Bedrijfsadministratie
Hoofdstuk 1 de boekhouding als informatieproces
Boekhouding: (informatieproces)
- Verzamelen van gegevens
- Vastleggen van gegevens
- Verwerken van gegevens
- Verstrekken van informatie, voor het kunnen afleggen van verantwoording, besturen
van onderneming en controleren van de verantwoording die moet worden afgelegd.
De uitkomsten in dit informatieproces is voor de onderneming van groot belang, want deze
informatie is de basis voor
- Het voorbereiden en het nemen van beslissingen
- Het beheersen van de uitvoering van activiteiten
- Het afleggen van verantwoording
Boekhouding: gedeelte van de administratie waarin gegevens over financiële feiten worden
vastgelegd, die leiden tot veranderingen in de bezittingen, de schulden en het eigen
vermogen.
Onderneming: een bedrijfshuishouding die gericht is op het maken van winst.
Een bedrijfshuishouding verzorgt een bepaald gedeelte van de totale maatschappelijke
productie, het is een economisch zelfstandige duurzame organisatie van arbeid en kapitaal,
die zich richt op het leveren van goederen en/of het verlenen van diensten.
Informatie: Gegevens waarmee we de kennis van een bepaald persoon vergroten.
Informatieanalyse: het onderzoek naar de informatiebehoeften van de diverse
medewerkers in een onderneming.
Functionaris: iemand met een hoge functie in het bedrijf (het management).
Fiscus: belastingdienst
Wanneer informatiebehoeften van het management zijn vertaald in een systeem waarbij
allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in voor de
bedrijfsleiding bruikbare informatie, spreken we van Management Informatie Systeem(MIS)
Administratie: financiële gegevens verwerken om financiële overzichten te maken.
(overzichten als de balans en resultatenrekening)
- Financiële gegevens: gegevens die te maken hebben met geld, vastlegging vindt plaats in
de financiële administratie.
- overige gegevens die niet met geld te maken hebben zoals alle persoonlijke gegevens van
werknemers.
Offerte: prijsopgave, wordt niet opgenomen in de boekhouding, want het verandert niets
aan de bezittingen, schulden of het eigen vermogen.
Veranderingen in de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van een onderneming zijn
meestal het gevolg van de goederen en geldstromen die door de onderneming lopen.
Een handelsonderneming koopt goederen in met de bedoeling deze goederen in
onveranderde vorm met winst te verkopen.
Waardenkringloop: weergave van de relaties tussen geld- en goederenstromen binnen een
onderneming.
Omvormingsproces: grondstoffen omzetten in eindproducten. (transformatieproces)
,Geïntegreerd informatiesysteem: informatiesysteem dat alle aspecten van een transactie in
verschillende deelsystemen tegelijkertijd registreert.
Externe integratie: integratie van het interne informatiesysteem met een of meer externe
informatiesystemen. Er is een verbinding gelegd tussen het financiële informatiesysteem van
een onderneming met dat van een derde (een bank). Bijvoorbeeld internetbankieren,
uitwisseling van onderneming en haar accountant en gegevens van onderneming aan
belastingdienst.
Een combinatie van interne en externe integratie vinden we in nog grotere mate bij
toepassing van ERP (Enterprise Resource Planning)-systemen. Twee manieren van
gegevensinvoer:
- De gegevens worden ingevoerd op de plaats waar ze ontstaan en worden vervolgens
doorgesluisd naar de boekhouding.
- De gegevens worden ingevoerd via de boekhouding en worden daarbij voorzien van
relevante gegevens ten aanzien van afdelingen, producten en waarop ze betrekking
hebben.
Hoofdstuk 2 de inventaris, de balans en de winst- en verliesrekening
Balans: een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen op een
bepaald moment.
Eenmanszaak: de onderneming is eigendom van één persoon en er is geen scheiding tussen
het vermogen van de zaak en het privévermogen.
Hypothecaire lening: lening met een onroerende zaak als onderpand.
Assets: bezittingen
Liabilities: schulden
Afnemers: klanten
Debiteuren: afnemers/klanten van wie een onderneming nog geld te vorderen heeft.
Crediteuren: leveranciers aan wie een onderneming nog geld schuldig is.
Hypotheekgever: geldnemer (eigenaar van pand)
Hypotheeknemer: geldgever (bank)
Inventaris: lijst van alle bezittingen en schulden op een bepaalde datum met vermelding van
de hoeveelheden en de waarden. (niet de balanspost inventaris: laptops, bureau’s, tafels,
stoelen etc.)
Inventarissen: de werkzaamheden die nodig zijn voor het samenstellen van de inventaris.
Verkorte inventaris: specificaties van bezittingen (activa) en schulden (passiva)
samenvoegen tot een collectieve rekening.
Scontro vorm: balans naast elkaar. Links debetkant (bezittingen), rechts
creditkant(schulden).
Pagina vorm: balans onder elkaar.
Liquiditeit: de tijd die nodig is om een bepaalde bezitting door het verkopen van producten
om te zetten in geld.
Liquide middelen: cash geld.
De bezittingen op de debetkant van de balans noteren we in toenemende
liquiditeitsvolgorde, van minst liquide naar meest liquide.
,De volgorde waarin we de schulden credit op de balans vermelden, is afhankelijk van het
tijdstip waarop ze moeten worden betaald. Eerst eigen vermogen, dan schulden die pas na
langer dan een jaar betaald moeten worden en dan schulden die binnen een jaar betaald
moeten worden.
Financiële feiten: gebeurtenissen waardoor veranderingen ontstaan in de posten op de
balans en/of de winst- en verliesrekening (het in- en verkopen van artikelen, het betalen aan
een crediteur en ontvangen van een debiteur.)
Boekingsstukken: (boekingsdocument) document dat een financieel feit weergeeft
(inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften)
‘’op rekening’’: de koper hoeft de gekochte goederen pas over enige tijd te betalen.
Kwitantie: boekingsstuk van een betaling per kas.
De brutowinst op de verkochte goederen maakt het eigen vermogen groter, kosten maken
het eigen vermogen kleiner.
Bezittingen – schulden = eigen vermogen (equity)
Opbrengst – inkoopprijs = brutowinst
2 methoden om de nettowinst te bepalen.
o EV einde boekjaar - EV begin boekjaar (vermogensvergelijking).
o Omzet/brutowinst van deze periode – bedrijfskosten van deze periode
(resultatenrekening).
- De nettowinst is een periodewinst.
Winst- en verliesrekening: (resultatenrekening/exploitatierekening) een overzicht dat de
oorzaken aangeeft waardoor het eigen vermogen in een bepaalde periode als gevolg van
bedrijfsactiviteiten is toegenomen respectievelijk afgenomen en heeft betrekking op een
bepaalde periode.
- Meestal opgesteld in de verticale vorm
Brutowinst als transactiewinst: opbrengst verkopen van een bepaalde transactie verminderd
met de inkoopprijs verkopen van die transactie.
Brutowinst als periodewinst: opbrengst verkopen in een bepaalde periode verminderd met
de inkoopprijs verkopen in die periode.
De winst- en verliesrekening/resultatenrekening in scontrovorm:
- kosten links, opbrengsten rechts
- op de debetkant de inkoopprijs van de verkopen en de bedragen van de diverse
bedrijfskosten
- op de creditkant de opbrengst van de verkopen, omzet
- de nettowinst staat links/debetkant
- het nettoverlies staat rechts/creditkant
De balans is een financieel overzicht op een bepaald moment
De winst- en verliesrekening is een financieel overzicht over een bepaalde periode.
Hoofdstuk 3 het grootboek
Het grootboek is in evenwicht!
,Boekhoudkundig model: model dat de volgorde van handelingen aangeeft om met behulp
van een beginbalans + nieuwe financiële feiten te komen tot een winst- en verliesrekening
en een eindbalans. Het kent de volgende fasen:
1. Het bijhouden van de rekeningen in het grootboek
2. Het opstellen van de proef- en saldibalans
3. Het opstellen van de winst- en verliesrekening en de eindbalans
4. Het afsluiten van de grootboekrekeningen
Fase 1: Het bijhouden van de rekeningen in het grootboek
Het bijhouden van het grootboek, grootboek: de verzameling van alle grootboekrekeningen.
Grootboekrekening: een overzicht van de beginstand en de wijzigingen die zich in een
bepaalde periode voordoen in een bezitting, in een schuld of in het eigen vermogen.
In het grootboek houden we voor elke balanspost afzonderlijk een overzicht bij. Hierin
noteren we alle veranderingen die door de financiële feiten in een bepaalde periode in deze
balanspost ontstaan.
In het grootboek komen we tegen:
- Rekeningen van bezit
- Rekeningen van schuld
- De rekening van eigen vermogen
Debiteren: het maken van een boeking op de debetkant van een bepaalde
grootboekrekening.
Crediteren: het maken van een boeking op de creditkant van een bepaalde
grootboekrekening.
Het openen van grootboekrekeningen, openingsregels:
- Een rekening van bezit openen we debet met het bedrag waarvoor die bezitting op
de balans debet staat.
- Een rekening van schuld openen we credit met het bedrag waarvoor die bezitting op
de balans credit staat.
- Een rekening van eigen vermogen openen we credit met het bedrag waarvoor die
bezitting op de balans credit staat.
Boekingsregels:
- Een rekening van bezit debiteren we voor het ontstaan of het toenemen van de
bezitting en crediteren we voor het afnemen van de bezitting.
- Een rekening van schuld crediteren we voor het ontstaan of het toenemen van de
schuld en debiteren we voor het afnemen van de schuld
- De grootboekrekening Eigen vermogen crediteren we voor het ontstaan of
toenemen van het eigen vermogen en debiteren we voor het afnemen van het eigen
vermogen.
Ontstaan: het bedrag van de balans pakken en neerzetten op de grootboekrekening.
Wanneer neemt het EV af? Wanneer je bijvoorbeeld huurkosten betaald.
, Regel 1:
Rekening van bezit
Toename
Afname
Regel 2:
Rekening van schuld
Afname
Toename
Regel 3:
Rekening van eigen vermogen
Afname
Toename
Hulprekeningen van het Eigen vermogen: grootboekrekeningen die per oorzaak de mutaties
in het eigen vermogen gedurende de lopende periode weergeven.
Die helpen om het eigen vermogen te bepalen.
Regel voor EV klopt niet meer, want we gaan vanaf nu hulprekeningen van het Eigen
vermogen gebruiken: De hulprekening van het Eigen vermogen crediteren we voor het
toenemen van het eigen vermogen en debiteren we voor het afnemen van het eigen
vermogen.
Hulprekeningen van het Eigen vermogen:
- Opbrengst verkopen (toe)
- Inkoopprijs verkopen (af)
- Loonkosten (af)
- Huurkosten (af)
- Overige kosten (af)
Omdat we grootboekrekening Eigen vermogen alleen nog maar bij het openen van het
grootboek crediteren, wijzigt regel 3: een hulprekening van het eigen vermogen crediteren
we bij het toenemen van het eigen vermogen en debiteren we bij het afnemen van het eigen
vermogen.
Regel 1:
Rekening van bezit
Balans €…
Toename
Afname
, Regel 2:
Rekening van schuld
Balans €…
Afname
Toename
Eigen vermogen
Balans €…
Regel 3:
hulprekening van het eigen vermogen
Afname
Eigen vermogen
Toename
Eigen vermogen
De rekening eigen vermogen gaan we alleen nog maar openen (vanaf de balans)
Omdat de hulprekening van het eigen vermogen geen bezittingen of schulden administreren,
staan ze niet op de balans. We openen ze dus nooit vanaf de balans.
In het grootboek houden we voor elke balanspost of resultatenrekeningpost afzonderlijk een
overzicht bij.
- Balans grootboekrekening (bijv. debiteuren)
- Resultaat grootboekrekening (hulprekeningen van het eigen vermogen, bijv. omzet,
inkopen, kosten etc.)
Debiteuren:
Met “van balans” bedoelen we: wat stond er op de (oude) balans.. (links)
Met “naar balans” bedoelen we: wat wordt de nieuwe waarde op de balans.. (rechts)
Crediteuren: precies omgedraaid
‘’Naar balans’’ staat links
‘’van balans’’ staat rechts
Balans grootboekrekening
Stap 1: opening:
- Een balanspost waar debet op de balans staat wordt debet geopend in het grootboek
met als omschrijving: ‘Van balans’.
- Een balanspost waar credit op de balans staat wordt credit geopend in het grootboek
met als omschrijving: ‘Van balans’
Stap 2: bijwerken:
