Samenvatting Rapportage
Hoofdstuk 1
Er zijn verschillende soorten rapporten, er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen
interne rapporten, dit is voor intern gebruik binnen de organisatie; en externe rapporten
die bestemd zijn voor collega-hulpverleners en zorgverleners buiten de eigen instelling.
Cliënten moeten zoveel mogelijk betrokken worden bij het hulpverleningsproces; het
streven is om hen vooral te helpen zoeken naar hun eigen probleemoplossend vermogen,
hun eigen draagkracht en dat van hun sociale netwerk. De sociaal werker zal steeds vaker
rapporteren in samenspraak met de cliënt. Niet alleen de inhoud en de structuur moeten
stevig in elkaar zitten, je moet ook schrijven in een taal en stijl die leesbaar en begrijpelijk
zijn voor de cliënt. Het schrijven van je rapport is een manier van kijken naar de werkwijze,
van reflecteren en evalueren.
Bij interne rapportages, zoals bijvoorbeeld intakeverslag, dagrapportage,
voortgangsrapporten en zorgplannen, zullen telkens de sub thema’s aan orde komen die
voor de desbetreffende cliënt relevant zijn. Elke vorm van rapportage heeft een concrete
bedoeling, een duidelijke boodschap en een specifieke lezer.
Wanneer rapporten alleen gebruikt worden binnen de instelling waar je werkt, spreek je van
interne rapportage.
Voorbeelden van interne rapporten:
1. Dossiervorming:
Het dossier is voornamelijk bedoeld voor intern gebruik en blijft meestal in handen
van de hulpverlener die met de cliënt werkt. Het dossier kan door derden worden
gelezen en de cliënt heeft inzagerecht. Wanneer je moet rapporteren aan collega’s
binnen of buiten de instelling kun je in het dossier raadplegen. Het dossier bestaat
uit:
- intakeverslag (met feitelijke gegevens over cliënt);
- gespreksverslagen;
- voortgangsrapporten;
- correspondentie met en over de cliënt;
- bewijsstukken die betrekking hebben op de cliënt;
- rapportages van binnen en buiten de instelling over de cliënt.
2. Intakeverslag:
Een van de eerste stukken die in het dossier terechtkomt. Dit verslag maakt de
hulpverlener naar aanleiding van de intake. De intake bestaat uit een of meerder
gesprekken. Het intakeverslag vormt de basis voor de verder hulp. Het gaat niet
alleen om jouw analyses, maar vooral om welke verdere stappen moeten worden
genomen ten behoeve van de cliënt.
Het bevat feitelijke gegevens over de cliënt, onder meer:
- naam intaker;
- datum intake;
, - personalia van de cliënt: naam, geboortedatum, woonplaats etc.;
- aanleiding tot hulpvraag;
- korte schets van de problematiek;
- de hulpvraag zoals de cliënt die geformuleerd heeft;
- de hulpvraag zoals de hulp- of dienstverlener deze heeft geanalyseerd;
- het advies van de intaker aan het team of de collega die de cliënt overneemt.
3. Gespreksverslag:
Het intakeverslag leidt tot een hulpverleningsplan. Daarna heeft de hulpverlener een
aantal gesprekken met de cliënt. Van die gesprekken maakt de hulpverlener een
verslag. Daarin staat kort wat er is besproken en welke afspraken zijn gemaakt. In
een gespreksverslag komt aan bod over wie het gaat, dus de naam van de cliënt en
die van de hulpverlener. Verder wordt de datum, tijd en de duur van het gesprek
genoteerd. Alles wat je bespreekt zet je in het verslag, zowel wat er gebeurd is tussen
het gesprek en het vorige gesprek en de afspraken die je met de cliënt hebt gemaakt.
Ook verwerk je jouw eigen gedachten/analyses/conclusies.
4. Het voortgangsrapportage:
In een voortgangsrapport beschrijft de hulpverlener hoe de hulpverlening in grote
lijnen verloopt, bijvoorbeeld aan het eind van een kortdurende hulpverlening. Bij
langer durende hulp heeft het voortgangsrapport het karakter van een tussentijdse
voortgang. In dit rapport maak je duidelijk hoelang de periode is waar het rapport
over gaat, wat de oorspronkelijke hulpvraag was en wat de eventuele
hulpverleningsdoelen zijn. Andere punten die in het rapport verwerkt worden zijn:
- de vorderingen die de cliënt inmiddels zelf heeft gemaakt;
- de vorderingen die met betrekking tot de cliënt zijn gemaakt;
- het verloop van het hulpverleningsproces;
- evaluatie;
- verwachtingen;
- hoe de hulpverlener verder wil gaan met de cliënt.
5. Het overdrachtsrapport/ het dagrapport:
De dingen die op een dag gebeurd zijn, bijzonderheden en belangrijke mededelingen
worden in een dagrapportage vastgelegd. Op deze manier wordt de continuïteit in de
zorg voor de cliënt en patiënt gewaarborgd. In een dagrapportage kun je het beste de
volgende onderdelen aan orde laten komen:
+ kaderinformatie: datum, tijd, naam cliënt, naam begeleider, hulpverleningsdoelen
voor cliënt.
+ antwoord op de vragen:
- hoe was het met de cliënt vandaag?
- waar zag je dat aan?
- wat heb jij gedaan/besproken?
- hoe heeft de cliënt gereageerd?
Wanneer je een cliënt overdraagt aan een collega binnen of buiten de instelling,
schrijft je een overdrachtsrapport. Hierin geef je zo helder mogelijk weer om welke
reden en met welk doel de overdracht plaatsvindt. Een overdrachtsrapport vormt
, voor degene die de cliënt overneemt de basis voor verdere hulpverlening. Wanneer
er intern overdracht plaatsvindt zal de collega naast het overdrachtsrapport ook het
dossier van de cliënt in zijn beheer krijgen.
6. Het zorg-/cliëntontwikkelingsplan
In een zorg- of cliëntontwikkelingsplan leg je de doelen vast waar je in een
afgebakende periode met de cliënt aan gaat werken. Je beschrijft hierin meestal wat
de doelen/wensen van de cliënt zijn, welke doelen je als hulpverlener stelt en welke
aanpak is afgesproken om aan deze doelen te werken.
+ kaderinformatie: datum, tijd, naam cliënt, naam begeleider; hulpvraag van de cliënt
en indien van toepassing: doelen die eerder geformuleerd zijn.
+ antwoord op de vragen:
- in hoeverre is aan de doelen gewerkt?
- met welk resultaat?
- moeten de doelen aangepast worden?
- zo ja, moeten ze aangepast worden en waarom zo?
Externe rapportage is nodig wanneer je een cliënt doorverwijst naar een andere instelling of
discipline, of wanneer je een advies moet uitbrengen over hulpverlening aan juridische
beslissingen over de cliënt.
Voorbeelden van externe rapporten:
1. Verwijs-of overdrachtsrapportage:
Wanneer er externe overdracht plaatsvindt, blijft het dossier van de cliënt binnen de
instelling waar je werkt. Daarom moet een extern overdrachtsrapportage
uitgebreider zijn. Het moet al die informatie bevatten die de collega nodig heeft om
de hulpverlening zo goed mogelijk voort te zetten. De inhoud van dit rapport bestaat
uit:
- naam en overige personalia van de cliënt;
- naam en functie van de schrijver van het rapport;
- datum waarop het rapport is geschreven;
- feiten over de hulpvraag;
- situatie en voorgeschiedenis van cliënt;
- conclusies, aanleiding en redenen voor overdracht;
- verzoek/advies aan degene die de cliënt overneemt
- verwachtingen verdere hulpverlening.
2. Adviesrapport:
Een adviesrapport kan uitgebreid of juist kort en bondig zijn. Het adviesrapport is
gericht aan de lezer die met dit rapport een verantwoorde beslissing moet nemen
over de cliënt. Simpel gesteld is de vraag van de lezer: wat moet ik vanuit mijn
taakstelling en mijn vakgebied weten, vinden of doen met deze cliënt. Dat is precies
de vraag die de schrijver van een adviesrapport moet beantwoorden. De inhoud
bestaat uit:
- datum waarop het rapport geschreven is;
- feiten over hulpvraag;
- jouw analyses en bevindingen;
