Start To Organise H1-H3 2023-2024
0. Inleiding
Wat is een evenement?
Een evenement is een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die een initiatiefnemer
(individu, groep of organisatie bewust is gepland en die gericht is op een bepaalde doelgroep
om met ene bewust gekozen vorm een bepaald doel te realiseren.
0.1 Soorten evenementen
- Culturele vieringen: Festivals, carnaval, religieuze optochten
- Tentoonstellingen, beurzen, exposities
- Vermaak en vrijetijdsevenementen: markten, straat BBQ, kermis, braderieën
- Voorstellingen: dansoptreden, concert, film
- Sportevenementen: atletiekmeeting, voetbalmatch
- Fondsenwerving
- Politieke evenementen
- Sociale evenementen: huwelijk, communie, familiedag
0.2 Publieksevenementen t.o.v. bedrijfsevenementen
Publieksevenementen Bedrijfsevenementen/ zakelijke
Gericht op publieksbelang Opgezet vanuit een bedrijfsbelang
Weinig invloed op wie er komt Invloed op wie er komt (uitnodiging)
In het vrije tijds domein In het businessdomein
Komt vaak voort uit een idee Komt vaak voort uit een probleem
Hebben vaak een ideëel doel Hebben vaak commercieel doel (direct/ indirect)
Probleem: financiering Budget is beschikbaar
Publieksevenementen:
Een evenement dat toegankelijk is voor iedereen die belangstelling heeft voor dat
evenement; het is een openbaar evenement. De toegang kan gratis zijn, maar er kan ook
entree of een deelnameprijs gevraagd worden. Vb.: Congressen, autoshows, beurzen
Bedrijfsevenement:
Een evenement dat georganiseerd wordt door een bedrijf, merk, organisatie,
overheidsinstelling, goed doel of non-profit organisatie. Het is een bijeenkomst van mensen
met zakelijke doeleinden. Vb.: Personeelsfeest, bedrijfsfestival, jubileumfeest
Interne bedrijfsevenementen of personeelsfeesten zijn erop gefocust om de interne
communicatie en motivatie van je team op te schroeven.
Externe bedrijfsevenementen door andere bedrijven worden georganiseerd, waar jouw
werknemers aan deel kunnen nemen.
1
,Start To Organise H1-H3 2023-2024
H1: Coördineren
1.1 Procesbeschrijving
WAT?
Proces:
à Hoe ga je stap voor stap iets doen/ oplossen
à Reeks activiteiten die binnen organisatie wordt uitgevoerd met duidelijk doel voor ogen
Vb. Hoe ga je over een vergadering een verslag schrijven, hoe gepubliceerd… (intern)
Vb. Klant belt naar jou met een vraag -> hoe antwoord je, hoe ga je voor een klant tot een
oplossing komen (extern)
Door een proces te beschrijven (niet alleen in je hoofd) maak je het officiëler, zorg je ervoor
dat je goed overzicht krijgt.
Doel: eerste waar je over nadenkt, waarom doe je het proces
Middelen: wat is er nodig
Activiteiten en volgorde: in welke volgorde
Eindverantwoordelijke: persoon die het overzicht heeft
KPI’s: kritieke prestatie indicatoren: geeft aan of het goed gaat of niet, gegevens die tonen of
de prestatie op punt staat (HEEL BELANGRIJK), als je bv. een KPI haalt krijg je een bonus/ x
aantal klanten per jaar moeten geholpen worden -> KPI die je kan halen
KPI’s zijn meetbaar, doe ik wat ik moet doen, …
Verantwoordelijken: mensen die betrokken/ verantwoordelijk zijn bv. ze maken een verslag
en mailen die of ik moet mijn verslag doorgeven, … (kleinere stukjes)
Informatiebronnen: alle bronnen waar je info uit kan halen om je proces tot een goed einde
te laten komen
ICT-systemen: vb. databank, res, …
Documentatie: documenten en formulieren die gebruikt worden
Relaties met andere processen: link leggen met andere processen
WAAROM?
Intern & externe redenen
2
,Start To Organise H1-H3 2023-2024
Inzicht:
Het is nuttig te weten wat de relaties zijn tussen de verschillende afdeling
Besturen:
- Opkomst van deeltijds werk
- Een trend ontstond naar clusters van management assistants i.p.v. een één-op-één
verhouding
- De leidinggevende geeft leiding vanop een afstand i.p.v. meer gedetailleerde richtlijnen
Communiceren:
Vb.: Het inwerken van een nieuwe collega
Vb.: Tussen 2 bedrijven, hoe gaan ze samen werken
Verbeteren/optimaliseren:
Om de efficiëntie te verhogen
Control (beheersing):
De managementassistent moet meer rollen vervullen: ondersteunend, adviserend,
organiserend, en soms leidinggevend werk
Aantonen:
Toont aan dat een proces volgens bepaalde kwaliteitseisen wordt uitgevoerd
Bv. ISO 9001: internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen
Verantwoorden:
Richting management + toezichthoudende instanties
Bv. Behaal je je KPI’s, wat doen we stapsgewijs om ons doel te proberen halen,
toezichthoudende instanties: overheid kan je bepaalde dingen opleggen, voldoe je daaraan?
VOOR WIE
Afhankelijk van wie het is, focussen op bepaalde dingen binnen de procesbeschrijving
Een nieuwe collega, de leidinggevende, de kwaliteitsmanager ICT’ers: ontwerpers testers en
de accountant
Certificerende instelling:
Reiken labels aan bedrijven om te tonen dat ze kwaliteitsvol werken, wij voldoen aan
officiële kwaliteitsnormen, voor label moet je wel bewijzen d.m.v. procesbeschrijving die de
ISO belangrijk vindt
3
,Start To Organise H1-H3 2023-2024
HOE
Inventarisatie van de werkzaamheden:
- Alles opschrijven, in document
- Werkzaamheden per dag
Bv. e-mail doornemen, fysiek post verdelen
- Alle materialen en hulpmiddelen
Bv. noteer hoe het kopieerapparaat werkt (en bijbehorende paswoorden)
- Wie voert de werkzaamheden uit en wie is betrokken?
Audit van de beschrijving:
Iemand anders leest na wat je gedaan hebt, iemand checkt het
Optimaliseren:
- Doe voorstellen voor een verbetering van de werking
- Bespreek met je leidinggevende
- Pas de procedure aan volgens de verbeterde versie
- Procesbeschrijving om aan te tonen dat als ik bv dit doe, het beter gaat
Hoe bewaak je de procedure?
à Wees kritisch over je eigen werk
à Noteer alle uitzonderingen op gemaakte afspraken
à Noteer alle klachten
à Stel prestatie-indicatoren op (KPI’s)
à Hou bij hoe je het doet ten overstaan van de KPI’s
à Stel een tevredenheidsenquête op
à Rapporteer de resultate
1.2 Het overleg
WAAROM
Elkaars werkzaamheden begrijpen en elkaars processen bekijken
à Communicatie met andere afdelingen
à Vb.: Wij doen dit zo, jullie zo, wat is efficiënter?
HOE
4
,Start To Organise H1-H3 2023-2024
Waar, 1e bijeenkomst belangrijk om interactief te werken,
wat wilt iedereen eruit halen?
Hoe vaak gaan we overleggen =/ overbodig, waar gaan we
het verslag publiceren
Bv. Evalueren na halfjaar merken dit is niet nuttig ->
aanpassen
Voorbeeld het staand overleg
Iets kort aan het begin van de dag om op de hoogte te zijn van elkaar, afhankelijk van wat
het doel is hoe zwaar/diep het staand overleg is
à Vergroot de betrokkenheid
à 10 minuten
à Dagelijks
à Rond een verbeterbord: planning, doelen, verbeteracties, prestaties
1.3 Effectief samenwerken
A. Het teamdoelmatigheidsmodel
- Beckhard, 1972 (pionier)
- Deed onderzoek en verkreeg deze theorie
Je begint van boven naar onder, deze elementen moeten
er zijn voor goed teamverband
Zonder deze: onduidelijkheid, niet doelmatig kunnen
samenwerken
Doelen:
- Men begrijpt & aanvaardt het collectief doel (anders is de effectiviteit van het team weg)
- Men moet doelen kennen, specifiek genoeg zijn: Is men het eens met het collectief doel?
Weet men wat de prioriteiten zijn?
Taken:
- Zijn glashelder
- Taakverdeling, verantwoordelijkheden zijn duidelijk
- Je stelt de taken op die naar het doel toewerken en dat men zijn verantwoordelijkheden
kent
Procedures (of manier van werken):
- Door iedereen gekend en toegepast
- Vb.: Tonen hoe je concreet werkt, duidelijkheid, wat gebeurt er eerst, men moet het
toepassen in de werkelijkheid, door iedereen gekend en toegepast
5
, Start To Organise H1-H3 2023-2024
Persoonlijke verhoudingen:
- Er heerst wederzijds vertrouwen en respect binnen het team
- Opkomen voor belangen van het team, je werkt naar de gemeenschappelijke belangen
op, er is genoeg veiligheid voor je eigen mening te uiten
B. The five Dysfunctions of a Team
Lencioni, 2012
Van onder naar boven, onder eerst dan naar boven werken
Absence of trust
Geen vertrouwen binnenin het team
Fear of conflict
Schrik voor conflict
Lack of commitment
Men is minder betrokken
Avoidance of accountability
Men gaat hun specifieke rol binnenin een team ontwijken/vermijden
Inattention to results
Men heeft geen aandacht op werk, geen hoger doel op ogen, welke resultaten moeten we
behalen?
à De leidinggevende moet ervoor zorgen dat al deze zaken gebeuren voor collectief succes
1.4 Het Nieuwe Werken
Arbeidsorganisatieconcept:
- Manier waarop men arbeid/werken organiseren
- Manier kan men motiveren
Specifiek voor kenniswerk bv. bureaujobs (geen handwerk)
Resultaten zoals op lange termijn productiviteitsverbeteringen
In het geval van Het Nieuwe Werken:
- Steeds meer plaats– en tijdsonafhankelijk
- Met focus op resultaat
- Aan de hand van digitale tools
6
