1
Integrale Opdracht
HBO Associate Degree Bedrijfskunde fase 1
Vlinderdasgesprek
beschrijving van een nieuw bedrijfsproces
Cijfer: 9
(beoordeling op pagina 2)
Graag deze paper
op Stuvia
beoordelen.
Dank je!
NAAM
STUDENTNR
NCOI
HBO Associate Degree Bedrijfskunde
Integrale Opdracht fase 1
30 september 2024
, 2
Voorwoord
Ik ben NAAM. Sinds 2017 ben ik werkzaam voor het ORGANISATIE123. De afgelopen jaren heb ik
me georiënteerd op mijn plek binnen de organisatie en hoe ik me verder wil ontwikkelen. Over twee
tot vier jaar wil ik een geschikte kandidaat zijn voor de functie van programmamanager. Om dit doel te
behalen ben ik in oktober 2023 bij de NCOI gestart met de opleiding HBO Associate Degree
Bedrijfskunde.
Dit is mijn vijfde moduleopdracht voor deze opleiding, ten behoeve van de module ‘Integrale Opdracht
HBO Associate Degree Bedrijfskunde fase 1’. De uitwerking van deze opdracht heeft betrekking op en
wordt opgesteld voor mijn werkgever, het ORGANISATIE123, welke ik hartelijk wil danken voor
mogelijk maken van deze opleiding.
Naast mijn werkgever wil ik alle collega’s, vrienden en familie danken die input hebben gegeven voor
deze opdracht. In het bijzonder dank aan mijn goede vriend NAAM, voor zijn steun en vertrouwen.
Disclaimer
Er staan enkele tegenstrijdigheden in de exameninformatie: Op e-Connect wordt een hoofdtekst van
vijf tot zeven pagina’s voorgeschreven. In de opleidingsspecifieke instructie wordt melding gemaakt
van zeven tot tien pagina’s. Omdat e-Connect expliciet verwijst naar de opleidingsspecifieke instructie,
is ervoor gekozen om zeven tot tien pagina’s aan te houden.
Om de samenhang van verschillende onderwerpen en daarmee de opbouw van deze
procesbeschrijving te borgen, wijkt deze moduleopdracht deels af van de voorgeschreven volgorde.
Op drie punten is deze aangepast:
• De aanleiding, het doel en de gekozen methodieken zijn bepalend voor het proces. Omdat deze
het uitgangspunt voor de procesinrichting vormen, is ervoor gekozen deze informatie naar voren te
halen. Deze onderwerpen worden behandeld in hoofdstuk 1 ‘5W’s + 1H’.
• Omdat de taken van alle betrokkenen samenhangen met welke rol men heeft, zijn deze
onderwerpen samengevoegd in hoofdstuk 2, paragraaf 2.4 ‘Procesrollen, belangen en taken’.
• Om een compleet beeld van alle betrokkenen te geven is informatie over de procesverantwoordelijke
opgenomen in hoofdstuk 2, paragraaf 2.4 ‘Procesrollen, belangen en taken’.
Beoordeling NCOI dd 10-10-2024
Cijfer: 9 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
• Keuze onderwerp: De keuze voor het onderwerp is duidelijk beschreven. Het past goed bij de
opleidingsspecifieke eisen (stappen in het proces, eisen van de (interne) klant, input en output), ze
kunnen goed worden toegepast.
• Onderbouwing keuze: U bent hier voldoende concreet! Het is duidelijk dat de opdrachtgever is
geraadpleegd, maar geef beter aan waarom het gekozen proces belangrijk is.
• Feitelijke beschrijving met 5W’s + H: Het model is goed toegepast. De beschrijvingen bevatten
geen meningen, maar zijn gebaseerd op feiten en observaties.
• Specifieke eisen:
• De activiteiten in het proces zijn juist beschreven en staan in een logische volgorde.
• De input en output zijn concreet beschreven en het is duidelijk wie de (interne) klanten zijn.
• Ook is duidelijk wat de klanten eisen. Deze zijn goed door vertaald in SMART-geformuleerde
indicatoren.
• De documentatie is goed in beeld gebracht, de voorbeelden in de bijlagen zijn duidelijk.
• De verantwoordelijkheden zijn inzichtelijk belegd.
• Het is duidelijk hoe de taken zijn verdeeld en hoe de medewerkers worden gemotiveerd die
taken uit te voeren.
• De rapportage van de resultaten van het proces is goed beschreven.
• De KPI’s zijn goed in kaart gebracht, de M van SMART mag beter uitgedrukt worden in een
meetbaar concreet resultaat.
• en de kosten zijn in kaart gebracht.
, 3
Samenvatting
In de inleiding wordt het doel van deze moduleopdracht omschreven, evenals de organisatie en het
proces welke als onderwerp zijn gekozen: in 2024 is het Vlinderdasgesprek(VDG) als nieuw proces
opgestart binnen het ORG123.
Hoofdstuk 1 geeft een toelichting op de aanleiding, het doel en de gekozen methodieken die de basis
vormen voor het VDG-proces. Hiervoor worden de 5W’s + 1H als kapstok gebruikt. Elke paragraaf
behandeld één W of H. Samengevat: Het procesdoel is om de hoeveelheid werk efficiënter te
matchen met de beschikbare capaciteit. De PDCA-cyclus en de pull-methodiek liggen ten grondslag
aan het procesontwerp. Het VDG-proces kent een tienwekelijkse cyclus en is vast onderdeel van de
bedrijfsvoering. Het faciliteert het programmeren van bouwprojecten en heeft informatie als input en
output. Het proces vindt plaats binnen de directie VB, welke samen met de externe klanten
stakeholder is. Rollen zijn weggelegd voor de afdelingen ASM, PWA, ReaL en ReaR
Hoofdstuk 2 omschrijft diverse proceskenmerken. Paragraaf 1 benoemd zes processtappen van de
VDG-cyclus: de capaciteitsplanning (=bestelling), de concept- en de definitieve projectenlijst (=offerte
en opdrachtbevestiging), de overdracht van projectbrieven (=leveringen) en tussenstand en eindstand
(=metingen). Paragraaf 2 omschrijft de input en output: de eerdergenoemde capaciteitsplanning en
overdrachten. De thema’s klant en kwaliteit worden in paragraaf 3 behandeld: afdeling ReaR is de
interne klant en behoeft een tijdige, warme overdracht van alle afgesproken projecten, gelijkmatig
verdeeld over de periode, waarbij elk project wordt overgedragen door middel van een standaard
projectbrief, met een duidelijke scope en voldoende budget. Paragraaf 4 gaat in op de rollen, taken en
belangen van de in hoofdstuk 1 benoemde afdelingen.
Hoofdstuk 3 somt op welke documenten over het VDG-proces beschikbaar zijn. Onder andere
stroomschema’s van het concept proces, de jaarplanning en een voorbeeldagenda. Uitgezonderd de
jaarplanning zijn deze documenten tevens als bijlage toegevoegd.
Paragraaf 1 van hoofdstuk 4 omschrijft met behulp van het Triademodel hoe gelegenheid, capaciteit
en motivatie het gedrag van medewerkers in het VDG-proces beïnvloeden. Geconstateerd wordt dat
gebrek aan motivatie de resultaten negatief beïnvloed. Paragraaf 2 gebruikt de XY-theorie en
Maslows behoeftehiërarchie om een beeld te vormen, hoe het ORG123 organisatiebreed de motivatie
van medewerkers beïnvloed. Omschreven wordt hoe het VDG-proces samenhangt met de bovenste
twee niveaus van de hiërarchie: de behoefte aan waardering en erkenning, en de behoefte aan
zelfontplooiing.
Paragraaf 1 van hoofdstuk 5 benoemd hoe en welke gegevens in de huidige situatie gebruikt worden
en gaat in op het verschil tussen gegevens, informatie en kennis. In de huidige situatie worden
gegevens verzameld maar niet verwerkt, wat niet tot informatie of kennis leidt. De gewenste situatie
wordt in paragraaf 2 geschetst: een proces wat men kan besturen inclusief twee KPI’s die hieraan
kunnen bijdragen. Eén KPI gericht op kwaliteit en één KPI gericht op kwantiteit.
Hoofdstuk 6 geeft een beeld van de proceskosten en hoe deze opgebouwd zijn. Hierbij wordt
onderscheid gemaakt tussen arbeid-, materiaal- en overige kosten. Omdat er geen fysieke producten
gemaakt worden is er geen sprake van materiaalkosten. De raming is opgebouwd uit de
arbeidskosten, waarbij overhead middels de uurtarieven wordt verrekend. Daarnaast wordt toegelicht
hoe omgegaan wordt met directe en indirecte kosten en vaste en variabele kosten. Ondanks dat
arbeid meestal variabele kosten betreft, worden de uren hier gemotiveerd benaderd als vaste kosten.
In hoofdstuk 7 worden diverse bevindingen vermeld. Bij een goed procesontwerp is er optimale
alignment tussen alle kenmerken. Geconstateerd wordt dat de procesdoelen in lijn zijn met de
strategische doelen. De belangen van de directie en de onderliggende afdelingen lijnen echter niet
met elkaar uit en zijn hierdoor niet eenvoudig op elkaar af te stemmen.
, 4
Inhoudsopgave
Afkortingenlijst ......................................................................................................................................... 5
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
0.1 Doel moduleopdracht .................................................................................................................... 5
0.2 Organisatie .................................................................................................................................... 5
0.3 Onderwerp .................................................................................................................................... 5
1. 5W’s + 1H ............................................................................................................................................ 6
1.1 Wat ................................................................................................................................................ 6
1.2 Wie ................................................................................................................................................ 6
1.3 Waar .............................................................................................................................................. 6
1.4 Wanneer ........................................................................................................................................ 7
1.5 Waarom ......................................................................................................................................... 7
1.6 Hoe ................................................................................................................................................ 7
2. Proces ................................................................................................................................................. 7
2.1 Processtappen .............................................................................................................................. 7
2.2 Input en Output ............................................................................................................................. 8
2.3 Klant en Kwaliteit .......................................................................................................................... 8
2.4 Procesrollen, belangen en taken .................................................................................................. 8
Procesverantwoordelijke ............................................................................................................... 9
3. Documenten ........................................................................................................................................ 9
4. Motivatie ............................................................................................................................................ 10
4.1 Analyse van motivatie ................................................................................................................. 10
4.2 Beïnvloeden van motivatie .......................................................................................................... 10
Uitgangspunten ........................................................................................................................... 10
Maatregelen ................................................................................................................................ 10
5. Resultaten ......................................................................................................................................... 11
5.1 Huidige situatie: gegevens .......................................................................................................... 11
5.2 Gewenste situatie: informatie en kennis ..................................................................................... 12
KPI 1 kwaliteit ............................................................................................................................. 12
KPI 2 kwantiteit ........................................................................................................................... 12
6. Kosten ............................................................................................................................................... 13
7. Bevindingen ...................................................................................................................................... 14
7.1 Overeenkomstige doelen ............................................................................................................ 14
7.2 Tegenstrijdige belangen .............................................................................................................. 14
7.3 Overige constateringen ............................................................................................................... 14
Procesontwerp ............................................................................................................................ 14
Documentatie en Implementatie ................................................................................................. 14
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 15
Bijlage I - Ambities en doelstellingen ORG123 ..................................................................................... 16
Bijlage II - Swimlane vlinderdasgesprekscyclus ................................................................................... 17
Bijlage III - organogram ORG123 ......................................................................................................... 18
Versimpelde weergave ...................................................................................................................... 18
Originele weergave ........................................................................................................................... 18
Bijlage IV - stroomschema’s concept VDG-proces ............................................................................... 19
Vlinderdas uitgebreid ........................................................................................................................ 19
Vlinderdas schematisch .................................................................................................................... 19
Bijlage V - concept agenda Vlinderdasgesprek .................................................................................... 20
Bijlage VI - Procesbeschrijving Programma Planbaar onderhoud Defensie (NIET IN STUVIA) .......... 21
Bijlage VII - Procesdomeinmodel .......................................................................................................... 21
