Samenvatting
Samenvatting Event technolgie
- Instelling
- Arteveldehogeschool (Artevelde)
Een samenvatting van het deel event technologie uit het vak strategische event organisatie.
[Meer zien]Voorbeeld 3 van de 23 pagina's
Voorbeeld 3 van de 23 pagina's
In winkelwagenVerkoper
Volgen
Voorbeeld van de inhoud
Strategische Event Organisatie 2020Waarom event technologie?
Waarom zouden we event technologie gebruiken op ons
event?
Laten we Simon Sinek-gewijs eerst en vooral eens stilstaan bij
het waarom (Koppelingen naar een externe site.). Ik geef het al meteen
met jullie mee. De énige juiste reden om event tech te implementeren
is omdat je meerwaarde wil creëren voor aanwezigen, team,
stakeholders.
Mogelijke redenen die sommige organisatoren zullen opgeven, zijn:
Mijn concurrenten gebruiken het dus laten we het ook
doen. (zwakke veronderstelling)
Als we een chatbot gebruiken, zullen we als vooruitstrevend
worden aanzien. (foute nood)
We zien wel wat het geeft. Kan alleen maar positief zijn. (gebrek
aan objectieven/metingen)
Als je niet vertrekt vanuit een concreet probleem, een situatie die duidelijk
beter moet, is het moeilijk om dit intensieve proces tot een goed eind te
brengen. De kans is groot dat als je start vanuit foute noden en
veronderstellingen er ook geen concrete (smart) doelstellingen zullen
geformuleerd worden. Betrokkenen zullen door een gebrek aan concrete
doelen de urgency/nood onvoldoende aanvoelen om hier hun tijd en
energie in te investeren met als gevolg dat het hele proces gedoemd is om
te mislukken. En laat het duidelijk zijn: een slechte ervaring met event
technologie zet een volledige domper op de goesting van een team/bedrijf
om in een later stadium nog te investeren in event tech.
Reacties als “Laten we het maar bij het oude houden! Nooit meer. Wat
een verspilling van geld en tijd!” zijn dus meestal het gevolg van te weinig
analyse in het begin van het proces:
stap 1: Wat is het probleem? > altijd vertrekken vanuit een concreet
verbeterpunt!
stap 2: Wat veroorzaakt dit probleem? > voldoende tijd nemen om de
juiste
oorzaken te vinden!
stap 3: Welke technologie kan ons daarbij helpen? > voldoende
researchen en testen welke pakketten de beste oplossing bieden voor
JOUW probleem.
Een voorbeeld
In 2016 hebben we op campus Kantienberg Event
Academy georganiseerd, een netwerkevent voor de hele eventsector met
, Strategische Event Organisatie 2020
focus op event technology. Gedrukte programmaboekjes leken me passé.
Het leek me evident dat we het goede voorbeeld gaven en voor dit event
een app ontwikkelden waarop bezoekers plan, programma, sprekers enz
konden consulteren. om zo het goede voorbeeld te geven. De app werd
ontwikkeld door eTouches (nu Aventri) en was mooi geïntegreerd met de
registratiesoftware van RocMe. Gevolg van de integratie/synchronisatie
van registratietool en app was dat je altijd een up-to-date lijst ad van
geregistreerde bezoekers in de app, wat een mooie meerwaarde was voor
bezoekers met het oog op networking.
Om nu te zorgen dat die app makkelijk geconsulteerd kon worden op het
event, was het belangrijk dat ik op voorhand de bezoekers opriep om die
app thuis al te downloaden en de app te gebruiken om al een persoonlijke
programma samen te stellen. Bij de automatische emailbevestiging na
hun registratie, zat ook de oproep om de app vooraf te downloaden. Wat
bleek bij aanvang van het event: quasi niemand had de app gedownload
en ter plekke bleek de wifi een ellenlang paswoord te hebben en te zwak
te zijn om de downloads te faciliteren van alle bezoekers. En aangezien ik
volledig op mijn blitse app had gerekend om de bezoekers te informeren,
waren er geen programmaboekjes ter beschikking om bezoekers te
informeren over de vele sessies die er te beleven waren op de campus.
Mensen liepen verloren ...
Wat had ik moeten doen?
de meerwaarde van het vooraf downloaden van de app beter in
de verf zetten + meer communiceren. Dit ook
monitoren/meten: stats bekijken van de app: # apps gedownload
op voorhand, # gebruik apps op event
altijd je 'old school' aanpak nog implementeren als plan B naast
de nieuwe aanpak/tool, in dit geval de gedrukte
programmaboekjes. Dit heet incremental innovation of
stapsgewijze innovatie.
Hoe detecteer je nu concrete noden, opportuniteiten ter
verbetering van het event?
Door aan process mapping te doen, m.a.w. stilstaan bij elk proces voor,
tijdens en na je event. Wat ging minder vlot? Waaraan is hier de oorzaak
van? Hoe kunnen we dit optimaliseren?
Ook de vele enquêtes die na events worden gehouden bij bezoekers,
exposanten, leveranciers en opdrachtgever hebben enkel dit tot doel. Wat
ging goed maar zeker ook: wat moet beter de volgende keer? Tenminste
als je wil dat je event nog steeds even druk bezocht wordt en niet ten
onder gaat aan de helse competitie op de markt.
Enkele voorbeelden van het mappen van enkele processen op een event:
, Strategische Event Organisatie 2020
Welke technologie wordt best gebr
Proces Wat moet beter?
uikt?
Wachtrijen moeten Gezichtsherkenning, beacons,
Onthaal – badging
sneller zelfregistratie kiosken
Aanwezigen moeten
Informeren over sessies beter geïnformeerd Mobiele app
worden over wat volgt
Meer early bird tickets
Reg software met ingebouwde social
Ticketverkoop verkopen, speciale
selling en doorverwijzing
kortingen toekennen
te weinig aanwezigen,
Push notifications/sms om aanwezigen
Keynote spreker meer buzz genereren om
op de hoogte te brengen
de zaal te vullen
te weinig vragen uit
publiek, moet Engagement apps of touchscreens om
Q&A sessies
laagdrempelig, anoniem vragen/meningen te verzamelen
kunnen gebeuren
Tevredenheid exposant
Betere statistieken Bezoekersopkomst tracking voorzien via
en mbt aangeleverde
leveren aan exposanten beacons, cameras
bezoeker data
Event registration: online registration, check-in and
badging
Event technologies zijn beginnen ontwikkelen vanaf 2000. In een
eerste golf waren dat voornamelijk online registration
tools. Nadien volgden nog 3 waves: event apps, engagement en als
laatste VR, AR en AI, waarover later meer. Laten we nu eerst even
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper emielkennis37. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €2,99. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 83637 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 14 jaar dé plek om samenvattingen te kopen