Volledige en grondige samenvatting van het vak Inleiding Eventmanagement (eerste jaar Organisatie & Management aan Arteveldehogeschool - EPM) + eigen notities. Geslaagd in eerste zit!
Definitie
Een event is …
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Cruciale competenties van een eventmanager:
• productieskills
• creativieit
• passie
1.1. Event categorieën
Public event Corporate event Private event
Public event
• eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• veel promotie nodig
• van alle tijden
• “hospitality event op publieksevent”
– bijvoorbeeld KBC is sponsor van een event dus er wordt een VIP podium voor hen gemaakt
Private event
• doel > familie & vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• het publiek is gekend en selectief
Corporate event
• de doelgroep is gekend en besloten
• de bedrijfsdoelstelling moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
– tip > blijven doorvragen tot dit duidelijk is
– doelstellingen moeten SMART geformuleerd worden
• altijd zorgen dat er een beleving is, niet alleen eten & drinken maar ook bijvoorbeeld een gastspreker
• bijvoorbeeld – openbedrijvendag, een vip event, Horeca Expo, Lustrumfeest Artevelde, productlancering,
conferentie …
1.2. Soorten doelen
• stimuleren verkoop • informatie delen
• team motiveren • imago verbeteren
• medewerkers bedanken en belonen • ontspannen
• impopulaire beslissingen acceptabel maken • inspireren
• interne of externe relaties versterken • …
,2. Eventflow – stappenplan in het organiseren van een event
Stappenplan in het organiseren van een event:
1. Doelstelling
2. Briefing
= idee of concept
3. Brainstorming
> daarna kijken: is het haalbaar?
4. Concept
5. (totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
2.1. Doelstelling Stap 1
• iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
• strategische & operationele doelstellingen
ROI ROO
Return On Investment Return On Objectives
• winst vergelijken met de kosten • kijkt naar de mate waarin de gestelde doelen
• gericht op financiële resultaten zijn bereikt
2.2. Briefing Stap 2
“Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de opdrachtgever de
opdracht aan het team overdraagt”
Wat hoort er in een goede briefing?
• informatie over het bedrijf
– missie, visie, bedrijfsactiviteiten
– aantal werknemers
– marketing & communicatiestrategie
– corporate identity – basiswaarden, stijl, huisstijl
• informatie over het event
– doel
– doelgroep
– datum, uur, tijdstip
– regio, locatie
– referentiekader (vorige edities)
– programma/catering vereisten
• budget
, Soorten briefings:
Agency briefings Supplier briefing
Opdrachtgever (OG) tot event agency Event agency tot supplier
• één briefing voor het compleet event • één briefing per event element
• vraag om conceptvoorstel • concept is bekend
• verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit
en stijl
• bijvoorbeeld cateraar, decor
2.3. Brainstorm Stap 3
Opbouw van een brainstorm:
• probleemdefinitie > afbakening van waarover je gaat brainstormen
• ideeën genereren
• ideeën selecteren
• ideeën presenteren
2.4. Concept Stap 4
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
• de doelstellingen & de doelgroep van het event
• de verwachtingen van de opdrachtgever
2.5. Voorstel Stap 5
• de opdrachtgever overtuigen
• veel beelden gebruiken en weinig woorden in de slides
• kort, ongeveer 10 minuten
• digitaal beelden laten renderen door bijvoorbeeld Sketchup
• het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
– communicatie pre/during/post event
– inrichting & decoratie
– catering
– animatie
– klank & licht
– people
– give-away
– parking & onthaal
2.6. Budget Stap 6
• concurrentieel en met marge > hoger kan niet meer achteraf
• prijzen kennen > ervaring en prijzen opvragen
• niet vergeten:
– agency fee
– 10% onvoorziene kosten
– BTW
§ vaak 21%
§ in een Excel budgetberekening zetten we de bedragen exclusief BTW, dus die moet er
achteraf nog bijgerekend worden > bedrijven krijgen vaak de BTW terug
§ ook zaken die niets kosten mogen in het budget staan > dan kan de budgetlijst als een
checklist dienen
• inkomsten ook halen uit merchandise, food & beverages, sponsorships
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper mariemoreels2. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €8,99. Je zit daarna nergens aan vast.
