Dit omvat een volledige samenvatting van module 3 voor het vak professionele communicatie. Het gaat over de thema's: Vergaderen en notuleren + werkstukken en rapporten. Met deze samenvatting ben ik geslaagd in 1ste zit met 16/20
Professionele communicatie II – MOD 3
Vergaderen en notuleren
Vergaderen
Inleiding
Waarom is er veel weerstand tegen vergaderen?
Niet iedereen krijgt de gelegenheid iets in te brengen
Vaak het gevoel niet te kunnen/mogen bijdrage aan besluitvorming
Geen duidelijk doel geformuleerd
Men de indruk heeft dat de uitkomst van de vergadering van te voren al vast staat
Hoe kan deze tegenzin verminderen?
Als deelnemers weten dat ze de kans krijgen om aan het woord te komen
Dat ze mee kunnen beslissen
Als de vergadering gestructureerd verloopt
Dat de vergadering goed geleid zal worden
Als de vergadering niet onnodig lang zal duren
Waarom wordt er vergaderd? Definitie + doelen
Wat is vergaderen (definitie)?
= een georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten (van de
agenda) besproken worden en (eventueel) beslissingen genomen worden.
Welke mogelijke doelen zijn er van een vergadering?
1) Informatie uitwisselen
Bv: De directie/bestuur van een bedrijf/instelling/vereniging vergadert regelmatig om
op de hoogte te blijven van de gang van zaken. Een ledenvergadering wil leden van
de vereniging op de hoogte houden.
2) Adviseren
Bv: Oudervergaderingen zijn er om ouders mee te laten denken en adviseren over de
gang van zaken op school.
3) Meebeslissen
Bv: leden kunnen mee beslissen zoals een verkiezing van een nieuw bestuurslid
4) Plannen maken
Bv: de redactiecommissie van een clubkrant vergadert over de inhoud van het eerste
volgende nummer. In een staf vergadering kan een langetermijnplanning gemaakt
worden.
5) Problemen oplossen
Bv: in een lerarenvergadering kan er besproken worden wat er met een probleem
leerling moet gebeuren. In een burenvergadering kan men proberen een probleem
dat enkelen van hen aangaat op te lossen.
Hoe komen deze doelen voor?
Meestal heeft een vergadering meer doelstellingen tegelijkertijd.
Bv: informeren over de gang van zaken en vervolgens laten meebeslissen over bepaalde
aangelegenheden.
Welke belangrijke functie heeft vergaderen meestal ook?
1
,een sociale functie door regelmatig samen te komen voelen de deelnemers zich meer
betrokken bij de organisatie. Die betrokkenheid heeft regelrecht invloed op hun motivatie.
Vergaderen in soorten en maten (context)
Welke context (soorten/maten) kan een vergadering hebben?
1) Duur vergadering
2) Het aantal deelnemers
3) Informeel
4) Formeel
5) Sfeer
6) Infrastructuur
Duur:
Vertel iets over de duur van een vergadering?
Afhankelijk van:
Aantal deelnemers
Omvang agenda
Aard agendapunten
Meestal afgesproken begin- en eindtijd
Aantal deelnemers
Vertel iets over het aantal deelnemers?
Hoe meer deelnemers, hoe meer structuur er nodig is en hoe ingewikkelder en langer
discussies kunnen zijn.
Informeel
Vertel iets over de context informeel bij vergaderingen?
Ontstaat wanneer enkele personen de koppen bij elkaar steken om op eigen houtje
uit te regelen. Spontaan gesprek
Bv: feestcommissie
Ook kleine vergaderingen lopen meestal minder formeel omdat het gesprek
makkelijker loopt en er meestal geen voorzitter is. Vooral als er geen belangrijke
beslissingen moeten worden genomen.
Best noteer je wel de besluiten en takenlijst zodat iedereen weet wat te doen.
Formeel
Vertel iets over de context formeel bij vergaderingen?
Er is een orgaan met formele positie
Bv: ondernemingsraad, officiële adviescommissie, ..
Mogen verantwoordelijkheid niet uit de weg gaan en moeten rekening houden met de
acceptatie van hun besluiten door de mensen buiten de vergadering.
Formelere gang van zaken: verslag, gestructureerd verloop, een voorzitter, een
notulist, …
Sfeer
Vertel iets over de context sfeer bij vergaderingen?
2
,Vriendschappelijke of vijandige sfeer zowel bij grote als kleine vergaderingen. Dit kan te
maken hebben met de inhoud van de vergadering of met de persoonlijke relaties tussen de
deelnemers.
Overlegorganen (veelvoorkomende)
Welke veelvoorkomende overlegorganen zijn er?
1) Het bestuur
2) De raad
3) De commissie
4) Het overleg
Welke functies hebben de verschillende overlegorganen + geef voorbeelden van de
overlegorganen?
1) Het bestuur:
o Besturen
o Doelen bepalen en hoe bereiken
Bv: bestuur van een vereniging of partij
2) De raad:
Adviseren
Bestuur controleren en te beïnvloeden
Bv: ondernemingsraad
3) De commissie
Één moeilijk agendapunt/item onderzoeken
Voorstellen indienen bij de voorzitter
Verslag uitbrengen aan bestuur
Bv: adviescommissie, parlementaire commissie, …
4) Het overleg
Informeren
Plannen
Taken verdelen
Bv: werkvergadering, redactie, …
Overlegtypes (veelvoorkomende)
Geef de verschillende overlegtypes?
Informerende vergadering
Activerende of motiverende vergadering
Planvergadering
De werk- en projectvergadering
Informerende vergadering
Wat is het doel van de informerende vergadering?
Mensen/personen te updaten en informeren
3
, Waarom (reden) van de informerende vergadering?
Cruciaal onderwerp
Mensen samenbrengen
Hoe is de bijdrage van de deelnemers?
Meestal geen actieve bijdrage van de deelnemers eventueel wel Q&A
Soms activiteit groter:
o Deelnemers mogen wel vaak hun mening geven
o Deelnemers soms betrokken bij beslissing of soms zelf
meebeslissen
Welke onderwerpen worden besproken?
Uiteenlopende onderwerpen:
Reorganisatie
Kwartaalcijfers
Introductie nieuwe directeur
…
Activerende/motiverende vergadering
Wat is het doel van de activerende/motiverende vergadering?
Deelnemers tot handelen aansporen
Motiveren
Waarom (reden) van de activerende motiverende vergadering?
Helder uitleggen wat wanneer verwacht wordt en best ook waarom om zo mensen te
activeren
Welke onderwerpen worden besproken op een activeren/motiverende vergadering?
Verbetering werkomstandigheden
Medewerkers oproepen tot deelname evenement
Oproepen om targets te halen (commercieel bedrijf)
Wat is het belangrijkste verschil tussen de activerende en informerende vergadering?
Het doel
Planvergadering
Wat is het doel van de planvergadering?
Plan opstellen (campagne, project, …enz)
Waarom (reden) van de planvergadering?
Hoe is de bijdrage van de deelnemers?
Minstens 2 deelnemers uit (een deel van) een team op elk niveau van een organisatie
Welke onderwerpen worden besproken op de planvergadering?
Het doel, de doelen
Deadlines en mijlpalen
Het benodigde materiaal
4
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper sarahvancamp. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €8,49. Je zit daarna nergens aan vast.
