1. Introductie tot Agile Project Management
1.1 Project Management → Wat is het en waarvoor gebruik je het?
1.1.1 Projectmanagement is een manier om je werk aan te pakken
• Je hebt 3 manieren om werk uit te voeren
- Improvisatie = Als het plots en snel moet gaan
➔ Waarvoor?: Plotse, snelle gebeurtenissen
➔ Bv.: Verkeersongeval, last minute feestje of toespraak, …
➔ Voordeel: Veel vrijheid voor uitvoerder en ruimte voor creativiteit
➔ Nadeel: Onzekere uitkomst & chaotische werkwijze
- Routineus = Als je het vaker en herhaaldelijk doet
➔ Waarvoor?: Herhaaldelijk werk met goed voorspelbaar resultaat
➔ Bv.: Productie in fabriek, werk in restaurant, …
➔ Voordeel: Je kan op eerdere oplossingen terugvallen en werkt volgens een duidelijke
procedure
➔ Nadeel: Nauwelijks vrijheid of creativiteit voor de uitvoerder
- Projectmatig = Als je voor de eerste keer iets doet
➔ Waarvoor?: Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter
➔ Bv.: Creatieve projecten, website maken, productontwerp, …
➔ Voordeel: Je ontwerpt een plan van aanpak op maat van het resultaat dat je moet
halen: elk project ziet er anders uit!
➔ Nadeel: Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf en klant of
teamleden onderling
- Al het werk startte ooit geïmproviseerd, groeide daarna uit tot een project om
vervolgens te stranden in routine
1.1.2 Een strak plan is zeker belangrijk in de creatieve sector
• Wat zijn de 4 voordelen van projectmatig werken?
- Betere controle: geen onnodige risico’s
- Betere communicatie: iedereen spreekt verwachtingen uit
- Tevreden klanten: als je je aan de afspraken houdt
- Betere resultaten: op goede én lange termijn
• Wat is een project?
= Een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen (meestal uit verschillende
vakgebieden) om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken of
werk te voltooien binnen een vooraf vastgesteld budget
1
, 1.1.3 Iron triangle
- Met deze 3 elementen moet je rekening houden in elk project
• Iron triangle of ‘triple constraint’
- Scope = Wat moet er allemaal
gedaan worden? (hoeveelheid werk)
dit omvat ook alle nodige
vergaderingen en voorbereidingen
- Tijd = Hoeveel tijd krijgen we om dit
project uit te voeren?
- Budget= Hoeveel mensen en
middelen krijgen we voor dit
project?
• Het probleem
- Je kan maar 2 elementen écht kiezen!
- Het midden = where the unicorn lives, bestaat
niet
• Scope creep
- De klant vraagt meer en meer uitbreidingen van
je project of extra werk tijdens de uitvoering
- Daardoor stijgt de kostprijs en/of de tijdsduur
van je project
- Scope creep is een groot probleem bij productontwikkeling in alle sectoren, zeker de
creatieve
1.2 Waterval → Zo ziet de klassieke aanpak van projecten eruit
1.2.1 6 klassieke fases van project management
1) Initiatief
- Wat is het idee? Kunnen we dit maken?
2) Definitie
- Wat moet er gebeuren? Hoeveel tijd, mensen en middelen hebben we?
3) Ontwerp
- Hoe moet het eruit gaan zien?
4) Voorbereiding
- Hoe en door wie kan het gemaakt worden?
2
, 5) Realisatie
- Het projectresultaat uitvoeren zoals gepland
6) Nazorg
- Testen, gebruiken en waar mogelijk in standhouden
• Wat zijn de voordelen van deze methode?
- Gestructureerd: elke fase sluit je eerst af voor je de volgende start
- Voorspelbaar: de klant krijgt precies wat is afgesproken
- Gedocumenteerd: alles staat op papier
- Gepland: iedereen weet wat van hem/haar wordt verwacht
➔ Voor perfect voorspelbare projecten is deze methode heel geschikt
➔ Maar in de meeste teams lopen deze processen toch vaak ietsje anders….
1.2.2 Enkele problemen bij projectwerk
• Vage doelen bij start
= Vaak weet je klant niet zo goed wat hij wil, of verstaan jullie allebei iets anders bij de kick-
off.
• Vraag klanten wijzigt
= De vragen van je klant veranderen vaak tijdens het proces, dankzij nieuwe inzichten (“leuk,
kan dit er nog bij?”)
• Trage voortgang
= Je moet telkens wachten tot de vorige fase gedaan is om een nieuwe te kunnen starten.
Als je geen scenario hebt, kan je niet beginnen te filmen, toch?
• Niet of te laat testen
= Iedereen in het team gaat liever meteen aan de slag met de vraag van de klant. Maar wat
als jullie briljante idee straks niet aansluit bij je publiek?
• Excel hell
= Je hebt uitgebreide documentatie nodig om iedereen op de hoogte te houden. Wie
behoudt nog het overzicht?
• Paper planning
= Officieel is er wel een plan en een tijdsschema, maar niemand in het team houdt zich er
aan
• Team troubles
= “Ik kan niet starten want mijn teamlid heeft zijn/haar werk niet gedaan”
• Gemiste deadlines
= Projecten in de creatieve sector starten zelden op tijd of geraken zelden op de afgesproken
deadline af
• Masterpiece mentality
= Je hebt vaak grootse ideeën als mediamaker, maar vindt het lastig om ze binnen tijd, scope
of budget te houden. Vooral perfectionisten hebben er last van
3
, Waterval gebruiken als werkmethode is zoals het weer voorspellen: in de realiteit ziet het resultaat van jouw project
er vaak heel anders uit
1.3 Tijdverspillers
• Uitstelgedrag
= het ‘studentensyndroom’: je geeft geen prioriteit aan je hoofdtaken en doet alles tegen de
deadline, waardoor je mentale stress en druk toeneemt, je moeilijker hoofd- van bijzaken kan
onderscheiden en je resultaten eronder lijden
• Wet van Parkinson
= Je hebt als mens de neiging alle voorziene tijd voor een taak ook effectief te benutten. Maar het
werk dat je spendeert aan je taken dijt ook uit naar de beschikbare tijd om deze taak te realiseren.
- Of: hoe meer tijd je hebt, hoe langer de taak duurt (ook al kan je het efficiënter doen in
een kortere looptijd), daardoor blijft je project vaak niet binnen tijd en budget
- In een werksituatie word je meestal ook niet beloond als je eerder klaar bent dan de in
de planning afgesproken einddatum, maar net belast met extra werk of ervan verdacht
dat je je activiteiten te ruim inschat. Hierdoor pas je automatisch de snelheid van je
werk aan en vertraag je net.
• Multitasking
= Bij multitasking werk je tegelijkertijd aan meerdere activiteiten samen. Uit onderzoek blijkt echter
dat we dat slecht kunnen. Multitasking leidt niet tot efficiënter werken, maar een verlaging van de
productiviteit.
- De reden? Hoe vaker je van taken of projecten switcht, hoe meer tijd je nodig hebt om je
in te werken. Wanneer je je zonder onderbreking op een enkele activiteit kan
concentreren, rond je activiteiten eerder af.
1.3.1 2 tegenstrijdige trekken komen samen in al deze tijdverspillers
- We hebben de neiging onszelf én de uit te voeren taken te onderschatten
- Als je snel een inschatting van de tijd wil opmaken, doe je dat in grote lijnen. Vaak
vergeet je dat die grote lijnen uit heel wat deelactiviteiten bestaan die stuk voor stuk
een deeltje van je beschikbare tijd zullen opeisen.
- Veel project managers beseffen dat dit risico is en rekenen soms een te ruime marge in
de doorlooptijd van een project (de zogenaamde buffertijd). Daardoor duurt een project
in de praktijk vaak NOG langer.
- Grote projecten nemen vaak te veel buffertijd, freelancers vaak te weinig.
• Hoe dit te vermijden?
- Overschat jezelf niet
- Onderschat ook het aantal taken niet
- Werk met korte doorlooptijden: plan niet te ruim en voorzie niet te veel ‘buffertijd’
- Doe slechts 1 taak per keer
- Zet strikte en korte deadlines, en doe dit geregeld tijdens de ganse doorlooptijd van je
project
- Focus altijd eerst op dringende en belangrijke zaken
4
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper yelliselaenen1. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €8,26. Je zit daarna nergens aan vast.
