Samenvatting
Samenvatting Secretariaat en Communicatie
- Instelling
- Hogeschool Gent (HoGent)
Samenvatting van 54 pagina's voor het vak Office Management aan de HoGent
[Meer zien]Voorbeeld 3 van de 54 pagina's
Voorbeeld 3 van de 54 pagina's
In winkelwagenVerkoper
VolgenVoorbeeld van de inhoud
Het secretariaat1 Inleiding
Belangrijke onderdelen van de job als management assistant:
Horen, zien en zwijgen: discretie is belangrijk
Middelpunt van het bedrijf: je moet van alles op de hoogte zijn
Fidelitas: trouw zijn aan je bedrijf
Multitasken
De baas zoveel mogelijk werk uit handen nemen, zodat hij zich kan
concentreren op hoofdtaken
2 Functieomschrijving management assistant
2.1 De functie
Zie jobadvertenties in kranten, tijdschriften en websites: benamingen voor
management assistant
Administratief bediende: minder verantwoordelijkheid dan management
assistant + ander werk
Personal assistant: assistente voor 1 manager
Management assistant: assistente voor 1 manager + kunnen leiding hebben
over secretariaat (er zijn dus doorgroeimogelijkheden: hangen af van
prestaties en inzet (persoonlijkheid))
Secretaris, secretaresse
Dossierbeheerder (bv. bij verzekeringen)
Algemeen omschrijving van een management assistant, wat verwacht een
werkgever: EXAMEN + VB
Bekwaamheid
Nauwgezetheid (bv. je werkt alles (bv dossier) tot in de puntjes af)
Efficiëntie (bv. je weet waar alles ligt, je moet geen uur zoeken naar 1 bepaald
dossier)
Discretie (bv. klant vraagt naar baas, jij zegt: hij is gaan golfen)
Persoonlijkheid (bv. doorzettingsvermogen)
Enthousiasme (bv. vriendelijke ontvangst klanten)
Zin voor initiatief (bv. zien waar er werk is)
Verantwoordelijkheidszin (bv. brief tegen de genoemde deadline afwerken)
Zelfzekerheid (bv. over weg kunnen met mensen die je niet kent, zelf weten
wat te doen)
Vriendelijkheid (bv. je groet je baas iedere morgen)
Beleefdheid (bv. altijd met 2 woorden spreken)
Volwassenheid (bv. roddelen of iemand wijs je op een fout en je begint te
wenen)
Zelfbeheersing (bv. kalm blijven bij veel werk, vriendelijk blijven in alle geval)
Stressbestendigheid (bv. niet panikeren wanneer een vergadering uitloopt)
, Relativeringsvermogen (bv. Internet valt uit = niet einde van de wereld)
Inlevingsvermogen (bv. collega voelt zich slecht omdat het slecht gaat thuis,
jij begrijpt hem)
Naast deze algemene factoren, zijn er nog andere factoren (afhankelijk van
bedrijf): bv. bedrijf wenst dat er een kostuum of rok wordt gedragen.
2.2 Resultaatgebieden
2.2.1 Regelen sociaal verkeer in informatie
Dit omvat: (algemeen)
Ontvangst, het te woord staan en het informeren van bezoekers, klanten en
medewerkers
Agendabeheer
Prestatie-indicatoren: (toepassing van ‘dit omvat’)
Representatieve en correcte bejeging van het bezoek (zakelijke etiquette)
Efficiënt agendabeheer: goede management assistant heeft 2 agenda’s (voor
zichzelf, voor baas)
Goede prioriteiten stellen bij maken/afhandelen van afspraken
2.2.2 Organisatorische ondersteuning van een manager, afdeling of team
Dit omvat:
Plannen, voorbereiden, organiseren, afwerken van de uitvoering van
presentaties, vergaderingen, bijeenkomsten, symposia, congressen,
cursussen, trainingen,…
Bewaken van de voortgang van projecten en het verzamelen en op orde
houden van de projectinformatie
Assisteren bij de uitvoering en afwerking van taken van het team of van het
management
Prestatie-indicatoren:
Heldere en effectieve communicatie (bv. to the point zijn, geen dialect, niet
mompelen)
Efficiënt organiseren en perfect afwerken (bv. beurzen, congres, vergadering)
Zicht hebben op de werklast van het team of management (bv. om zeker te
zijn dat een bepaalde persoon niet te veel werk krijgt of wanneer de baas een
afspraak heeft op 2 verschillende locaties moet je extra tijd inplannen)
Hulp geven en ondersteunen, lost lacunes op bij anderen
2.2.3 Notuleren, postverzorging, administratie, typewerk en lay-out
Dit omvat:
Ontvangen, classificeren, registreren van inkomende post
Maken van verslagen
Ontwerpen van concept antwoordbrieven
Uitwerken van notities en concepten
, Vormgeven aan en het verzenden van uitgaande post
Uiterlijk verzorgd vormgeven aan elektronische presentaties en publicaties op
Intra- en Internet
Archiefbeheer
Beheer van kantoormaterialen
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper ElineVanaelst. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €2,99. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 47561 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 15 jaar dé plek om samenvattingen te kopen