Moduleopdracht
Kernprocessen van functioneel beheer
Voorletters en naam: XXXXX
Studentnummer: 4910197
Datum: 20-08-2023
Opleider: NCOI-opleidingen
Opleiding: HBO functioneel beheer
Module: Kernprocessen van functioneel beheer
1
,Voorwoord
Mijn naam is XXXXX. Ik ben 43 jaar en woon in XXXXX, samen met mijn vriend en bonusdochter.
Na afronding in het jaar 2000 van mijn studie SPW ben ik aan de slag gegaan als (persoonlijk)
begeleider van mensen met een verstandelijke beperking. Na 21 jaar werkzaam te zijn geweest in het
primaire zorgproces, vond ik het tijd voor een nieuwe uitdaging.
In oktober 2022 ben ik gestart met de opleiding functioneel beheer van NCOI. Ook ben ik bij XXXXX
aan de slag gegaan als functioneel beheerder. XXXXX is een organisatie die ondersteuning biedt aan
mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking. Sinds januari ben ik als (enige)
functioneel beheerder aangehaakt bij het informatiedomein zorgproces ondersteuning. Dit domein is
onderdeel van het primaire proces en bevat het roosterprogramma.
Voor u ligt de moduleopdracht "Kernprocessen van functioneel beheer". De reden voor het schrijven
van deze moduleopdracht is ter afronding van deze module.
Deze moduleopdracht schrijf ik voor XXXXX, waar ik momenteel werk. Ik heb verschillende interne
onderzoeken uitgevoerd om de huidige stand van zaken van de kernprocessen binnen het
informatiedomein zorgproces ondersteuning in kaart te brengen. Mijn uitgangspunt is dat XXXXX met
de inhoud van de opgave in deze module kan profiteren van de door mij geschetste suggesties voor
mogelijke verbetermaatregelen.
Ik wil graag mijn collega's bedanken die me hebben ondersteund en meegeholpen bij de verschillende
onderwerpen en daardoor hebben bijgedragen aan deze moduleopdracht.
Ook wil ik mijn docente Engracia Sleeswijk bedanken voor haar prettige en leerzame lessen en
constructieve feedback.
Ik wens u veel leesplezier!
2
, Samenvatting
Zoals in de inleiding beschreven, is deze moduleopdracht geschreven vanuit het perspectief van
XXXXX, specifiek binnen het informatiedomein zorgprocesondersteuning. Er wordt een uitgebreide
analyse gedaan op de rol, functie, positie, competenties en processen van de functioneel beheerder.
Vanuit de context van het BiSL procesmodel worden de uitvoerende en verbindende processen
geanalyseerd. Tevens wordt gekeken naar de samenwerking met andere disciplines ITIL & ASL.
Het doel van deze opdracht is om een aantal verbetersuggesties te benoemen waarmee functioneel
beheer binnen dit informatiedomein kan groeien in volwassenheid.
Positionering
Kijkend naar de positie van functioneel beheer vinden we die in het procesmodel “van Looyen” aan de
gebruikerskant binnen de organisatie. Binnen XXXXX worden de operationele werkzaamheden binnen
de organisatie uitgevoerd. Daarmee kan geconcludeerd worden dat de positie van de functioneel
beheerder aan de gebruikerskant te vinden is. Echter is de organisatie nog wel zoekend is in het juist
beleggen van diverse activiteiten binnen de organisatie, maar ook wie ondersteunend is en wie
uitvoerend. De organisatie is lerend met de betrokkenheid van intern functioneel beheer en welke
processen en bijbehorende werkzaamheden er zijn.
Takenpakket & competenties
De functioneel beheerder binnen dit informatiedomein is verantwoordelijk voor het beheer van de
roosterapplicatie. Functioneel beheer is niet bij alle processen betrokken en heeft momenteel
verantwoordelijkheden bij de volgende processen: Incidentbeheer, testen en toetsen,
wijzigingenbeheer, contract- en SLA-beheer, implementaties. De overige processen: specificeren, IT-
projecten, gebruikersondersteuning, gegevensbeheer, lopen nog niet zoals gewenst is. Momenteel is
functioneel beheer met name bezig met het bijwerken van de applicatie om een correcte werking te
kunnen garanderen. Kijkend naar de competenties zien we veel overeenkomsten tussen de
beschreven competenties uit het functieprofiel in vergelijking met de beschreven competenties uit de
theorie en kan geconcludeerd worden dat een groot aantal competenties aanwezig zijn bij de huidige
functioneel beheerder. Echter zijn er ook competenties waar nog aan gewerkt kan worden.
Onderlinge samenwerking
Na een moeilijke start in de samenwerking tussen diverse partijen kan geconcludeerd worden dat
momenteel een structureel overleg plaatsvindt tussen functioneel beheer en de key-users. De key-
users zullen betrokken gaan worden bij het opstellen van requirements en bij de ontwikkeling van
nieuwe functionaliteiten en releases, wat zal zorgen voor een betere aansluiting bij de behoefte van de
gebruikers. Momenteel is men een inhaalslag in het systeem en de daarbij behorende processen aan
het maken. Men groeit hier gezamenlijk in door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan en alle te
nemen stappen bespreekbaar te maken. De samenwerking tussen functioneel beheer en de applicatie
leverancier loopt steeds beter. Men weet elkaar goed te vinden en stemt regelmatig af. De
samenwerking met de IT-service leverancier is heel minimaal. De applicatie heeft specifieke
gebruikersondersteuning nodig die lastig te beleggen is bij deze leverancier.
Kernprocessen van functioneel beheer
Niet alle uitvoerende processen volgens het BiSL framework zijn ingericht. De organisatie is nog
lerend en nog niet bekend met het BiSL framework. Een aantal uitvoerende processen worden
onbewust en indirect uitgevoerd in de lijn van dit framework. De belangrijkste conclusies zijn:
· Gebruikersondersteuning: Er zijn nog te veel verschillende kanalen waar
ondersteuningsverzoeken binnen komen. Dit is onduidelijk voor de eindgebruikers en zorgt
voor langere wachttijden bij gevraagde ondersteuning. Tevens kan hierdoor ook niet goed
gerapporteerd en gestuurd worden op de behoefte van de gebruikers.
· Beheer bedrijfsinformatie: De rollen met de daarbij behorende permissies zijn niet optimaal
ingericht waardoor veel gebruikers te veel bedrijfsinformatie zien en kunnen wijzigen. Het
beleid is geruime tijd niet gehanteerd waardoor veel gebruikers toegang hebben tot oude
roostergroepen.
· Specificeren: Het ontbreekt aan een vaste methodiek om requirements vast te leggen. Dit kan
leiden tot verkeerde interpretatie van de requirements wat zorgt voor vertraging tijdens
wijzigingen en/of projecten.
3
Kernprocessen van functioneel beheer
Voorletters en naam: XXXXX
Studentnummer: 4910197
Datum: 20-08-2023
Opleider: NCOI-opleidingen
Opleiding: HBO functioneel beheer
Module: Kernprocessen van functioneel beheer
1
,Voorwoord
Mijn naam is XXXXX. Ik ben 43 jaar en woon in XXXXX, samen met mijn vriend en bonusdochter.
Na afronding in het jaar 2000 van mijn studie SPW ben ik aan de slag gegaan als (persoonlijk)
begeleider van mensen met een verstandelijke beperking. Na 21 jaar werkzaam te zijn geweest in het
primaire zorgproces, vond ik het tijd voor een nieuwe uitdaging.
In oktober 2022 ben ik gestart met de opleiding functioneel beheer van NCOI. Ook ben ik bij XXXXX
aan de slag gegaan als functioneel beheerder. XXXXX is een organisatie die ondersteuning biedt aan
mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking. Sinds januari ben ik als (enige)
functioneel beheerder aangehaakt bij het informatiedomein zorgproces ondersteuning. Dit domein is
onderdeel van het primaire proces en bevat het roosterprogramma.
Voor u ligt de moduleopdracht "Kernprocessen van functioneel beheer". De reden voor het schrijven
van deze moduleopdracht is ter afronding van deze module.
Deze moduleopdracht schrijf ik voor XXXXX, waar ik momenteel werk. Ik heb verschillende interne
onderzoeken uitgevoerd om de huidige stand van zaken van de kernprocessen binnen het
informatiedomein zorgproces ondersteuning in kaart te brengen. Mijn uitgangspunt is dat XXXXX met
de inhoud van de opgave in deze module kan profiteren van de door mij geschetste suggesties voor
mogelijke verbetermaatregelen.
Ik wil graag mijn collega's bedanken die me hebben ondersteund en meegeholpen bij de verschillende
onderwerpen en daardoor hebben bijgedragen aan deze moduleopdracht.
Ook wil ik mijn docente Engracia Sleeswijk bedanken voor haar prettige en leerzame lessen en
constructieve feedback.
Ik wens u veel leesplezier!
2
, Samenvatting
Zoals in de inleiding beschreven, is deze moduleopdracht geschreven vanuit het perspectief van
XXXXX, specifiek binnen het informatiedomein zorgprocesondersteuning. Er wordt een uitgebreide
analyse gedaan op de rol, functie, positie, competenties en processen van de functioneel beheerder.
Vanuit de context van het BiSL procesmodel worden de uitvoerende en verbindende processen
geanalyseerd. Tevens wordt gekeken naar de samenwerking met andere disciplines ITIL & ASL.
Het doel van deze opdracht is om een aantal verbetersuggesties te benoemen waarmee functioneel
beheer binnen dit informatiedomein kan groeien in volwassenheid.
Positionering
Kijkend naar de positie van functioneel beheer vinden we die in het procesmodel “van Looyen” aan de
gebruikerskant binnen de organisatie. Binnen XXXXX worden de operationele werkzaamheden binnen
de organisatie uitgevoerd. Daarmee kan geconcludeerd worden dat de positie van de functioneel
beheerder aan de gebruikerskant te vinden is. Echter is de organisatie nog wel zoekend is in het juist
beleggen van diverse activiteiten binnen de organisatie, maar ook wie ondersteunend is en wie
uitvoerend. De organisatie is lerend met de betrokkenheid van intern functioneel beheer en welke
processen en bijbehorende werkzaamheden er zijn.
Takenpakket & competenties
De functioneel beheerder binnen dit informatiedomein is verantwoordelijk voor het beheer van de
roosterapplicatie. Functioneel beheer is niet bij alle processen betrokken en heeft momenteel
verantwoordelijkheden bij de volgende processen: Incidentbeheer, testen en toetsen,
wijzigingenbeheer, contract- en SLA-beheer, implementaties. De overige processen: specificeren, IT-
projecten, gebruikersondersteuning, gegevensbeheer, lopen nog niet zoals gewenst is. Momenteel is
functioneel beheer met name bezig met het bijwerken van de applicatie om een correcte werking te
kunnen garanderen. Kijkend naar de competenties zien we veel overeenkomsten tussen de
beschreven competenties uit het functieprofiel in vergelijking met de beschreven competenties uit de
theorie en kan geconcludeerd worden dat een groot aantal competenties aanwezig zijn bij de huidige
functioneel beheerder. Echter zijn er ook competenties waar nog aan gewerkt kan worden.
Onderlinge samenwerking
Na een moeilijke start in de samenwerking tussen diverse partijen kan geconcludeerd worden dat
momenteel een structureel overleg plaatsvindt tussen functioneel beheer en de key-users. De key-
users zullen betrokken gaan worden bij het opstellen van requirements en bij de ontwikkeling van
nieuwe functionaliteiten en releases, wat zal zorgen voor een betere aansluiting bij de behoefte van de
gebruikers. Momenteel is men een inhaalslag in het systeem en de daarbij behorende processen aan
het maken. Men groeit hier gezamenlijk in door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan en alle te
nemen stappen bespreekbaar te maken. De samenwerking tussen functioneel beheer en de applicatie
leverancier loopt steeds beter. Men weet elkaar goed te vinden en stemt regelmatig af. De
samenwerking met de IT-service leverancier is heel minimaal. De applicatie heeft specifieke
gebruikersondersteuning nodig die lastig te beleggen is bij deze leverancier.
Kernprocessen van functioneel beheer
Niet alle uitvoerende processen volgens het BiSL framework zijn ingericht. De organisatie is nog
lerend en nog niet bekend met het BiSL framework. Een aantal uitvoerende processen worden
onbewust en indirect uitgevoerd in de lijn van dit framework. De belangrijkste conclusies zijn:
· Gebruikersondersteuning: Er zijn nog te veel verschillende kanalen waar
ondersteuningsverzoeken binnen komen. Dit is onduidelijk voor de eindgebruikers en zorgt
voor langere wachttijden bij gevraagde ondersteuning. Tevens kan hierdoor ook niet goed
gerapporteerd en gestuurd worden op de behoefte van de gebruikers.
· Beheer bedrijfsinformatie: De rollen met de daarbij behorende permissies zijn niet optimaal
ingericht waardoor veel gebruikers te veel bedrijfsinformatie zien en kunnen wijzigen. Het
beleid is geruime tijd niet gehanteerd waardoor veel gebruikers toegang hebben tot oude
roostergroepen.
· Specificeren: Het ontbreekt aan een vaste methodiek om requirements vast te leggen. Dit kan
leiden tot verkeerde interpretatie van de requirements wat zorgt voor vertraging tijdens
wijzigingen en/of projecten.
3
