Deel 2: Rol van de eventmanager
4 Hoofdstuk 4: Experiences
4.1 Wat is een experience?
= ervaring, beleving, belevenis => het kan alle drie en speelt op elkaar in.
Ervaring = alles wat we doen, bv. in een klaslokaal zitten en les krijgen
Afhankelijk vd context kan een ervaring een beleving worden. Positieve of negatieve
ervaringen leiden tot een beleving, het gaat anders zijn dan anders. Doordat het een
beleving is kan het ook een belevenis worden. Het kunnen herinneren.
Belevenissen hoeven niet ‘perongeluk’ te ontstaan
Experience = zinnen prikkelen (zintuigen inspelen), een vorm van betrokkenheid (kort bij de
ervaring), indrukwekkend (iets dat we niet verwachten) & onderscheidend (iets anders dan
anders)
4.2 Wat is een event experience?
= de doordachte emotionele prikkeling vd gekozen doelgroep gedurende een bepaalde
periode teneinde een bepaald vooraf gesteld communicatiedoel te bereiken
Event creatie = het produceren van experiences, dit is meer dan enkel het regelen van
catering, entertainment, licht en geluid
In lijn met de ‘experience economy’ à regelen van catering, draaiboek,…
4.3 Experience in andere context
Boodschappen doen, winkelen, shoppen,…
à Bv. sinterklaas op bezoek in de supermarkt of producten laten testen bij een opening van
een winkel
Experience à service à product
12
,4.4 Zintuiglijke experience
• Zien: visuele perceptie
à bij elkaar horende borden op een buffet: vis, vlees, salades, vegetarisch,…
• Proeven: smaakzin perceptie
à type voedsel: neutraal, pikant, exotisch,…
• Horen: auditieve perceptie
à achtergrondmuziek bij diner: lounge, klassiek, pop, live muziek,…
• Voelen: tactiele perceptie
à tastzin bespelen door juiste materiaal te gebruiken voor servet: katoen vs. Papier
of bv uitnodiging op perkament
• Ruiken
à ontbijtbuffet: vers gebakken broodgeur mbv geurverspreiders
ð Rekening houden met ze alle 5
4.5 Event experience blauwdruk
Maak een blauwdruk met de geplande experiences doorheen het ganse evenement
Opsomming vd verschillende activiteiten met de bijhorende zintuiglijke perceptie en
doelstelling
Zo een opsomming v verschillende experiences die deelnemer zal ervaren tijdens
verschillende stadio ve evenement à voor, tijdens en na
Kan zeer gedetailleerd zijn:
• Tot op de seconde aangeven wanneer surprise act aanvangt
• Aangeven wat peroneelsleden A, B, C moeten doen tijdens dit moment om
experiences te doen ontstaan
• Exacte plaatsbeschrijving waar de bezoekers zich moeten bevinden
Bv. v experience creatie voor het event = de doos die je van Tomorrowland krijgt als
uitnodiging
4.6 Experiences en sociale media
Marketing v event op verschillende tijdstippen: voor, tijdens en na à sociale media zeer
geschikt
Sociale media worden ingezet voor verschillende doeleinden:
• Stimuleren vd kaartverkoop
• Versterken v info
• Verbinden v bezoekers
• Stimuleren vd verkoop v merchandise
• Creëren en vasthouden v beleving
• Monitoren v en inspelen op feedback
13
, Fase 1: organisatie vh evenement
• Samenwerken
• Verzamelen v aanmeldingen
• Bezoekers betrekken
• Leveranciers vinden
Fase 2: promotie vh evenement
• Een eventpagina creëren
• Sociale media integreren met registratie
• Hashtags
• Video’s
Fase 3: verbetering vd beleving
• Prijzen
• Live streaming
• Hastags
• Check in
• In klantenservice voorzien
Fase 4: verlenging vd levensduur ve evenement
• Video’s
• Presentaties delen
• Pinterest
• Feedback verzamelen
• Een betrokken community behouden
4.7 Eventdenken
= ieder contactmoment met doelgroep benaderen als een evenement
= het voeren vd totaalregie over de beleving die alle contactmomenten met de doelgroep
teweeg kunnen brengen
Contactmomenten zijn kansen
• Uitnodiging
• De receptionist
• Type eten
• …
14
