De samenleving verandert voortdurend. Organisaties moeten hierop telkens reageren en erop
vooruitlopen. Om veranderingen door te voeren, kiest men vaak een projectmatige aanpak.
1.1 Soorten werkzaamheden
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Drie groepen:
Improvisatie
Routinematige werkzaamheden
Projectmatige werkzaamheden
Improvisatie
Er wordt vaak geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voortdoet waarop een snelle
reactie noodzakelijk is.
Ad hoc reageren = direct en niet volgens een plan, maar van geval tot geval beslissen. -> uitkomst is
onzeker en het resultaat is moeilijk te voorspellen.
Bij improvisatie zijn weinig of geen richtlijnen te geven over de werkwijze die gevolgd moet worden.
Bij improvisatie kan wel flexibel gereageerd worden.
Improvisatie geeft:
Vrijheid aan de uitvoerder
Kan heel chaotisch zijn
Veel energie van de organisatie vragen
Improviseren -> kan vermoeidheid bij medewerkers optreden (telkens instellen op nieuwe
werksituaties).
Routinematige werkzaamheden
Routinematige werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar.
Verloopt in gebaande paden -> niet steeds verzinnen wat er precies moet gebeuren, daar is in het
verleden al over nagedacht.
Werkprocedures of voorschriften -> doelmatig (efficiënt) uitvoeren.
Meeste werkzaamheden in een organisatie zijn routinematig (lopendebandwerk, verkoopprocedure,
inkoopprocedure en administratieve werkzaamheden.
Projectmatige werkzaamheden
Tussen routine en improvisatie in liggen projectmatige werkzaamheden. (scheepsbouw,
vliegtuigbouw) Projectmatige werkzaamheden zijn eenmalig, tijdelijk en redelijk voorspelbaar.
Voorspelbaarheid vergroten -> planmatig werken, zodat de te volgen weg geleidelijk duidelijker
wordt -> men neemt vooraf de tijd om goed na te denken over het te bereiken doel en de manier
waarop dit doel bereikt kan worden.
Groot project wordt opgedeeld in fasen -> het projectdoel en de te volgen weg kunnen worden
bijgesteld -> Plan van Aanpak maken. Plan van Aanpak geeft een zekere routine in het project. Je
brengt routine in iets wat je nooit eerder hebt gedaan. De kans van slagen van het project wordt
hierdoor vergroot. Project -> aparte projectorganisatie = mensen die normaal niet met elkaar
samenwerken, nu in een projectgroep met een onderlinge taakverdeling samenwerken.
Incidenteel project = reorganisatie van een afdeling, een grote verhuizing of invoering groot
computerprogramma.
Projectmatig werken = een middel om werkzaamheden die minder voorspelbaar zijn en buiten de
normale orde vallen, meer structuur te geven en beter hanteerbaar en controleerbaar te maken.
,1.2 Voorbeelden van projecten
Bouwwereld projecten = bouw winkelcentrum, een brug, woonwijk, verzorgingstehuis.
Bedrijven = ontwikkeling nieuw product, fusie van twee bedrijven, nieuwe huisstijl, verhuizing
nieuwe locatie.
Bedrijfsplannen = marketingplan, exportplan, verkoopplan, personeelsplan, opleidingsplan.
Informatietechnologie = invoering softwarepakket zoals financiële software, logistieke software,
software relatiebeheer en invoering van e-commerce met een nieuwe website en logistiek.
Gezondheidszorg = verkorten van wachtlijsten, verlagen totale medicijnkosten, verbeteren van
communicatie tussen ziekenhuis en huisartsen.
Onderwijs = opzetten nieuwe opleiding, uitvoeren (afstudeer)onderzoek, elektronische
leeromgeving.
Sport en cultuur = theaterproductie, film, expositie, popconcert, sportevenement of een beurs.
Vroegere tijden: bouwen piramide als toekomstig graf, plaatsen van een groot leger, verovering
Rusland.
1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit verschillende
vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken
met een vastgesteld budget.
Kenmerken van een project:
Een project is tijdelijk
Het project heeft een beginpunt en een eindpunt. Het beginpunt is de begindatum (projectstart-
up). De start van het project wordt aangeduid met ‘kick off’ (de aftrap). De einddatum is het
afgesproken moment waarop het projectresultaat wordt opgeleverd (nawerk is afgehandeld,
feest gevierd, projectteam ontbonden).
Projectresultaat is uniek
Een project levert aan het eind een uniek en eenmalig projectresultaat op = voor de uitvoerder
en de opdrachtgever heeft het project een uniek karakter. Project -> valt buiten dagelijkse zaken.
Het projectresultaat = het ‘wat’ -> wat is er klaar als we klaar zijn? (bijvoorbeeld: een machine,
een gebouw, een evenement of een onderzoeksrapport).
Projectdoel
Het projectdoel = het ‘waarom’ -> waarom de opdrachtgever het project wil laten uitvoeren en
waarom hij daar geld voor over heeft. Projectresultaat = uitkomst van het project en levert een
bijdrage aan het projectdoel.
Opdrachtgever
Opdrachtgever (principal, sponsor (financier)) die budget in de vorm van geld of capaciteit
beschikbaar stelt om het project uit te voeren. Opdrachtgever -> wil doelen realiseren en het
projectresultaat heeft belang daarbij -> duidelijkheid verschaffen en belangrijke beslissingen
nemen. Soms hebben projecten meer sponsoren.
Projectmanager en projectteam
Een project ken een eigen projectorganisatie. Opdrachtgever stelt een projectmanager
(projectleider) aan met voldoende bevoegdheden bekwaamheden om het project vorm te
geven. Projectmanager = eindverantwoordelijk voor het projectresultaat en maakt met het
projectteam in overleg met de opdrachtgever een PvA. Projectteamleden hebben tijdelijk een
tweede ‘baas’: projectmanager.
Samen werken aan het projectresultaat
Een project heeft mate van complexiteit (ingewikkeldheid) -> projecten zijn multidisciplinair. In
een project werken mensen uit verschillende disciplines (vakgebieden) tijdelijk samen: het
projectteam. De projectteamleden komen uit verschillende delen van de organisatie (of van
, buiten de organisatie) en hebben elk hun eigen deskundigheid (management, financiën,
economie, marketing en techniek). Projectteamleden werken in deeltijd aan een project.
Projectteam -> resultaatgericht werken. De projectteamleden moeten met elkaar kunnen
samenwerken en weten wat van hen wordt verwacht. Afspraken maken over te gebruiken
middelen en een planning maken.
Eigen budget
Budget wordt vooraf vastgesteld en goedgekeurd. Met het budget moet het projectteam het
project uitvoeren. Het budget bestaat uit geld voor te besteden middelen en uit capaciteit van
het inzetten van mensen en middelen.
Een project zonder een financieel budget heeft een urenbudget voor de in te zetten teamleden.
Het budget ontstaat door vooraf in een begroting een schatting van de kosten te maken. Door
onderhandeling tussen de sponsor(en) en projectmanager wordt de hoogte van het
projectbudget vastgesteld.
Bewaking voortgang
Via planning en rapportages vindt de bewaking van voortgang en kosten plaats ->
projectmanagementmethode inzetten.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Improvisatie, projectmatig werken en routinematig werken kunnen op elkaar volgen.
Begin van een nieuwe taak -> improviseren.
Nieuwe taak moet vaker worden uitgevoerd -> situatie organiseren -> project starten met een doel.
Project gereed -> standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet steeds geïmproviseerd hoeft te
worden en de werkzaamheden als routine uitgevoerd kunnen worden.
1.5 Soorten projecten
Projecten kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld in groepen.
1. Technische projecten
2. Sociale projecten
3. Commerciële projecten
4. Gemengde projecten
5. Evenementen
Technische projecten (harde projecten) -> zijn projecten die een verandering in de techniek als
doelstelling hebben of een nieuw product moeten opleveren. -> goed te plannen, omdat
eindresultaat duidelijk is. (bouwen van een gebouw, een brug, een weg).
Sociale projecten (zachte projecten) -> hebben een minder duidelijk einddoel dan technische
projecten. Zijn vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een bedrijven ->
betrekking op het samenwerken van mensen. Sociale projecten zijn vaak moeilijker dan technische
projecten, omdat mensen moeite hebben met veranderen. (reorganiseren, aanpassen
werkprocedures).
Commerciële projecten -> hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen. (uitvoeren
marktonderzoek, ontwikkelen nieuw product, introduceren nieuw product op de markt)
Gemengde projecten -> een tussenvorm van meerdere soorten projecten, bijvoorbeeld van een
technisch en een sociaal project. (ontwerpen, programmeren en invoeren van een groot
computerprogramma). -> werk van medewerkers gaat veranderen, het project kent dan sociale
aspecten. Projectleden komen uit sterk verschillende vakgebieden (extra ingewikkeld).
, Evenementen of events -> bijzonder soort project: het projectresultaat komt beschikbaar op een
vast moment (popfestival, huishoudbeurs, autobeurs)
Projecten kunnen ook nog op een andere manier ingedeeld worden: project met een interne
opdrachtgever en projecten met een externe opdrachtgever, projecten die een dienst opleveren
(cursus, evenement), projecten die een product (gebouw, spoorlijn) opleveren.
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Punten waaraan je je moet houden als je projectleider bent:
Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever
Zorg dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van het
project. In grote organisaties kan de besluitvormende zaak sterk vertragen. Als je een
tijdsplanning maakt, houd dan rekening met de tijd die deze besluitvorming gaat kosten, anders
is het project al vertraagd voordat het is begonnen.
Kleine organisaties -> willen vaak direct aan de slag gaan. Niemand kan verwachten van een
projectleider dat hij direct aan de slag gaat met de uitvoering van een nooit eerder uitgevoerde
opdracht.
Overleg met betrokkenen
Omdat bij een project personen uit diverse vakgebieden samenwerken, is het noodzakelijk eerst
met al deze partijen het project door te spreken (gemotiveerde mensen en middelen, afspraken
inzet)
Fouten: projectleden zijn bezig met werk dat achteraf niet nodig blijkt te zijn. Op het begin
makkelijk te herstellen, achteraf niet meer.
Werk top-down
Eerst in grote lijnen het project bepalen. Om een project hanteerbaar te maken, kan het
opgedeeld worden in fasen.
o Voorbereiding (denken)
o Realisatie (doen)
o Nazorg (onderhouden)
Denk eerst na: vooruit en achteruit
Een project = een nieuwe situatie. Je kunt niet op ervaring afgaan. Nadat je hebt vastgesteld wat
het projectresultaat is, stel je vast wat er precies moet gebeuren tijdens de uitvoering van het
project. Het is verstandig om het project van twee kanten te bekijken: van voren naar achteren
én van achteren naar voren.
1.7 Faseren
Grote projecten = moeilijk beheersbaar = dat het moeilijk is binnen het budget te blijven, de eindtijd
te halen of het gestelde resultaat te bereiken. Taak opdrachtgever -> zorgen maken over
beheersbaarheid van het project.
Hoe langer een project duurt, hoe groter dus de kans op wijzigingen in de doelstelling van een
project zal zijn. Je kunt een Plan van Aanpak maken -> hierin wordt het project duidelijk beschreven
(projectdoel, op te leveren producten, budget en de planning)
Bij het opstellen van de planning van een groot project wordt het project vaak opgedeeld in
verschillende fasen. Een fase = een serie activiteiten binnen een project, die logisch gezien bij elkaar
behoren. Men past fasering toe om risico’s te verkleinen.
1. De fase van initiatief -> het idee komt tot stand. De initiatieffase lever vaak een projectvoorstel
op. Als het voorstel door het management (als opdrachtgever) wordt goedgekeurd, gaat men
naar de volgende fase.
2. De fase van definitie -> het eindresultaat van het project en wat daarvoor allemaal moet
gebeuren. De uitkomst = het PvA. Bij ingewikkelde projecten kan men kiezen om verschillende
deelprojecten uit toe voeren met elk een eigen PvA.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper anouk_feij. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €5,99. Je zit daarna nergens aan vast.
