VERHUIZING MET AANDACHT VOOR DE MEDEWERKERS
Onderzoek volgens de Appreciative Inquiry methode
Foto: XXX
Naam: Esther
Studentnummer:
Datum: 21 juli 2020
Opleidingsinstituut: Schoevers
Opleiding: HBO Associate degree Officemanagement
Module: Afstudeeropdracht
Naam van de docent:
VERTROUWELIJK
,Voorwoord
Mijn naam is Esther en ik ben 48 jaar oud. 28 jaar geleden kwam ik als 19-jarige in dienst bij XXX. De
afgelopen jaren heb ik diverse functies bekleed, onder andere als administratief medewerkster en
secretaresse. Op dit moment ben ik werkzaam als customer support specialist op de afdeling verkoop
van middenspanningsinstallaties en -onderdelen.
Voor u ligt mijn eindopdracht als onderdeel van de opleiding HBO Associate Degree Officemanagement.
In april 2018 ben ik gestart met deze opleiding. De reden dat ik gekozen heb voor deze opleiding is dat ik
graag een opleiding op HBO niveau wilde volgen en omdat de modules van de opleiding
‘officemanagement’ mij erg aanspraken.
My name is Esther and I am 48 years old. 28 years ago I started working for XXX at the age of 19. In
recent years I have held various positions, such as administrative assistant and the position of secretary.
At the moment I work as a customer support specialist on the sales department of the medium voltage
switchgears and parts.
Hereby I want to present my final assignment as part of the HBO Associate Degree Office Management.
In April 2018 I started this education because I wanted to attend a course at HBO level and the modules
of the education ‘Office Management’ suited me well.
De volgende modules heb ik reeds gevolgd en afgerond: zakelijk Nederlands, bedrijfscommunicatie,
business English, management en organisatie, organisatiegedrag, vaardigheden managementsupport,
eventmanagement, next support management, projectmanagement, marketingcommunicatie en
klantgerichte communicatie en presentatie.
Als afstudeeropdracht lever ik een verslag in dat uitgewerkt is aan de hand van het waarderende
onderzoek (Appreciative Inquiry). In de uitwerking van dit verslag leg ik een duidelijk verband tussen de
theorie uit de modules en de praktijk. Voor deze opdracht heb ik het geleerde van enkele modules in
praktijk kunnen brengen zoals zakelijk Nederlands, voor het goed en helder formuleren van zinnen, en
vaardigheden managementsupport voor het effectief overbrengen van informatie.
In de module ‘Klantgerichte communicatie en presentatie’ heb ik reeds kennis gemaakt met de
‘Appreciative Inquiry’ methode, omdat het waarderend onderzoek ook onderdeel was van deze module.
Het thema in dit verslag is een verhuizing bij XXX binnen Rotterdam. Dit onderwerp spreekt mij aan
omdat ik in 2018 bij een reorganisatie één van de medewerkers was die mee moest verhuizen naar een
andere werklocatie in Rotterdam. Ik zag dit echter niet zitten, ondanks dat de nieuwe locatie voor mij
dichterbij was. Ik heb toen intern gesolliciteerd bij een andere divisie, zodat ik niet mee hoefde te
verhuizen. Ik was van mening dat ik mijn oude locatie fijner zou vinden dan mijn nieuwe locatie.
Met dit verslag hoop ik deze eindopdracht succesvol af te ronden en tevens het management van XXX
het belang in de laten zien van en/of kennis te laten maken met ‘waarderend onderzoeken’.
Graag wil ik mijn collega’s bedanken die een bijdrage hebben geleverd aan dit verslag. Door de
hoeveelheid gevoerde gesprekken zal ik de namen niet noemen. Twee collega’s wil ik echter wel
benoemen, Kees die voor mij een grote steun was tijdens de brainstormsessie en Bert die in 2018 met
zijn afdeling naar de locatie in de Waalhaven verhuisde en in zijn rol als manager intensief betrokken was
bij deze verhuizing.
Mijn woord van dank gaat ook uit naar mijn docent, Jan voor zijn input tijdens de les.
Rotterdam, 21 juli 2020
Esther
2
,Samenvatting
De afronding van het tweede jaar van de opleiding Associate Degree Office management bestaat uit het
inleveren van een eindopdracht. Deze opdracht bestaat uit het uitvoeren van een onderzoek. Dit
onderzoek wordt uitgevoerd aan de hand van Appreciative Inquiry (AI). Het is een proces waarbij er
samen met anderen met een positieve blik naar een onderwerp wordt gekeken. AI bestaat uit vijf fases
zijnde: define, discovery, dream, design en destiny. Voor deze opdracht is het onderwerp ‘een verhuizing
bij XXX’ gekozen, omdat een verhuizing een verandering is met grote impact voor de medewerkers.
De huidige situatie is dat vanuit het hoofdkantoor besloten is dat er 16 personen moeten verhuizen van
de locatie aan de George Hintzenweg naar de locatie aan de Albert Plesmanweg te Rotterdam. Na de
aankondiging van de verhuizing ervaart het management weerstand bij de te verhuizen medewerkers.
Het vraagstuk is: ‘Hoe kunnen de medewerkers betrokken en gemotiveerd gehouden worden?’
Aan de hand van de 7W-methode is de feitelijke informatie verzameld. Het management van XXX heeft
besloten om de afdeling ‘Operations’ te verhuizen naar de locatie Waalhaven waar ze samengevoegd
wordt met de reeds aanwezige serviceafdeling. Reden hiervoor is het optimaal benutten van de
beschikbare kantoorruimte, kostenbesparing en het realiseren van een betere samenwerking tussen de
afdelingen. Om de diagnose te stellen is gebruik gemaakt van kwalitatief onderzoek door middel van
gesprekken met enkele stakeholders. De inventarisatie van de succesvolle voorbeelden van een
verhuizing bij XXX zijn vastgelegd door middel van storytelling. Twee stakeholders vertellen in een
verhaal hun persoonlijke ervaring. Door de verhalen werd duidelijk dat het organiseren van verhuizingen
en het aanstellen van een verhuiscoördinator aanwezige sterkten zijn. Het aanbieden van een fietsplan
en de aanschaf van nieuw meubilair worden gezien als waardevolle aspecten. En dat de flexibele
houding van medewerkers met een langer dienstverband een aanwezige vaardigheid is.
De meningen van enkele stakeholders zijn verzameld door middel van semigestructureerde interviews.
Hieruit komt naar voren dat het doel van de verhuizing voor iedereen duidelijk was en dat het reizen
tijdens werktijd ter compensatie voor de extra reistijd door een ieder werd gewaardeerd.
Het fysiek dichterbij de operationele afdelingen zitten en de daardoor kortere communicatielijnen wordt
door de stakeholders als efficiënter ervaren.
De stakeholders vonden dat ze wel voldoende werden geïnformeerd over de verhuizing, maar niet
werden betrokken bij beslissingen omtrent het verhuisproces. De ligging van de locatie, de beperkte
bereikbaarheid met het OV en het ontbreken van enkele voorzieningen op de locatie worden door de
stakeholders als negatief omschreven.
Het Positieve Kernthema van XXX is als volgt omschreven:
Een verhuizing naar een fantastische locatie met perfecte werkplekken met betrokken,
gepassioneerde en positief gestemde medewerkers, die na de verhuizing met elkaar een
enthousiast team vormen.
De droomsituatie is in overleg met de stakeholders in beeld gebracht door middel van een mindmap.
De GAP-analyse is gebruikt om de huidige en gewenste situatie te tonen.
Aan de hand van de interviews kan vastgesteld worden dat er weerstand is bij de medewerkers om te
verhuizen. Voorzieningen, tegemoetkomingen, motivatie, betrokkenheid en samenwerking zijn
beïnvloedbare aspecten die kunnen worden ingezet om tot de gewenste situatie te komen.
Vanuit de diagnose kunnen onderstaande oplossingsrichtingen verder onderzocht worden:
1. Interne communicatie
2. Inzetten informele leiders voor het creëren van draagvlak
3. Toepassen van Het Nieuwe Werken
4. Motivatie door compensatie
Het uitvoeren van dit onderzoek werd bemoeilijkt door de uitbraak van COVID-19. Hierdoor hebben de
gesprekken voornamelijk online plaatsgevonden. De volgende keer zou ik graag de dialoog aan willen
gaan met meerdere personen tegelijk. Hoe meer personen erbij betrokken zijn, hoe beter, omdat er zo
meer draagvlak voor de verandering gecreëerd kan worden. Indien er op een positieve opbouwende
wijze gekeken wordt naar de mensen, de organisatie en situaties worden mensen betrokken en
enthousiast om de gewenste verandering te realiseren.
3
, INHOUDSOPGAVE
Voorwoord ..................................................................................................................................................... 2
Samenvatting ................................................................................................................................................ 3
Inleiding ......................................................................................................................................................... 5
1. Beschrijving van de huidige situatie .......................................................................................................... 6
2. Feitelijke informatie over de verhuizing met de 7 W’s als leidraad ........................................................... 6
2.1 Wie zijn de stakeholders? ................................................................................................................... 6
2.2 Wat is er gaande? ............................................................................................................................... 6
2.3 Waar komt de vraag vandaan? ........................................................................................................... 7
2.4 Wanneer speelt het zich af? ................................................................................................................ 7
2.5 Waarom vragen omtrent verhuizing. ................................................................................................... 7
2.6 Welke stappen worden ondernomen om een diagnose te stellen? .................................................... 7
2.7 Welke middelen hebben betrekking op dit onderwerp? ...................................................................... 8
3. Inventarisatie succesvolle voorbeelden uit de organisatie........................................................................ 8
4. Verzamelde meningen van stakeholders .................................................................................................. 9
5. Omschrijving van het kernthema ............................................................................................................ 10
5.1 Wie zijn de stakeholders? ................................................................................................................. 10
5.2 Wat dient er te gebeuren? ................................................................................................................. 10
5.3 Waar speelt het zich af? .................................................................................................................... 10
5.4 Wanneer speelt het zich af? .............................................................................................................. 11
5.5 Waarom is dit nog steeds een kernthema? ....................................................................................... 11
5.6 Welke vragen roept het op? .............................................................................................................. 11
5.7 Welke middelen zijn nodig? ............................................................................................................... 11
6. Soll-situatie verbeelden ........................................................................................................................... 12
7. Diagnose en beïnvloedbare aspecten .................................................................................................... 12
8. Diagnosticeren en oplossingsrichtingen definiëren ................................................................................ 13
9. Evaluatie.................................................................................................................................................. 14
Literatuurlijst ................................................................................................................................................ 15
Bijlage I Verslag brainstormsessie ............................................................................................................ 16
Bijlage II Storytelling .................................................................................................................................. 17
Bijlage III Vragen semigestructureerd interview........................................................................................ 19
Bijlage IV Extra vragen semigestructureerd interview OR en Management ............................................. 20
Bijlage V Samenvatting interview .............................................................................................................. 21
4
