INTERNE CONTROLE – Jaar 2
Interne controle - BIV in Praktijk
Hoofdstuk 1: Inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging
1.1 Het begrip bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatieverzorging: Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van
het nemen van beslissingen, het dagelijks functioneren, het beheersen van de organisatie en het
afleggen van verantwoording.
Met de informatie kan men:
- Beslissingen nemen
Regelmatig terugkerende beslissingen, bijv. wat was omzet afgelopen maand, beslissing: moeten
we verkoopprijs aanpassen? Of beslissing om bedrijf te laten krimpen of uitbreiden.\
- Doen functioneren
Gaat hier om operationele informatie, dit is nodig om op de werkvloer de bedrijfsprocessen vlot te
laten verlopen. Bijv. het banksaldo wanneer er betalingen worden verricht, wat is de voorraad
i.v.m. inkopen en verkopen.
- Beheersen
Informatie met betrekking tot de werkelijke uitvoering van een proces in relatie tot geplande
uitvoering om op basis van eventueel geconstateerde afwijkingen tot bijsturen van dit proces te
besluiten. Bijv. werkelijke omzet in relatie tot begroting, dus werkelijk t.o.v. begroot.
- Verantwoording afleggen
Medewerkers leggen gegevens vast om daarmee hun chef informatie te geven over hun
functioneren. Afdelingshoofden voor directie – directie voor aandeelhouders, overheden,
toezichthouders etc. Risico voor betrouwbaarheid van deze informatie is dat de opsteller van een
verantwoording er een belang bij heeft om zijn functioneren beter voor te stellen dan dit in
werkelijkheid is geweest. Directies proberen d.m.v. interne controlemaatregelen de
betrouwbaarheid van de interne verantwoordingen te bevorderen. Aandeelhouders, overheden
en toezichthouders vragen regelmatig om een externe controle zoals accountantscontrole.
De informatie zal om deze functies te kunnen vervullen moeten voldoen aan kwaliteitseisen:
- Relevantie – gaat om de bruikbaarheid van de informatie voor een gebruiker. Relevante
informatie voor de directie van een organisatie kun je bepalen met behulp van het tolmodel.
o Tijdigheid
o Nauwkeurigheid
o Begrijpelijkheid
- Betrouwbaarheid – gaat om de vraag of de informatie overeenkomt met de werkelijkheid.
Betrouwbaarheid kan gewaarborgd worden door het interne betrouwbaarheidssysteem.
o Volledigheid
o Juistheid
o Accuraatheid
1
, INTERNE CONTROLE – Jaar 2
1.2 Het BIV-systeem
BIV-systeem bestaat uit informatietechnologie, zoals hardware, programma’s en bestanden. Maar
ook uit andere onderdelen. Het BIV-systeem.
Organisatie:
- Missie, strategie & managementstijl
Informatie:
- Processen en typen organisatie
- Beslissen
- Intern betrouwbaarheidssysteem
- Doen functioneren
- Intern beheersingssysteem
- Beheersen
- Afleggen van verantwoording
ICT:
Apparatuur en infrastructuur
Gegevens Bestanden & Formulieren Programma’s
Organisatie:
Organisaties verschillen sterk van elkaar, hebben invloed op de informatiebehoeften van het
management en de ICT die nodig is om in deze informatiebehoeften te voorzien.
Informatiebehoeften kunnen anders zijn door andere strategieën te volgen en het management op
een andere manier leiding geeft.
Interne betrouwbaarheidssysteem moet er voor zorgen dat de aan het management verstrekte
informatie betrouwbaar is, dit verschilt per proces en type organisatie. Onderdeel van dit systeem is
de controleomgeving waar de waarden en normen van de leiding deel van uit maken.
ICT:
Om in de informatiebehoeften te kunnen voldoen maken organisaties tegenwoordig gebruik van
informatie- en communicatietechnologie. Medewerkers leggen gegevens vast in bestanden en deze
ingevoerde gegevens kunnen door middel van programma’s tot informatie worden
verwerkt. Gekozen apparatuur etc verschilt per organisatie.
1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie
Voor het beheersen van een proces of een organisatie is betrouwbare en relevante
informatie van grote waarde, hierbij gebruik je Deming Cycle. PDCA – model
Plan: Startpunt, het maken van een plan met behulp van interne en externe
informatie. Bijv. verkoopplannen, productieplannen, voorcalculaties etc. Dit leidt tot opdrachten aan
uitvoerende medewerkers.
Do: Uitvoerende medewerkers hebben op basis van plannen van leidinggevenden opdrachten tot
uitvoering gekregen. Zij leggen gegevens vast waarmee informatie kan worden geproduceerd voor de
leidinggevende die opdracht gaf.
Check: Leidinggevende ontvant een overzicht van werkelijke uitvoering, daarmee stelt hij vast in
hoeverre de werkelijke uitvoering overeen komt met het plan.
Act: Confrontatie tussen planning en uitvoering leidt vaak tot bijstelling van de activiteiten voor
volgende periode.
Wanneer er voor een van de fasen geen informatie beschikbaar is of informatie is onbetrouwbaar
ken geen effectieve beheersing plaatsvinden.
2
, INTERNE CONTROLE – Jaar 2
Hoofdstuk 3: Betrouwbaarheid en interne controle
3.1 Interne controle en het instrumentarium van interne controlemaatregelen.
Interne controle: Controle door of namens de leiding en toezichthoudende organen op de
oordeelsvorming en activiteiten van anderen.
Vooral gericht op betrouwbaarheid, door middel van preventieve en repressieve maatregelen. De
directie of het management kan zelf besluiten om interne controlevoorschriften niet na te leven of
anderen opdracht te geven dit te doen.
Controleren: Toetsen van de werkelijkheid aan de norm.
Interne beheersing: Gaat verder dan betrouwbaarheid en omvat alle activiteiten die nodig zijn om de
gestelde doelen te bereiken.
Beperkingen interne controle:
- Maken van fouten of vergissingen door medewerkers
- Samenspanning, waarbij een medewerker in gezamenlijk overleg met een andere medewerker of
een derde besluit om waarden aan de organisatie te onttrekken.
- Afweging die gemaakt moet worden tussen kosten en baten van interne controle. Niet voor elk
voorkomend risico zal een interne controlemaatregel genomen kunnen worden.
Maatregelen interne controle:
- Preventief: de opzet van de organisatie om de organisatie beter te laten lopen. Begrotingen
worden opgesteld, functie- en taakomschrijvingen wordt geprobeerd om een optimale taakverdeling
te realiseren die past bij de activiteiten en competenties medewerkers.
Begrotingen, normen en tarieven – Functiescheiding – Beveiliging van waarden –
Preventieve IT-controls – Het inrichten van een administratie.
- Repressief: vooral gericht op controle, werking en naleving van de preventieve maatregelen
worden gecontroleerd.
Cijferbeoordeling
Verbandscontroles (waardekringloop)
Detailcontroles (controle facturen)
Waarneming ter plaatse (inventarisatie)
Repressieve IT-controls
Preventieve maatregelen van interne controle
Begrotingen, normen en tarieven
Verkoopbegroting, inkoopbegroting en begrote brutomarges worden vastgesteld, deze moeten
worden goedgekeurd door de directie (= autoriseren). Wanneer de begroting op zorgvuldige wijze tot
stand is gekomen, kun je de begroting ook gebruiken om de betrouwbaarheid van informatie over de
werkelijkheid te beoordelen, dit noem je cijferbeoordeling. Je let op:
- De betrouwbaarheid van de bij het opstellen van de begroting gebruikte basisgegevens.
- De aannemelijkheid van de bij het opstellen van de begroting gebruikte veronderstellingen.
- Rekenkundige juistheid
- Functiescheiding bij het tot stand komen van begrotingen.
3
