lOMoARcPSD|2668334
, lOMoARcPSD|2668334
Voorwoord
Deze opdracht is ter afsluiting van de module Masterclass Portfolio management welke een onderdeel
is van de Masteropleiding Project management. Voor deze eindopdracht heb ik gekeken in welke mate
X bezig is met portfoliomanagement en op welke manier ze dit hebben vormgegeven binnen het
bedrijf.
Dit verslag zou hier niet hebben gelegen zonder de hulp van een aantal mensen. Ik wil graag x
management bedanken voor het beantwoorden van mijn vragen over de inrichting van
Portfoliomanagement en de bijdrage die ze hebben geleverd aan deze eindopdracht. Verder bedank ik
mijn partner x voor zijn lieve aanmoedigingen en begrip.
Ik wens u veel plezier met het lezen van mijn
verslag.
,lOMoARcPSD|2668334
1
, lOMoARcPSD|2668334
Samenvatting
Portfolio management is “a dynamic process wherein the collection of projects, programs, and
operations is constantly revised to achieve strategic objectives. In this process, new projects and
activities are evaluated, selected and prioritised; existing projects and activities may be accelerated,
killed or reprioritised, and resources are allocated and reallocated among the work in the portfolio”.
Portfolio management is een selectieproces waarbij projecten en activiteiten geselecteerd worden die
het beste aansluiten bij de strategische prioriteiten en doelstellingen van de organisatie. Het
besluitvormingsproces van het portfolio is dynamisch en wordt gekenmerkt door onzekerheid.
Een volwassenheidsmodel is een verzameling kenmerken, eigenschappen, indicatoren of patronen die
de voortgang en prestaties in een bepaald domein of een specifieke discipline weergeven.
Volwassenheidsmodellen zijn een waardevolle tool om organisaties in staat te stellen een
startpunt/baseline te bepalen voor het benchmarken van het huidige kwaliteitsniveau. Ze zijn bedoeld
om inzicht te krijgen in hoe en waar verbetering mogelijk is en bieden goed gestructureerde en
uitgewerkte richtlijnen tot stapsgewijze verbetering. Wel moet er rekening gehouden worden met het
feit dat een model niet klakkeloos gevolgd moet worden, maar dat er gekeken moet worden naar wat
de situatie vraagt. Kijkend naar het volwassenheidsniveau van X word er relatief goed gescoord op de
gebieden Portfolio Governance en Opportunity Assesment. Op het gebied van Portfolio Resource
management is nog voldoende ruimte voor verbetering.
X heeft het laagste portfolio management volwassenheidsniveau op het gebied Portfolio Resource
Management. Een goed begin om het volwassenheidsniveau van dit gebied te verbeteren is om een
algemene resource pool op te zetten. Hierdoor krijgen projectmanagers een beter zicht op de
beschikbaarheid van teamleden waardoor ze efficiënter toegewezen kunnen worden en het draagt
bij aan verbeterde selectie en prioritering van projecten. Echter, zijn er bij het overschakelen van het
ene project naar het andere "tijdkosten" in termen van productiviteit, efficiëntie en concentratie. Ook
is er een aanzienlijk risico is dat de beste resources altijd aan een project toegewezen zijn.
Risicomanagement is een belangrijk onderdeel van portfoliomanagement. Organisaties voeren vaak
meerdere projecten tegelijkertijd uit, waardoor er naast de de risico's van afzonderlijke projecten ook
nieuwe risico’s ontstaan door afhankelijkheden tussen projecten. Een portfolio-brede benadering voor
risico management ondersteunt de afstemming en herverdeling van middelen tussen de projecten en
houdt rekening met extra portfolio risico's. Naast de positieve effecten van portfolio risico
management moet er ook rekening mee worden gehouden dat portfolio risico management tijdrovend
is en kosten met zich meebrengt. Daarom is het de moeite waard om te onderzoeken of de voordelen
de kosten en tijd rechtvaardigen.
Een gecentraliseerde PMO model heeft een toezichthoudende rol. Het belangrijkste voordeel van een
gecentraliseerd PMO is een methode te creëren welke uniform en dupliceerbaar is. Nadeel van een
gecentraliseerd PMO is onder andere de kans op bureaucratische processen en besluitvorming. Naast
de gecentraliseerde PMO heb je ook een gedecentraliseerde PMO welke een ondersteunende rol heeft.
Project managers zijn onderdeel van een functioneel team en de PMO biedt tools, sjablonen en training
aan die de project managers nodig hebben om hun werk te doen. Het grootste voordeel is dat bij een
gedecentraliseerde PMO er gebruik gemaakt word van de interne vakmensen die het best
gekwalificeerd zijn om het project vanuit een technisch aspect uit te voeren. Het nadeel van deze PMO
structuur is dat project managers een verschillende aanpak en methode kunnen hanteren wat leidt tot
gebrek aan consistentie. X word geadviseerd om een centraal ondersteunende structuur te kiezen,
omdat dit het meeste overeen komt met de structuur en cultuur van X waarbij de focus ligt op
processen en hierarchie.
Er zijn acht gebieden waarin een IT-systeem ondersteuning zou kunnen geven voor de uitvoering van
portfoliomanagement: Strategic Planning, Investment Analysis, Capacity Planning, Demand
Management, Resource Management, Project Management, Financial Management, en Change
Management. X scoort op deze gebieden gemiddeld. De systemen die X voornamelijk gebruikt voor
data verzameling en analyses is Accountview (financieel systeem), Remedy (ticket systeem), Service
Now (IT Service management systeem), Salesforce (Sales/CRM systeem) en MS Project (project
management systeem). X zou kunnen verbeteren door meer systemen te integreren, zodat gegevens
niet uit meerdere systemen gehaald moeten worden.
Onderzoek toont aan dat visuele hulpmiddelen voordelen kunnen bieden en de besluitvorming van
portfolio managers kunnen verbeteren. Datavisualisatie is een krachtig communicatiemiddel om data
sneller te delen, te interpreteren en te analyseren. Visuele hulpmiddelen helpen niet alleen met het
sneller absorberen van informatie, maar onderzoekers geloven ook dat de visuele cortex beslissingen
kan nemen. PPM processen zijn ontworpen om te assisteren bij besluitvorming door een holistisch
beeld te geven van het projectportfolio, ervoor te zorgen dat gegevens beschikbaar zijn en
, lOMoARcPSD|2668334
representatiemethoden en hulpmiddelen te bieden om analyse van project gegevens te
vergemakkelijken.
Visuele hulpmiddelen kunnen de kwaliteit van de besluitvorming in het kader van PPM positief
beïnvloeden, mits gebruik gemaakt word van goede data visualisatie. Er bestaat het risico dat
onjuiste conclusies worden getrokken door verkeerde visualisaties.
2
, lOMoARcPSD|2668334
Inhoudsopgave
1. Uitwerking open vragen Pg. 4
1.1 Vraag 1 Pg. 4
1.2 Vraag 2 Pg. 4
1.3 Vraag 3 Pg. 7
1.4 Vraag 4 Pg. 8
1.5 Vraag 5 Pg. 9
1.6 Vraag 6 Pg.10
1.7 Vraag 7 Pg.12
2. Reflectie Pg.13
3. Literatuurlijst Pg.14
4. Bijlagen Pg.17
4.1Bijlage 1 – Definities Portfolio management Pg.17
3
