Arteveldehogeschool
Samenvatting
Operational
Excellence
Enterprise Resource Planning + Quality Management
2023-2024
,INHOUDSTAFEL
DEEL 1: Enterprise Resource Planning
1. Wat is ERP? .......................................................................................................................................... 1
1.1 Definitie ......................................................................................................................................... 1
1.2 Processen....................................................................................................................................... 1
1.3 ERP ................................................................................................................................................. 3
2. Sales & Operations Planning process .................................................................................................. 5
2.1 Fase 1 van het S&OP: forecasting/prognose ................................................................................. 5
2.2 Fase 2 van het S&OP: Demand planning/vraagplanning............................................................... 6
2.3 Fase 3 van het S&OP: Supply planning/aanbodplanning .............................................................. 7
2.4 Na de supply planning: meetings .................................................................................................. 9
3. Productieplanningsproces ................................................................................................................. 10
4. Verkoopproces/sales order process .................................................................................................. 14
4.1 Het proces ................................................................................................................................... 14
4.2 Master data ................................................................................................................................. 22
5. Aankoopproces/purchase order process .......................................................................................... 24
5.1 Het proces ................................................................................................................................... 24
5.2 Master data ................................................................................................................................. 32
6. Productieproces ................................................................................................................................ 34
6.1 Productieproces .......................................................................................................................... 34
6.2 Master data ................................................................................................................................. 38
Overzicht rollen: .................................................................................................................................... 40
7. SAP ..................................................................................................................................................... 41
DEEL 2: Quality Management
1. Intro Quality & Operational Excellence ............................................................................................. 46
1.1 operational excellence als strategie ............................................................................................ 46
1.2 Quality ......................................................................................................................................... 48
1.3 Link met ERP ................................................................................................................................ 50
1.4 Processen..................................................................................................................................... 51
1.5 KPI’s ............................................................................................................................................. 52
2. Process improvements: tools and methods ...................................................................................... 54
2.1 Vier methodologieën/aanpakken................................................................................................ 54
, 2.2 Tools ............................................................................................................................................ 58
3. Productie en Quality Management/kwaliteitscontrole .................................................................... 63
3.1 Basisconcepten ............................................................................................................................ 63
3.2 Productie ..................................................................................................................................... 64
3.3 Kwaliteitscontrole........................................................................................................................ 67
3.4 Verbeteringen en optimalisaties ................................................................................................. 68
4. Warehouse Processes........................................................................................................................ 70
4.1 Cycle counting/stock telling ........................................................................................................ 70
4.2 Outbound .................................................................................................................................... 72
4.3 Inbound ....................................................................................................................................... 74
4.4 Andere magazijnprocessen en systemen .................................................................................... 77
5. Aankoop............................................................................................................................................. 78
5.1 Soort aankoop ............................................................................................................................. 78
5.2 Proces .......................................................................................................................................... 79
5.3 Service level agreement (SLA) ..................................................................................................... 83
5.4 KPI’s ............................................................................................................................................. 85
5.5 E-procurement ............................................................................................................................ 85
6. Quality Management System ............................................................................................................ 87
6.1 Quality management System en Core Principes ......................................................................... 87
6.2 Quality Standards (incl. ISO) ........................................................................................................ 89
6.3 Certification ................................................................................................................................. 91
6.4 Auditing (inspectie) ..................................................................................................................... 92
7. Recap/overzicht ................................................................................................................................. 93
,DEEL 1: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
1. WAT IS ERP?
1.1 DEFINITIE
Basisprincipe economie: behoeften en beperkte middelen
Resources (personeel, voorraad, VA, liq. M., R&D, tijd…) → TWmax (Kmin door resources zo goed
mogelijk te gebruiken)
Van zodra je middelen/resources gebruikt krijg je kosten
DIT IS ERP (Entreprise Resource Planning)
Processen: innovatie ≠ verbetering (innovation is expected to lead to improvement)
• Innovatie: grondige en structurele verandering in manier van werken (nieuwe
technologie of nieuwe werkwijze)
• Verbetering: zelfde middelen gebruiken in proces maar ze op andere manier inzetten
(efficiëntie en effectiviteit)
1.2 PROCESSEN
AK, VK en productie zijn 3 meest belangrijke afdelingen in productiecircel → creëren waarde
ERP → SAP
Verkoop/sales Sales and distribution (SD)
Aankoop/purchase Materials management (MM)
Productie/production Production planning (PP)
(≠ Production planning!)
Front office process: verkoop want verkoper staat in rechtstreeks contact met de klant (‘wat wil je?’)
Back office process: gaan kijken of er nog voorraad is (geen rechtstreeks contact met klant)
→ Meer back dan front. Front en back zijn even belangrijk maar front is meer kritisch.
1
, • Klant vraagt: ‘verkoop jij
fietsen’ → nog geen
commitment want kan nog
wijzigen van gedacht
• Het akkoord is het sales
order/verkooporder → beide
partijen zijn verbonden
• Er is slechts een transactie op
het moment dat je een
salesorder hebt, alles ervoor is
enkel selectie.
• Na salesorder gebeurt de check availability: verkoper doet 2 dingen nl. kijken of hij voorraad
heeft + kijken welke afdelingen hij moet betrekken bij de transactie
2 opties:
• Wel in voorraad = beste optie operationeel gezien want customer order leadtime (tijd tussen
bestelling en levering) is dan kleiner en dat is beter (veel voorraad is wel veel afval)
o Pick & pack
▪ Post goods issue: magazijnier gaat doos scannen, er gebeuren 2 dingen:
❖ In ERP pakket wordt fysieke voorraad -1
❖ In de boekhouding pakket wordt de boekhoudkundige voorraad
gewijzigd: 3-rekening wordt gecrediteerd
o Uitsturen factuur en betaling ontvangen
o 3 afdelingen betrokken: verkoop, logistiek en financieel → miscommunicatie kan
3-way match: als
bedrijfsleider moet je de
3 sterren controleren
met elkaar. Die 3 moeten
overeenkomen.
Client risk: klant is niet
blij als er een fout
gebeurd is. bedrijf kan
dat oplossen door 3-way
match toe te passen.
Business risk: klant is wel
blij als er fout gebeurd is
(iets beter gekregen).
2
, • Niet in voorraad
o Nieuw produceren: hebben we alle onderdelen of niet?
▪ Ja: start productie
▪ Nee: onderdelen en grondstoffen aankopen
o Nog meer departementen betrokken (verkoop, aankoop, logistiek, financieel,
productie) → nog meer kan op fouten
▪ OPLOSSING: ERP pakket (software)
1.3 ERP
ERP pakket: hoe?
• Contract wordt ingegeven in database (klanten, producten, etc.. = master data)
• Systeem zal zelf de ‘check availability’ kunnen doen
• Automatische berekening van productietijd
• Automatisch plaatsen van aankooporders
• Automatische start van de productie
• Automatisch boeken van transacties
Wat betekent ERP nu concreet?
• Enterprise (for companies)
• Resource (people + materials)
• Planning (plan the sequence better)
3
,ERP system is een geïntegreerd systeem: iedereen gebruikt het
• 2 grote problemen:
o Miscommunicatie: iemand zet er iets
verkeerd in (vb. prijs) en een ander
gebruikt die verkeerde informatie (vb.
boekhouding)
o Hackers, systeem plat → verkoop,
boekhouding, productie etc. vallen stil
→ moet goed beschermd worden
➔ Garbage in, garbage out principe
• Oplossing: Segregation of duties (SOD)/splitsing van verantwoordelijkheden
o Je gaat ervoor zorgen dat 1 persoon niet alles kan doen, zodanig dat er geen fraude
mogelijk is
o 3 verschillende personen per transactie is ideaal: documentatie, fysiek en financieel
doet elk een ander persoon
o Wat als er geen 3 mensen zijn? Aanvaarden dat er meer risico is. Denken aan welk
proces je zeker wil afzonderen (beste optie: financiële afzonderen)
Hoe master data beheren? → Master Data Management
• Master data = data dat je 1 keer in het systeem stopt en dat wordt gebruikt voor meerdere
transacties (zoals registreren de eerste keer als je een website bezoekt)
• Traditionele data = combinatie van master data (vb. Tom koopt zwarte fiets van 7000 euro)
• Big data = data die in onze software zit die we vaak voor marketing doeleinden kunnen
gebruiken (vb. blijkt dat we laatste jaar vooral fietsen in gent hebben verkocht → gebruiken
voor marketing)
• Master data management team (apart IT team) in MDM-department: doen niets anders dan
master data in het ERP pakket steken
o Geen dubbele ingaves
o Zijn experts, kennen dus elk inputveld van het systeem
o Juiste volgorde van ingave
o …
• Die mensen mogen nooit transacties uitvoeren: segregation of duties (corporate social
responsability)
Waarom SAP?
• Wereldwijd gebruik
• Wordt gebruikt in elke sector
• Voordeel voor CV
• Marktleider
4
,2. SALES & OPERATIONS PLANNING PROCESS
Mensen die werken in een onderneming (!):
• Marketer
• Demand planner
• Verkoopsmanager
• Aankoper
• Magazijnier
• Productie manager
• Boekhouder
• MDM (master data management) departement
The bird’s eye view: Coördinatie van alle processen + kijken wat er gaat komen…
• Hoeveel producten moeten we produceren (voor de vraag van vandaag en voor toekomstige
vraag)?
• Welke voorraden moeten we aanhouden?
• Hoe snel moeten we grondstoffen kopen?
• Hoeveel grondstoffen hebben we op voorraad nodig?
S&OP gebeurt in een aparte, gesimuleerde database (proberen in toekomst te kijken)
2.1 FASE 1 VAN HET S&OP: FORECASTING/PROGNOSE
Marketeer: nieuwe klanten, markten en producten zoeken en de bestaande klanten laten groeien (ziet
opportuniteiten, kijkt enkel naar de markt en houdt geen rekening met interne zaken van bedrijf)
Demand Planner: creëert een realistische en haalbare inschatting van verkopen, zodanig dat de rest
van de logistiek en productie op tijd georganiseerd kan worden (conservatiever, realistischer en houdt
rekening met interne aangelegenheden)
De demand planner heeft de eindverantwoordelijkheid om een realistische forecast in te schatten
Is forecasting/prognoses accuraat?
• Prognoses vormen de basis van een betrouwbare S&OP
• Nauwkeurige voorspellingen zijn essentieel in de productiesector
• Overvolle en onderbevoorrade magazijnen resulteren in hetzelfde: winstverlies
• Voorspellingen zijn ALTIJD FOUT
Forecasting/prognose in ERP/SAP:
• Prognosemodellen (trend, seizoensgebonden, trend- en seizoensgebonden, constante)
• Een model selecteren
o Automatisch
o Handmatig
5
,Forecasting: Roll up process
Roll Up Forecast: van SKU-level (Stock Keeping Unit, eenheidsniveau) (Pease per package unit) naar
een prognose op productgroep-level (peas)
Demand planner en marketeer zitten samen (beneden aan roll up forecast), ze gaan nadenken over
totale business hoeveelheid (hoeveel produceren in totaal?), verder naar boven → management
bekijkt het, force down adjustment: wat management wil veranderen vb. 50.000 meer of minder
2.2 FASE 2 VAN HET S&OP: DEMAND PLANNING/VRAAGPLANNING
Demand planning: we hebben onafhankelijke vraag en forecast bepaald, nu kijken of dat ons ook kan
lukken.
Force Down Adjustment: van productgroep-level terug naar SKU-level (+ verkooporders en
verkoopraamcontracten)
Missed quantities: hoeveelheden waarvoor we nog geen klant hebben op moment van forecast →
hopen dat je daar klanten voor krijgt
Eens we een forecast hebben van vb. 130.000 eenheden die worden geproduceerd, dan gaat dat ook
geproduceerd worden. Deze forecast zal een verkooporder (is ook gelijk aan raamcontract) worden.
Als er een aantal effectief verkocht wordt, wordt dit van de forecast afgetrokken (= forecast
consumptie)
Centraal concept = onafhankelijke vraag/independant demand
Onafhankelijke vraag/independant demand: de vraag van de markt naar het product of de diensten
van een bedrijf (wat willen mensen kopen van ons zonder rekening te houden met productiecap.) Dit
bevat 2 componenten:
• De vaste engagmenten van klanten: verkooporders en verkoopraamcontracten
• De ontbrekende hoeveelheden (missed quantities) – dit is de forecast (hoeveelheden
waarvoor we momenteel nog geen klant hebben)
6
, 2.3 FASE 3 VAN HET S&OP: SUPPLY PLANNING /AANBODPLANNING
Eens de Marketeer en Demand Planner de hoeveelheid hebben besloten na het roll up force down
proces moeten ze hunzelf de vraag stellen of ze deze hoeveelheid wel kunnen maken (nog steeds in
gesimuleerde omgeving, niet in de operationele, echte database → try and error):
Nadat de Forecast is bepaald, laad je die op in je ERP-pakket en bereken je via MPS en MRP welke
materialen je nodig hebt en via MPS en RCCP (Rough-Cut capacity Planning) bereken je welke capaciteit
aan machines en mensen je nodig zal hebben om telkens het plan, dat het MPS is, te realiseren.
• Vraag 1: Hebben we
voldoende grondstoffen?
• Vraag 2: Hebben we de
machinecapaciteit?
• Vraag 3: Hebben we de
menselijke capaciteit?
Vraag 1: Hebben we voldoende grondstoffen?
Hoe? Er worden 2 processen/berekeningen uitgevoerd door ERP systeem (process runs)...
• MPS : ‘Master Production Schedule’
➢ Vertrekt vanuit gegevens uit de voorspelling/forecast
➢ berekent productiehoeveelheid
➢ Kijkt naar SKU’s/eenheden, nog niet naar grondstoffen
• MRP: ‘Materials Requirement Planning’
➢ op basis van de stuklijst (Bill of material) wordt de hoeveelheid noodzakelijke
grondstoffen berekent
➢ SAP heeft de BOM absoluut nodig als hij de MRP calculatie doet, anders error
➢ Stel er zit een fout in de BOM: SAP gaat verkeerde aantal bestellen
➢ BOM is een van belangrijkste stukken master data dat bestaat
➔ RESULTAAT = GESIMULEERDE BESTELLINGEN
Zijn er alternatieve methoden (naast MPS-MRP, voor als je geen SAP hebt)?
• ROP: ‘Re-order point’ (denk aan veiligheidsvoorraad)
➢ Vb. Als raw material onder bepaald niveau zakt bestelt het systeem opnieuw
• KANBAN
➢ kaartsysteem, kijkt enkel naar fysieke voorraadniveau om al dan niet grondstoffen bij
te bestellen (buiten het system om)
➢ heeft niets te maken met software, mensen doen het door te kijken naar de fysieke
voorraad (want er is geen software of ze vertrouwen de software niet)
• BtOB: ‘back-to-back’
➢ elke verkoop resulteert in een aankooporder of productieorder, het is geen echte
‘planning’ maar een continu aanvullen van de voorraad.
7
