PRINCE 2 – SAMENVATTING – Koen Goeminne
Inhoud
DEEL I : introductie.................................................................................................................................3
1.Inleiding projectmanagement.........................................................................................................3
1.1 wat is een project.....................................................................................................................3
1.2 wat is projectmanagement.......................................................................................................3
1.3 wat is de taak van de projectmanager......................................................................................4
1.4 welke aspecten worden er beheerst.........................................................................................4
1.5 projecten in hun context..........................................................................................................4
2.Inleiding prince 2.............................................................................................................................4
2.1 Wat is prince 2?........................................................................................................................4
2.2 De structuur van prince 2 : 4 geïntegreerde elementen...........................................................4
2.3 Wat zit er niet in prince 2.........................................................................................................5
2.4 Voordelen van prince 2.............................................................................................................5
3. 7 Principes......................................................................................................................................5
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging.....................................................................................5
2. Leren van ervaring (teamleren)..................................................................................................6
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden........................................................................6
4. Managen per fase.......................................................................................................................6
5. Managen ‘by exception’.............................................................................................................6
6. Productgerichte aanpak..............................................................................................................7
7. Op maat maken voor de projectomgeving.................................................................................7
DEEL II : THEMA’S...................................................................................................................................7
4.Business case...................................................................................................................................7
4.1 Benefitsmanagementaanpak....................................................................................................8
4.2 begrippen : projectresultaat, uitkomst en benefits..................................................................8
4.3 : Prince2 voorwaarden voor het thema business case..............................................................9
4.4 Ontwikkelpad business case.....................................................................................................9
5.Organisatie....................................................................................................................................10
5.1 Algemeen................................................................................................................................10
5.2 Projectmanagementstructuur................................................................................................11
5.3 Prince2 voorwaarden voor thema organisatie........................................................................11
..........................................................................................................................................................12
5.4 projectmanagementteam (PTT) – zie ook bijlage B – rollen + p. 43........................................12
6.Kwaliteit.........................................................................................................................................14
6.1 begrippenkader......................................................................................................................15
6.2 prince2 voorwaarden voor het thema kwaliteit.....................................................................15
1
, 6.3 kwaliteitsmanagement...........................................................................................................16
7.Plannen..........................................................................................................................................18
7.1 Voordelen van het opstellen van een plan.............................................................................18
7.2 prince2 voorwaarden voor het thema plannen......................................................................18
7.3 Elementen van een plan.........................................................................................................19
7.4 planaanpak.............................................................................................................................19
7.5 planniveaus (zie p 58).............................................................................................................20
7.6 De prince2 aanpak van faseren (zie figuur p 62).....................................................................21
7.7 Productgerichte aanpak plannen............................................................................................21
8.Risico.............................................................................................................................................23
8.1 Begrippen...............................................................................................................................23
8.2 Prince2 voorwaarden voor het thema risico...........................................................................23
8.3 Risicomanagementaanpak......................................................................................................23
8.4 Risicoregister..........................................................................................................................24
8.5 risicomanagementprocedures................................................................................................24
9.Wijziging........................................................................................................................................26
9.1 Begrippen...............................................................................................................................26
9.2 Prince2 voorwaarden voor het thema wijziging.....................................................................27
9.3 issue- en wijzigingsbeheer......................................................................................................27
9.4 issue en wijzigingsbeheerprocedures (5 stappen)..................................................................27
9.5 Wijzigingsautoriteit en wijzigingsbudget................................................................................29
10.Voortgang....................................................................................................................................29
10.1 Begrippenkader....................................................................................................................30
10.2 prince2 voorwaarden voor het thema voortgang.................................................................30
10.3 managen ‘by exception’........................................................................................................30
10.4 Toleranties............................................................................................................................31
10.5 Beheersen van de voortgang................................................................................................33
DEEL III : PROCESSEN............................................................................................................................34
III.1 : De managementprocessen......................................................................................................34
III.2 Prince2 processen in een tijdkader (zie p. 106).........................................................................35
11.Opstarten van een project – zie p 109.........................................................................................38
11.1 Doelstellingen : binnen het OP wordt zeker gesteld dat :.....................................................38
11.2 context..................................................................................................................................38
12.Sturen van een project................................................................................................................39
......................................................................................................................................................40
12.1 Doelstellingen : binnen het proces SP wordt zeker gesteld dat :..........................................40
12.2 Context (zie p. 117)...............................................................................................................40
13.Initiëren van een project.............................................................................................................41
2
, 13.1 Doelstellingen : Binnen het proces initiëren wordt zeker gesteld dat er een
gemeenschappelijk beeld is van :.................................................................................................41
13.2 context..................................................................................................................................42
14.Beheersen van een fase...............................................................................................................42
14.1 Doelstellingen.......................................................................................................................43
14.2 Context.................................................................................................................................43
15.Managen productoplevering.......................................................................................................44
15.1 Doelstellingen.......................................................................................................................44
15.2 context..................................................................................................................................44
16.Managen van een overgangsfase................................................................................................45
16.1 Doelstellingen.......................................................................................................................45
16.2 Context.................................................................................................................................46
17.Afsluiten van een project.............................................................................................................46
17.1 doelstellingen : zeker stellen dat..........................................................................................46
17.2 context..................................................................................................................................47
DEEL I : introductie
1.Inleiding projectmanagement
1.1 wat is een project
*DEF : een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te
leveren volgens een overeenkomen business case
*tijdelijke organisatie : de medewerkers werken tijdelijk binnen een andere setting dan hun
lijnfunctie
*zakelijke producten : zijn producten die een toegevoegde waarde hebben voor de klant
*business case : de rechtvaardiging voor het opzetten en uitvoeren van een project. In een
business case worden de verwachte kosten, voordelen en risico’s van een
project tegen elkaar afgewogen
*Verschil van een projecten ten opzichte van dagelijkse bedrijfsvoering
-het is tijdelijk
-ieder project is uniek
-projecten zijn onzekerder dan reguliere werkzaamheden
-het brengt verandering teweeg
-vraagt de inzet van meerdere disciplines
1.2 wat is projectmanagement
3
, DEF : het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een project. Ook het
motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen
de overeengekomen targets van tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits hoort hierbij
1.3 wat is de taak van de projectmanager
Hij is verantwoordelijk voor de dagelijkste leiding van het project. Hieronder vallen :
-plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het projecten
-het betrekken van de belanghebbenden bij het leveren van input
-het creëren van draagvlak
-het motiveren van de projectteamleden en andere betrokkenen
1.4 welke aspecten worden er beheerst
Er zijn zes aspecten die tijdens elk project door de projectmanager moeten beheerst worden :
1)Tijd : dit bedraagt de totale levenscyclus van het project
2)Kosten : de kosten om het projectresultaat te realiseren + kosten projectmanagement
3)kwaliteit : het projectresultaat moet voldoen aan de gestelde eisen en wensen
4)scope : wat moet worden opgeleverd en wat niet
5)risico’s : managen van de bedreigingen en de kansen
6)benefits : waarom doen we dit, wat willen we bereiken, verhouding risico’s en kosten
1.5 projecten in hun context
-Projecten worden uitgevoerd in een klant-leveranciersomgeving :
*de klant is het lijn- of programmamanagement van de organisatie die het op te leveren product
of dienst gaat gebruiken (het projectresultaat dus)
*de leverancier kan een deel van de organisatie zijn of een externe partij (of meerdere)
-Projecten kunnen op zichzelf staan of onderdeel zijn van een programma of porfolio :
DEF : Een programma is een tijdelijke organisatie met als doel een samenhangend geheel aan
projecten en lijnactiviteiten aan te sturen om veranderingen door te voeren en benefits te
realiseren die van strategisch belang zijn
DEF : Een portfolio is het geheel van investeringen om het totaal van strategische doelen van een
organisatie te realiseren
2.Inleiding prince 2
2.1 Wat is prince 2?
*Prince staat voor PRojects IN Controlled Environments.
*Prince 2 is procesgericht : de methode gaat ervan uit dat een project procesgewijs wordt
uitgevoerd.
2.2 De structuur van prince 2 : 4 geïntegreerde elementen
1) 7 Principes : de grondslagen waaraan een project moet voldoen
4
,2) 7 Thema’s : het minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden gedurende
het gehele project
3) Processen : De uit te voeren processen vanaf opstart tot afsluiten van het project. Ieder proces
beschrijft de activiteiten die nodig zijn voor het succesvol sturen, managen en opleveren van het
project
4) Op maat maken van de methode : het op maat maken van de methode op het type project
2.3 Wat zit er niet in prince 2
-specialistenwerk
-technieken
-leiderschapskwaliteiten
2.4 Voordelen van prince 2
1. Best practice : de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en is hierdoor zeer
herkenbaar en bruikbaar
2. Generiek toepasbaar : Er worden geen specifieke eisen gesteld aan het type project om
prince2 te kunnen toepassen
3. Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur : de taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden van alle rollen binnen een project worden duidelijk beschreven
4. Focus op bestaansrecht : Er is een continu focus op de levensvatbaarheid van een project
5. Focus op wat moet worden opgeleverd : De focus ligt op wat moet worden opgeleverd en op
de eisen waaraan die producten moeten voldoen en niet op de uit te voeren activiteiten
6. Beheersing en controle: plannen sluiten aan op de behoefte van de verschillende
managementniveaus binnen het project. Eventuele wijzigingen, problemen en risico’s worden
continu beoordeeld en opgevolgd
7. Leren en ontwikkelen : Binnen projecten is het belangrijk te blijven leren en ontwikkelen en zo
te verbeteren
8. Aanpassen van de projectomgeving : prince2 is een methode die eenvoudig aan te passen is
aan de projectomgeving
3. 7 Principes
Deze principes zijn niet optioneel, maar een voorwaarde om te spreken van een Prince2
project.
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
2. Leren van ervaring
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
4. Managen per fase
5. Managen ‘by exception’
6. Productgerichte aanpak
7. Op maat maken voor de projectomgeving
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Prince2 verreist dat :
-ieder project een zakelijke rechtvaardiging heeft
-dat deze rechtvaardiging wordt vastgelegd en goedgekeurd
5
,-dat deze rechtvaardiging valide blijft gedurende de gehele levensduur van het project
Dit wordt vastgelegd in de business case en formeel goedgekeurd en is daarna onderhevig aan
formeel wijzigingsbeheer
Als de rechtvaardiging wegvalt, dan moet het project worden aangepast of stopgezet
OPM : zelfs zogenaamde ‘verplichte’ projecten vereisen een rechtvaardiging. Er zijn immers
verschillende opties om aan een verplichting te voldoen
2. Leren van ervaring (teamleren)
-door ervaringen uit voorgaande projecten mee te nemen
-leerpunten gedurende het gehele project te verzamelen en mogelijks direct toe te passen
-leerervaringen door te geven aan de betreffende bedrijfsonderdelen voor toepassing in andere
projecten
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
We onderscheiden 3 belangen in de projectorganisatie :
-Bedrijfsbelang : wat heb ik nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren en krijg ik waar voor mijn
geld?
-Gebruikersbelang : waar moet het projectresultaat aan voldoen om het goed te kunnen
gebruiken?
-Leveranciersbelang : wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen realiseren?
Al deze drie belangen dienen vertegenwoordigd te worden op het hoogste
besluitvormingsniveau van het project : de projectstuurgroep
4. Managen per fase
-Het project wordt opgedeeld in management-fasen, dit zijn tijdspannen binnen het project met
vooraf gedefinieerde activiteiten en producten.
-Na iedere fase besluit de stuurgroep of er aan de volgende fase kan worden begonnen of niet
-Iedere faseovergang is een formeel moment om de al beoordeelde (tussen) producten goed te
keuren, de volgende fase gedetailleerd te plannen, het projectplan en de business case te
actualiseren en verantwoording af te leggen over de afgelopen fase
ieder project kent één initiatiefase en minimaal één uitvoeringsfase
Voordeel : het project is beter te beheersen, want fase per fase
Voordeel : management per fase maakt dat je het totale project bij de start alleen op
hoofdlijnen plant (voldoende om het budget en doorlooptijd te bepalen) en pas kort voor iedere
fase het uiteindelijke werkplan opstelt. Zo kan je voortschrijdend inzicht opbouwen
5. Managen ‘by exception’
=Zolang afspraken worden nagekomen hoef je niet te managen. Enkel bij afgesproken
afwijkingen. Hierdoor kan het management controle uitoefenen op het onderliggende niveau,
zonder daar teveel tijd in te moeten steken. We onderscheiden : projectniveau, faseniveau en
werkpakketniveau
HOE
Voor iedere niveau worden afspraken gemaakt inzake de vrijheid van handelen
(TOLERANTIES) ten aanzien van beheeraspecten tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico’s.
6
,Binnen deze toleranties kan er zelfstandig gewerkt worden
Pas indien voorzien wordt dat toleranties worden overschreden, moet er geëscaleerd worden
naar het bovenliggende managementniveau
Tussentijds wordt het management enkel via rapportages op hoofdpunten op de hoogte
gehouden
6. Productgerichte aanpak
Hetgeen mag verwacht worden van de afgeleverde producten moet vooraf bekend zijn.
Vooraf wordt bekeken wat het project op moet leveren en aan welke eisen de individuele
producten moeten voldoen en hoe en door wie deze producten moeten worden getoetst.
Dit voorkomt discussies nadien.
Focus op producten stelt zeker dat :
-alle werkzaamheden direct bijdragen aan het op te leveren projectproduct
-een ongecontroleerde scope creep wordt voorkomen
-het risico wordt beperkt dat gebruikers op het eind ontevreden zijn
Prince2 focust op het opleveren van producten en niet op het uitvoeren van werkzaamheden
7. Op maat maken voor de projectomgeving
Elk project is uniek. Afhankelijk van de omvang, de complexiteit en het belang van het project
kies je voor de aanpak die het best bij het project past.
DEEL II : THEMA’S
Er zijn 7 thema’s die inzicht verschaffen over hoe het project te beheersen. Deze worden
opgesteld aan het begin van het project en worden bewaakt gedurende de volledige looptijd,
zodat het project op het juiste spoor blijft. Het gaat om :
1. De BUSINESS CASE : dit gaat over het waarom van het project. Het zet de voordelen af tegen
de kosten en de risico’s
2. De ORGANISATIE : dit gaat over wie. Hier worden de rollen en verantwoordelijkheden
beschreven
3. KWALITEIT : waar moet het projectresultaat en de producten aan voldoen?
4. PLANNEN : dit gaat over het wat, wanneer, op welke wijze en door wie. welke stappen
moeten genomen worden om te komen tot een gefundeerd plan?
5. RISICO : Dit beschrijft het thema risicomanagement
6. WIJZIGING : Dit gaat over het beheersen van wijzigingen in het project
7. VOORTGANG : Dit gaat over het bewaken en rapporteren van de voortgang. Het gaat ook over
het delegeren van werk met behulp van toleranties.
4.Business case
7
,In de business case staat waarom de organisatie het project wil uitvoeren en wat de verwachte
kosten, risico’s en benefits zijn voor de organisatie
Het is voor de opdrachtgever essentieel om te weten of de te verwachten benefits opwegen
tegen de kosten en de risico’s. Is dit niet het geval, dan is er geen valide business case en is er
ook geen reden om het project te starten of voort te zetten.
Het thema business case draagt bij aan het principe van de voortdurende zakelijke
rechtvaardiging en ondersteunt het principe van managen by exception
De business case heeft als doel om mechanismen aan te reiken om te beoordelen of het project
wenselijk (is het nodig voor het realiseren van de bedrijfsdoelen?) , levensvatbaar (wegen de
benefits op tegen kosten en risico’s) en haalbaar (kan het product gerealiseerd worden) is en
blijft. Het werkt ter ondersteuning van de beslissing om het project op te starten of voort te
zetten.
ROLLEN : De opdrachtgever is eigenaar van de business case en moet deze ook goedkeuren. De
opdrachtgever kan de projectmanager vragen de business case op te stellen. De seniorgebruiker
is verantwoordelijk voor het specificeren van de benefits en moet er later ook voor zorgen dat
met de projectresultaten de noodzakelijke veranderingen worden doorgevoerd. De
projectborging is diegene die namens de stuurgroep toetst of het project op correcte wijze wordt
uitgevoerd en de projectdoelstellingen worden gerealiseerd.
4.1 Benefitsmanagementaanpak
Dit beschrijft de acties die moeten worden uitgevoerd om met de projectresultaten de gewenste
veranderingen door te voeren. Het beschrijft de acties die nodig zijn om vast te stellen of de
verwachte benefits ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.
ROLLEN : De opdrachtgever is eigenaar van de benefitsmanagementaanpak. De opdrachtgever
vraagt aan de projectmanager om het op te stellen te onderhouden. De seniorgebruiker is
inhoudelijk verantwoordelijk en dient aan te geven welke acties nodig zijn om met de
projectresultaten de gewenste veranderingen door te voeren en hoe, wanneer en door wie de
benefits zullen worden gemeten
4.2 begrippen : projectresultaat, uitkomst en benefits
-projectresultaat : Het projectproduct dat door het project wordt opgeleverd (vb : DPO)
-Uitkomst : De verandering als resultaat van het gebruik van het projectresultaat (vb
efficiënt werken)
-Benefit : Een meetbare verandering als gevolg van de uitkomst, die als positief wordt
ervaren (vb : kortere wachtlijsten)
-Dis-benefit : Een meetbare verandering als gevolg van de uitkomst, die als negatief wordt
ervaren (vb : minder medewerkers, ontslag)
8
, het projectresultaat stelt de organisatie in staat om veranderingen door te voeren, die
benefits/baten opleveren waarmee de organisatie haar strategische doelen kan realiseren.
Veranderingen doorvoeren zorgt echter ook voor neveneffecten, die op hun beurt weer benefits
en disbenefits kunnen opleveren.
4.3 : Prince2 voorwaarden voor het thema business case
Volgens het eerste principe moet ieder project een zakelijke rechtvaardiging ofwel een positieve
business case hebben. Daarom moet tenminste :
-in het begin van het project een business case en een benefitsmanagementaanpak worden
opgesteld die gedurende het project wordt onderhouden
-de impact van alle issues en risico’s op de business case worden afgetoetst
-de rollen en verantwoordelijkheden voor het opstellen, actualiseren en goedkeuren van de
business case en de benefitsmanagementaanpak worden vastgelegd
4.4 Ontwikkelpad business case
-De business case moet worden ontwikkeld aan het begin van het project en moet worden
onderhouden gedurende de hele levenscyclus van het project :
1. Tijdens de opstart worden de hoofdpunten van de business case geverifieerd
2. Tijdens het proces initiëren wordt de business case uitgewerkt
3. Gedurende het hele project zullen alle issues en risico’s worden beoordeeld aan de hand
van de business case en zal zo nodig de business case worden geactualiseerd
4. Tijdens het managen van een faseovergang en bij het afsluiten van het project moet de
business case worden geactualiseerd
-parallel aan het ontwikkelen en onderhouden van de business case zal ook de
benefitsmanagementaanpak moeten worden ontwikkeld, onderhouden en beoordeeld. De
realisatie van deze benefits valt echter buiten de verantwoordelijkheid van het project.
9
