Samenvatting EVB
DEEL 1
Hoofdstuk 1: De omgeving
Rol van evenementen in de maatschappij:
De stress van het dagelijkse leven onderbreken.
Het scheppen van welvaart en entertainment en het beogen van het samenhouden van de
maatschappij.
Sommige evenementen waren historisch belangrijk in het sociale weefsel van het alledaagse
leven.
Religieuze evenementen: carnaval, kermissen en foren. oogstfeesten.
Hoofdstuk 2: Definities en kenmerken.
Definitie van een evenement:
Een evenement is een special, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis, dat door een initiatiefnemer
bewust is gepland, en die gericht is op een bepaalde doelgroep, om met een bewust gekozen vorm
en middelen, een bepaald doen te realiseren. Bijv: show, stunt, concert, reis, festival,
sportorganisatie, toernooi.
-speciale, tijd en plaatsgebonden gebeurtenis
-bewust geplant door initiatiefnemer
-gericht op bepaalde doelgroep
-met bewust gekozen vorm en middelen een bepaald doel te realiseren
Kenmerken van een evenement:
-Duidelijk begin en eind
-Gebonden aan tijd en ruimte
-Scherpe deadlines
-Vragen om veel vaardigheden (Hier doen ze beroep op).
-Gebonden aan regels inzake gezondheid, veiligheid en verantwoordelijkheid.
- De organisatie van evenementen veroorzaakt problemen en risico’s, zowel verwacht als
onverwacht.
- Evenementen vereisen een bepaalde managementstijl en methode.
Eventmarketing: Is het onderdeel van event management dat contact legt met de deelnemers en
consumenten, hun behoeften en motivaties leest, producten ontwikkelt die aan die behoeften
voldoen en communicatieprogramma opstelt dat de doelstellingen en effecten ervan duidelijk
maakt.
-Met de bedoeling goodwill en bewustwording te kweken of kennis over te brengen.
- Bij een welomschreven doelgroep.
- Kan internationaal, nationaal, regionaal of lokaal zijn.
- Trekt de grote massa aan, een specifieke doelgroep of trekt de aandacht van de media.
De drie E’s:
1. Entertainment: De sleutel tot marketing succes is het scheppen van entertainment dat het
publiek opnieuw prikkelt tot het verlaten van de woning om nieuwe ervaringen op te doen.
2. Excitement: Dit maakt een evenement onvergetelijk: blow the doors off the place: de
formidabele muziekgroep, de bedwelmende goochelaar, de fameuze party in de hobby van
het hotel.
1
, Samenvatting EVB
3. Enterprise: Bereid zijn risico’s te nemen of iets te realiseren dat nog niet geprobeerd is:
energie en initiatief.
Hoofdstuk 3: Evenement en marketing.
Definitie van marketing:
Het proces van planning en uitvoering van het ontwikkelen, prijzen en promoten en distribueren van
goederen, diensten en ideeën voor het creëren van transacties met doelgroepen die de
doelstellingen van de klant en van de organisatie bevredigen.
Het geheel van de theorieën en technieken om producten en diensten optimaal af te zetten, door bij
het aanbieden ervan zo goed mogelijk rekening te houden met de behoeften en specifieke wensen
van de (potentiële) kopers.
De klant kan je op meerdere manieren benaderen. Hiervoor maak je gebruik van de 4P's. De P's
staan voor een bepaalde manier waarop de onderneming naar de markt en de klanten kijkt.
De bekende 4P's:
1. Product.( kwaliteit, verpakking, assortiment, service)
2. Prijs. ( Wat betaal je voor een product, betalingsvoorwaarden.)
3. Plaats. (distributiebeleid en de kanaalkeuze, welke winkels doen je verkoop?)
4. Promotie ( reclame, vertegenwoordigers, salespromotie , sponsering, PR)
(5. Personeel) vooral bij diensten en retail)
(6. Presentatie) vooral retail/ detailhandel
Kotler stelde dat klanten moesten benaderd worde met 4 C's:
1. Customor-value: Of een waarde voor zichzelf vanuit het standpunt van de klant -een
probleemoplossing.
2. Costs: De klant kijk naar de kosten, wat hij in werkelijkheid moet betalen).
3. Communication: Een klant wil geen 'promotie' maar echte communicatie.
4. Convenience: De activiteiten die de onderneming moet opzetten om het product en/of
dienst beschikbaar te stellen in de doelmarkt.
Marketingmix: Dit is een stel controleerbare marketingvariabelen, die gebruikt worden door een
onderneming, om de gewenste vraag in de doelmarkt te laten ontstaan.
Voor de onderneming komt het erop aan om een productmix, een prijsmix, een distributiemix en
een communicatiemix op te stellen met de daaraan verbonden budgetten.
Communicatiemix → Evenementen, reclame, publiciteit, persoonlijke verkoop, huisstijl,
bedrijfsbezoeken, beursdeelname, communicatie via internet (mail), sponsoring etc.
Evenementen kunnen een sterk element van communicatie zijn. Het kunnen bijv. kansen scheppen,
contact leggen, informatie geven.
Marketing-communicatie-mix: Door de voor een bedrijf of organisatie specifieke combinatie van
middelen en media waarmee met de markt als geheel of met afzonderlijke doelgroepen wordt
gecommuniceerd.
De belevingseconomie: alle productie en dienstverlening die gericht is op lening van de emotionele
behoeftes van mensen als groep of van de mens als individu.
De waarde die de klant hecht aan een bijzondere ervaring bepaalt het prijskaartje van het specifieke
product, dienst en evenement.
2
, Samenvatting EVB
Imagineering wordt toegepast. (Het is een vorm van belevingscommunicatie waarbij de imagineer
tracht de band tussen organisatie en doelgroep door middel van beleving te versterken. Hierbij
wordt de boodschap niet alleen via tekst op een rationele manier overgedragen, maar ook via
andere zintuigen).
Kenmerken van Imagineering:
Originaliteit: Iets scheppen om de mensen uit de luie zetel te krijgen.
Beleving: Zorgen dat mensen een wow-gevoel krijgen door o.a. sfeer en decoratie.
Authenticiteit: Herkenbaarheid met iets uit het verleden dat tot de verbeelding sprak en via
terugkoppeling als authentiek wordt gezien.
Teasen: Het moet de nodige nieuwsgierigheid opwekken. Mensen willen verast worden.
Het 5 Wheel Drive-concept. Dit concept vertrekt van de High Five-event en context.
5 Contactaspecten van de High Five:
1. De bedoeling: Wat is de doelstelling van het evenement en de doelstelling van de
organisator en deelnemers.
2. De betekenis en het belang: Men onderzoekt de inschatting van de organisator en
betrokkenen.
3. De vertrouwensrelatie: Als er een band is van vertrouwen tussen betrokken partijen.
4. De dienstverlening: Belangrijk voor de aanwezigen/deelnemers.
5. De posities en condities: Wie wil het meemaken, wie is er bij betrokken en wat kan wel/niet.
Het belevingsgedeelte groeperen gebeurt rond 5 clusters. Elk cluster heeft 4 factoren die inwerken
op de beleving. Dit is het wiel.
Alle wielen vormen het 5Wheel Drive-concept:
1. Het wiel van de vraag.
2. Het wiel van het spel.
3. Het wiel van kwaliteit en intensiteit.
4. Het wiel van animatie.
5. Het wiel van sturing.
Hoofdstuk 4: Indeling van evenementen.
Soorten evenementen met een eigen segment:
Sport (twee grootste: olympische spelen en wereldbeker voetbal)
Zaken (productlancering, beurzen, kennismakings reis, speciale stunts)
Handel (vakbeurs)
Recreatie (ontspanning, recreatieve, sport en spelevenemeten)
Politiek (officieel bezoek)
Opvoedkunde (seminaries, workshops, lezingen, symposia, meetings,, congressen)
Privéleven (verjaardag, fam. bijeenkomst, afstuderen, fuiven, gala, reünie Meestal alleen
genodigde)
Cultuur (festivals, carnaval, straatparades, tentoonstellingen, historische stoet)
Kust en ontspanning (concerten, uitreikingen, tentoonstellingen, optredens en fuiven)
Geldinzameling (geld inzamelen voor een probleem van een lotsverbonden groep)
Meeting gerelateerde evenementen:
> (MICE) (vergaderingen, jaarmeetings, congressen, conventies en soms beurzen.
MICE: Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions
0f
MEECE: Meetings, Expotitions, Events, Conventiones
3
, Samenvatting EVB
Een andere populaire indeling van evenementen maakt onderscheid tussen:
Publieksevenementen en zakelijke of bedrijfsevenementen.
Kenmerken:
Publieksevenement:
- gericht op publieks- of algemeen belang
- meestal weinig invloed op wie er komt
- speelt in vrijetijds- en of toeristisch domein
- vloeit vaak voort uit een idee
- vaak met ideëel doel
- financiering vaak hoofdprobleem
Bedrijfsevenement:
- opgezet vanuit bedrijfsbelang
- invloed op wie er komt (via uitnodiging)
- speelt in business domein
- vloeit vaak voort uit probleem of behoefte
- vaak met direct/indirect commercieel doel
- veelal is budget beschikbaar
Bedrijfsevenementen: Zijn opgezet om te motiveren en/of feestelijk. Bijv.
personeelsbijeenkomst, productlancering, vergadering, conferenties, uitstappen,
bedrijfssportdagen.
Commerciële evenementen: Zijn opgezet om winst te maken. Bijv. theaterproducties,
congressen, concerten, beurzen.
Ideële evenementen: Zijn niet in te delen in de andere categorieën. Bijv. dorpsfeesten,
tentoonstellingen, kunstproducties, toeristische evenementen etc.
Hoofdstuk 5: Event management
Eventmanagement = het proces waarbij een evenement wordt gepland, voorbereid en
geproduceerd. (Het is aan een eventmanager om elk aspect van een evenement te overzien en te
regelen.)
Onderzoek -> planning -> organisatie -> implementatie -> controle -> evaluatie -> onderzoek
Er zijn diverse organisatoren van evenementen: (3 hoofdgroepen)
Privésector (onderneming die evenementen gebruiken voormarketing en
verkoopdoelstellingen, hotels en vakantieoorden die evenementen gebruiken voorimago
verbetering en als attractiemiddel.
Non-profit instellingen (maatschappelijk doel, meestal vrijwilligers, verwerving inkomsten of
ondersteuning van bepaalde doelstellingen).
Overheidsinstellingen ( Nationaal, Regionaal, lokaal, ondersteuning van ideeën,
aanmoedigen tot sporten).
ROI = Return on investment : meet de financiële toegevoegde waarde van een activiteit ten
opzichte van de hiermee gepaard gaande kosten. Winst of omzet gegenereerd als gevolg van een
bepaalde marketingactie, uitgedrukt in een percentage van de kosten van deze actie. Perspectief
organisator (was het evenement zijn geld waard)
ROO = Return on objectives: Perspectief stakeholders
4
, Samenvatting EVB
Stakeholders: Alle personen en ondernemingen die betrokken zijn bij een onderneming. Denk aan
personeelsleden, leveranciers, afnemers, aandeelhouders, geldschieters en dergelijke.
ROE Return on event: Perspectief klant/bezoeker
Hoofdstuk 6: Ondernemingen en/of instellingen actief in de evenementensector.
Onderneming en/of instellingen actief in de evenementen sector:
Evenementenbureaus: Organiseren evenementen voor klanten.
Je hebt gespecialiseerd in bepaalde onderdelen uit de evenementensector:
Incentives (reis) bureaus:
Een incentive reis is een middel om personeel te belonen en motiveren voor verbeterde
prestaties. (bijv. overzeese bestemmingen)
Corporate 'gastvrijheid' bureaus:
Organiseren van grote sport en cultuurevenementen om relaties te verbeteren van de
opdrachtgever met zijn klanten en potentiële klanten. (bijv. drink, dans, muziekavonden).
Evenementen productiebureaus en transportbureaus:
Facilitaire ondernemingen die voor o.a. zorgen voor podiums, licht, klank, speciale effecten,
bewaking, catering etc. verzorgen.
Evenementenbureaus die concipiëren en plannen en eventueel de uitvoering coördineren:
concipiëren, plannen en eventueel uitvoeren de opdracht van de klant. werkt samen met
leveranciers.
Organisatiebureaus van beurzen:
Onder te verdelen in vakbeurzen, publieksbeurzen en gemengde beurzen. Om bouwstenen
te bouwen in toeristische marketingstrategie. Bijv. het conferentieprogramma, kan
deelname in de beurs stimuleren.
Promotionele organen: voeren promotie voor bestemmingen. (kan samenwerken met
evenementenbureaus of dit zelf doen).
> Behandelen alle logistieke problemen van inkomende groepen.
Hieronder vallen:
Bestemmingsmanagement bureaus(Destination Management Compant)
Behandelen alle logistieke problemen van inkomende groepen. (Bijv. locatie,
randprogramma's , verblijfmogelijkheden, transportdiensten en contact met leveranciers,
samenstellen programma's naar aard van het evenement, etc).
Professionele organisators van conferenties (Progessional Conference Organiser)
Voor het organiseren van internationale meetings op professioneel niveau,
opzoeken/aanbevelen van accommodatie, opstellen van programma's, boeken van
accommodatie, beheer van financiële afspreken, onderhandelen met sprekers en het
registreren van deelnemers. Werkt soms samen met CVB's en DMC's.
Conventie- en bezoekersbureaus (CVB's)
Moedigen groepen aan evenementen te organiseren op de bestemming die zij
vertegenwoordigen. Stimuleren bezoekers te genieten van historische, culturele en
ontspanningsmogelijkheden, assisteren bij voorbereiding en uitvoering. Kunnen info
verstrekken en bepaalde diensten verzorgen. Dikwijls zijn dit non-profit instellingen.
Nationale, regionale en lokale toeristische organisaties (NTO-National Tourist Organisation)
Staat voor de internationale promotie van het toeristische potentieel van het land.
5
, Samenvatting EVB
Diverse bureaus: Dit zijn pr bureau, reclameagentschap, management consultants en
opleidingverstrekkende organisaties, die een deel van de organisatie op hun nemen.
Onderwijsinstellingen: Staan voor de opleiding van toekomstige werknemers in de branche.
Vakverenigingen: Vertegenwoordigen de sector in het algemeen of onderdelen ervan
Gespecialiseerden in de meetingbranche:
MPI - meeting professionals international
Is de internationale associatie van meetingplanners en meetingsuppliers.
BAPCO - Belgian Association of PCO's)
Non-profit vereniging die haar leden vertegenwoordigt in institutionele, juridische, ethische
en associatieve zaken.
IAPCO - international assiociation of pco’s
Beroepsvereniging voor alle professionele organisatoren, meetingplanners en beheerders
van internationale en nationale congressen, cocnventies en speciale events. (in Zwitserland).
EFAPCO -European federation of association of professional congress
Door 7 professionele instellingen uit de EU opgericht. Doel: om het imago van de EU te
vergroten.
DMC's > eigen internationale koepel: DMAI - Destination marketing association international
Gespecialiseerd in beursomgeving:
Expobel
Vertegenwoordigt de belangen van dienstverleners in de Belgische B&T branche. Leden zijn
partners die staan voor de realisering van emotionele marketing strategieën van hun
klanten.
Febelux - Federation of Exhibitions in Belgium & Luxemburg
Zij opereren samen. Een secretariaat voor de beiden en/of fusioneren wordt onderzocht, het
samenbrengen van de secretariaten, een nieuwe naam etc.
EMECA - European Major Exhibition Centres Association
Wil het samenbrengen van Europee grote tentoonstellingscentra met een sterk
beleggingsprofiel en internationale dimensie. Streeft naar kwaliteit en beschikbaarheid,
uitstekende infrastructuur en eersteklas informatienetwerken.
UFI - The global association of the echibition industry
De vereniging van de grootste beursorganisatoren en beurssterreneigenaars in de wereld.
De grote nationale en internationale tentoonstellingsverenigingen en geselecteerde parners
van de tentoonstellingsindustrie. Doel: bevorderen en vertegenwoordigen en haar leden van
de tentoonstellingsindustrie wereldwijd steunen.
Gespecialiseerd in de incentive branche
SITE - The society of incentive & travel executives
Een wereldwijde organisatie van zakelijke professionals die streven naar de erkenning,
ontwikkeling van motivatie en prestatieverbeterende strategieën.
BFNO - Beroeps federatie voor natuursport ondernemingen
De vertegenwoordiger van organisatoren van outdoorevenementen.
Algemene sectororganisaties
ACEA - Association of communication event agencies
De veroepsvereniging van de evenementiele communicatie.
> zie pag 46 voor voorwaarden effectief lid, voorwaarden en doelstellingen.
Equal - Quality driven event agencies
6
