Dit is een samenvatting van het vak eventmanagement gegeven in de 2e fase van de opleiding event- en projectmanagement aan de UC Leuven. De samenvatting bevat zowel de leerstof als de extra informatie die tijdens de lessen behandeld werd.
Samenvatting Eventmanagement
Deel 1: context & definities
H1: Events & eventmanagement
1.1 Definities
• “Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomsten van
mensen”
• “Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud
op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek” (G. Kuiper)
• “Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, nodig om de
doelstellingen van het event te bereiken”
○ Definieer de doelstelling(en) !
• Eigenschappen van events:
○ Tijdelijk
○ Samenkomst van mensen
○ Vaak ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden (vb. huwelijk)
○ Unieke happenings
▪ Daarom is bvb in de les zitten geen event
• Evenementen bestaan in verschillende vormen:
○ Festivals
○ Congressen
○ Beurzen
○ Markten
○ Enz.
• Waarin zitten de verschillen?
○ Doelstelling(en)
▪ Vb. Festival voor jongeren hebben ze tenten met mogelijkheid tot testen
klaargezet -> veel meer volk
▪ Vb. Jazz festival : gevaccineerd dus geen test tent geplaatst
○ Aard en omvang van het publiek
○ Financiering
○ Openbaarheid
○ Communicatie & promotie
• Op basis hiervan kunnen we een verschil maken tussen Publieksevenementen en
Zakelijke evenementen
○ Publiek
▪ Geld via sponsor, drank en ticket
▪ Zo veel mogelijk volk aantrekken (en er moeite voor doen)
□ -> Niet al je tijd in het concept steken!
○ Zakelijk
▪ Geld van de baas om iets te organiseren (personeel betaald meestal niets)
• Aantal aanwezigen is bepalend voor het succes van het event
1.2. Publieksevenementen
Eventmanagement Pagina 1
,1.2. Publieksevenementen
• Doelstellingen
• Esthetisch: schoonheid van een ‘product’ laten zien; vaak kunst en cultuur-gericht
○ Voorbeeld: Filmfestival van Gent
• Ideëel: educatief of maatschappelijk, zelfs politiek of religieus
○ Voorbeeld: Olympische Spelen, Elfstedentocht
▪ 1e olympische spelen: oorlog stopgezet om te sporten -> nu nog steeds
een 'peaceful' sfeer tijdens de spelen
• Amusement: vooral rond ‘fun’ gebracht
○ Voorbeeld: Beleuvenissen, Hapje Tapje
○ Vb: Studentenwelkom
• Handel: sommige evenementen zijn op basis van puur economische overwegingen
○ Voorbeeld: Batibouw, Jaarbeurs Leuven
○ Opkomend fenomeen van ‘Festivalisering’
• Kenmerken
○ Is openbaar (“live” versus indirect via web, op andere locatie, enz.)
○ Trekt particulieren aan (consumenten)
○ Gaat om inhoud of activiteiten
○ Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen
○ Maakt gebruik van marketingmiddelen (media/PR) om publiek te werven
○ Is gratis of verkoopt kaarten via openbare verkooppunten
○ Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf
○ aantrekkelijk vindt, of voor het verkrijgen van promotionele aandacht en/of
commerciële inkomsten
• Financiering
○ Vaak mix van kaartverkoop, sponsoring en subsidie door de overheid/
stad/gemeente
○ Sponsoring: meestal door bedrijven (link merk – evenement is noodzakelijk!)
▪ Break-even draaien voor het event begint, de rest is dan 'bonus'
• Batibouw:
○ Zowel publieks- als zakelijk event
• Banken kiezen vaak een sector
○ vb. KBC is op de festivals (jongeren) en Belfius verkiest dan altijd klassiekere
events zoals klassieke muziek of theater.
• Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
Eventmanagement Pagina 2
, • Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
○ Geen geld = geen event!
1.3 Zakelijke evenementen
• We starten van het publiek ipv de inhoud
○ Je weet al wie (publiek) gaat komen
○ Je past het event aan, aan het publiek
▪ Vb. UCLL Personeel met hun familie -> botsauto's voor de kinderen
• Vb. WK wielrenner: 100 beste fietsers en oud-kampioenen uitnodigen -> mensen
komen kijken
Festival: bekende artiesten -> mensen komen kijken
○ Via affiches, sociale media, mediakanaal die tickets uitdeelt, journalist uitnodigen
of juist geen pers uitnodigen (nu: nieuwe James Bond)
• Doelstellingen
○ Zakelijk & professioneel
▪ Interne marketing- of communicatiedoelstelling
□ vb. Motiveren van het personeel, lancering van een nieuw product
□ Vb. UCLL: 3 dagen om elkaar te leren kennen in begin van het jaar
Goed overeenkomen = betere werken
▪ Externe marketing-of communicatiedoelstelling
□ vb. Informeren van klanten m.b.t. een lancering
○ Vermakelijk
▪ Accent kan soms ook op fun / entertainment liggen
□ vb. Personeelsfeest, Jubileum, …
□ Vb. Als je dit cijfer haalt gaan we op reis betaald door de baas
□ Groter effect als ge de hele dag amuseert dan er altijd iets
'professioneel' in te steken
▪ “Charity”
□ Genereren van geld, betrokkenheid en/of free publicity voor een goed
doel
Vb. De warmste week
□ Kan gebruikt worden om je bedrijf in de verf te zetten
○ Luister naar de klant
▪ 25 jaar bedrijf -> puur fun
▪ Start nieuw seizoen -> iets bijleren op het event
• Kenmerken
○ Is een besloten bijeenkomst
Eventmanagement Pagina 3
, ○ Is een besloten bijeenkomst
○ Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
○ Is gericht op zakelijke partners (B2B), het personeel (B2P) of de consument
(B2C)
○ Nodigt het publiek vaak persoonlijk uit, via een brief of e-mail
▪ Brief weer heel populair omdat we al te veel mails krijgen
○ Krijgt media-aandacht in vakbladen of de eigen bedrijfskrant
▪ Vb. Batibouw
○ Heeft publiek dat komt voor de specifieke inhoud of activiteit
○ Doelen:
▪ attitude veranderen
▪ netwerk verbeteren
▪ Teambuilding
▪ opbouw van een bepaald imago, ...
○ Publiek bestaat al (geen of weinig marketing hiervoor nodig!)
○ Is een marketinginstrument op zichzelf
• Financiering
○ Betaald door de initiërende partij (HR-budget, enz.)
○ Soms een stuk sponsoring (eventueel in natura)
▪ Kleine(re) impact dan bij publieksevenement
• Zakelijke evenementen genereren enorm veel geld maar zijn ook de eerste budgetten
die dalen als er een crisis is.
1.4. Eventmanagement
• Proces zakelijk evenement
• Rol 1: Conceptontwikkeling
• Rol 2: Accountmanagement
○ Vaak komen mensen via-via naar jouw
▪ "We hebben gehoord dat jullie dit hebben gedaan en wij willen dit ook doen
"
• Rol 3: Projectmanager
• Kleine eventbureaus: Doen alles zelf
Eventmanagement Pagina 4
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper thegoodstudent. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €5,99. Je zit daarna nergens aan vast.
