijzen, verlies aan omzet- kortingspercentages
en winstmarge
(Vraag 2 tegen welke prijzen en overige
leveringsvoorwaarden kan worden geoffreerd)
Het verlenen van te hoge kortingen • Directierichtlijnen ten aanzien van het verlenen
door de verkopers, verlies aan van kortingen (kortingstabellen)
omzet- en winstmarge • Periodieke controle door Hoofd Administratie op
de kortingen
Deel B Uitwerking deelproces
• Een offerteaanvraag van een dealer wordt door verkoper geregistreerd in het
offertebestand, automatisch worden de offertes doorlopend genummerd.
• Een medewerker administratie controleert kredietwaardigheid aan de hand
van de bestanden klant (kredietlimiet) en debiteuren. (Openstaand saldo)
• De verkoopmedewerker controleert aan de hand van het voorraadbestand de
leverbaarheid, bij een voorverkoop van een nieuw model wordt het
bedrijfsbureau gevraagd om de leverbaarheid te beoordelen. Een medewerker
bedrijfsbureau raadpleegt de productieplanning voor de leverbaarheid.
• Op basis van de prijslijsten en de directierichtlijnen ten aanzien van de
kortingen en de brutowinstmarge wordt een prijs in de offerte opgenomen door
de verkoopmedewerker.
• Hoofd verkopen controleert de offerte op basis van de richtlijnen van de
directie.
,• Een verkoopmedewerker reserveert de voorlopige reservering van de
verkopen in het voorraadbestand.
• Offerte wordt naar klant gestuurd en status in het offertebestand wordt
gewijzigd in verstuurd.
, 2. Orderontvangst en –acceptatie
Deel A Risico’s en beheersmaatregelen
Risico’s Beheersmaatregelen
Verkopen op rekening aan niet- • (Kredietbeoordeling niet door verkoopafdeling
kredietwaardige klanten, gevolg maar door administratie te laten verrichten. (Hier
oninbare vorderingen is geen afdeling kredietbeoordeling aanwezig)
• Adequate registratie van kredietpositie klanten)
(Vraag 3 samenstellen offerte is de betreffende
afnemer kredietwaardig)
Verkoopbelofte terwijl voorraad niet • (Adequate voorraadregistratie
toereikend is. • Functiescheiding door de verkoopfunctie met de
bewarende functie van het magazijn
• Adequate registratie van de productieplanning)
(Vraag 1 kunnen de producten tijdig worden geleverd)
Hanteren van onjuiste • (Hanteren van vaste prijslijsten met vaste
verkoopprijzen, verlies aan omzet- kortingspercentages)
en winstmarge • Steekproefsgewijze detailcontroles door de
financiële administratie op de verkoopprijzen
• Cijferbeoordeling op de verkoopprijzen door de
verkopers
(Vraag 2 tegen welke prijzen en overige
leveringsvoorwaarden kan worden geoffreerd)
Het verlenen van te hoge kortingen • (Directierichtlijnen ten aanzien van het verlenen
door de verkopers, verlies aan van kortingen (kortingstabellen))
omzet- en winstmarge • Steekproefsgewijze detailcontroles door de
financiële administratie op de verleende kortingen
• Cijferbeoordeling op de verleende kortingen door
verkopers
Later of eerder verantwoorden van • Functiescheiding door de verkoopfunctie en de
verkopen vanwege bonusregeling, registrerende functie van de financiële
onjuiste presentatie van de omzet, administratie
te hoge kosten van de bonusregeling • Detailcontrole door het hoofd administratie op de
afgrenzing van de verkopen aan de hand van de
verkoopdocumentatie
Een uitleg:
Veel van de risico’s zijn gelijk aan de offerteprocedure, echter wordt de offerte
omgezet in een daadwerkelijke verplichting. De beheersmaatregelen met
name ten aanzien van controles door het hoofd administratie zijn hier heel
, belangrijk. De detailcontroles kunnen alleen plaatsvinden op daadwerkelijk
doorgezette orders. Wanneer de offerteprocedure is uitgeschreven volstaat
vaststellen dat de offerte nog geldig is voor de beheersing van de drie vragen.
Deel B Uitwerking deelproces
• De verkoopmedewerker ontvangt de order van de klant en controleert of de
offerte nog geldig is en of de gegevens in de order in overeenstemming zijn
met de offerte.
• Hij registreert de order in het orderbestand, die automatisch doorlopend
genummerd wordt.
• Het hoofd verkopen controleert de order en maakt deze definitief.
• Geautomatiseerd wordt de order doorgezet naar facturering en worden de
voorlopige reservering van de voorraad definitief gemaakt.
• Het hoofd administratie voert periodiek de volgende controles uit:
o Steekproefsgewijze detailcontroles door de financiële administratie op
de verkoopprijzen
o Cijferbeoordeling op de verkoopprijzen door de verkopers
o Steekproefsgewijze detailcontroles door de financiële administratie op
de verleende kortingen
o Cijferbeoordeling op de verleende kortingen door verkopers
o Detailcontrole door het hoofd administratie op de afgrenzing van de
verkopen aan de hand van de verkoopdocumentatie
