KANTOORWERK –
KANTOORTECHNIEKEN
2010
, DE ORGANISATIE
1 Soorten bedrijven
• Situering van het kantoorwerk
Een kantoor is de plaats waar bedienden, managment-assistent en andere werknemers met
een administratieve functie aanwezig zijn voor het uitoefenen van de hen opgelegde taken.
Je kan het kantoor ook omschrijven als een bedrijf waar hoofdzakelijk administratief werk
verricht wordt.
Dit zijn prestaties die niet rechtstreeks productief of technisch zijn.
Men kan een onderscheid maken tussen het bedrijf en de onderneming:
Een bedrijf is de plaats waar de productiefactoren, arbeid en kapitaal gecombineerd worden
om goed te produceren en diensten te verstrekken.
Het bedrijf is het middel om met het doel van de onderneming te kunnen bereiken, namelijk
een zo groot mogelijke winst maken door de verkoop van goederen en diensten.
Als secretaresse kom je terecht in verschillende soorten bedrijven. De activiteit van het
bedrijf bepaalt het soort secretariaatswerk dat je krijgt.
De bedrijven worden ingedeeld volgens sectoren: de primaire sector, de secundaire, de
tertiaire en de quartaire sector.
• De soorten bedrijven en ondernemingen
Afhankelijk van de aard van de activiteit, de grootte en het doel kan je de bedrijven en
ondernemingen indelen in verschillende soorten.
- Commerciële bedrijven:
kopen en verkopen met de bedoeling winst te maken, vb. Carrefour
- Industriële bedrijven:
waar producten vervaardigd worden aan de hand van de juiste grondstoffen,
vb. Coca Cola
- Dienstverlenende bedrijven:
diensten verlenen aan mensen, vb. De Post
- Een kleine onderneming:
is een onderneming: die minder dan 50 werknemers tewerkstelt, die met haar
jaarlijks balanstotaal de 5 miljoen euro niet overschrijdt, ofwel de jaaromzet
van 7 miljoen euro niet overschrijdt, die het zelfstandigheidscriterium in acht
neemt.
- Een middelgrote onderneming:
is een onderneming, met minder dan 250 werknemers, waarvan de jaaromzet
40 miljoen euro niet overschrijdt, of het jaarlijks balanstotaal 27 miljoen euro
niet overschrijdt, die het zelfstandigheidscriterium in acht neemt.
- Instelling:
verlenen van diensten zonder winst te maken
- Filiaalondernemingen:
door opslorping of fusie met andere onderneming
- Franchising:
product en marketing gebonden door de Franchise geven, vb. AD Delhaize
Al deze ondernemingen zijn één of andere ondernemingsvorm.
1.1 Eenmanszaak
In de eenmanszaak is slechts één persoon eigenaar. Er hoeft geen minimumkapitaal te
worden ingebracht, geen oprichtingsakte, Vereenvoudigde boekhouding (als omzet
maximum 495.787,04 EUR(excl. BTW)). De eenmanszaak is de geschikte onderneming
,indien je zelf de zaak wil leiden, je geen te grote risico’s wil nemen en je niet over grote
kapitalen moet beschikken.
Voordelen: volledige vrijheid van werkingswijze, eigen baas, winst hoeft niet gedeeld te
worden met anderen.
Nadelen: alle kosten zijn ten laste van de zaakvoerder en draagt zelf het eventuele verlies,
personenbelasting is van toepassing.
1.2 BVBA
Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid. Minstens 2 vennoten, heeft een
besloten karakter d.w.z. dat er een beperkte mogelijkheid is van overdraagbaarheid van
aandelen. De inbreng van kapitaal kan in geld of in goederen. Oprichtingsakte is nodig,
dubbele boekhouding en de belasting is vennootschapsbelasting.
Beperkte aansprakelijkheid: Bij beperkte aansprakelijkheid ben je enkel aansprakelijk voor
de goederen of het geld dat je ingebracht hebt in de onderneming. Er is dus een opsplitsing
tussen het privé-vermogen van de ondernemer en het vermogen van de onderneming.
Voordelen: het beschikbaar vermogen is groot, er is overleg mogelijk, de aansprakelijkheid
van de eigenaars kan beperkt worden, vanaf een bepaalde winst is het tarief van de
vennootschapsbelasting gunstiger.
Nadelen: de winst moet verdeeld worden, veel kosten en formaliteiten bij oprichting, het
nemen van beslissingen is vaak moeilijk.
1.3 NV
Naamloze Vennootschap, hier gaat het om een vennootschap die veel geld nodig heeft en
anoniem geld wil aantrekken, waar de aandelen op naam of meestal gemakkelijk
overdraagbaar zijn (een aandeel is een bewijs van mede eigendom).
Minimum in te brengen kapitaal 61500 €, in geld of in goederen, een oprichtingsakte is nodig
en de aansprakelijkheid is beperkt tot de inbreng, dubbele boekhouding en de belasting is
vennootschapsbelasting.
Voordelen: rechtspersoonlijkheid: de vennootschap heeft eigen rechten en plichten.
Fiscaliteit: Het belastbaar resultaat wordt belast in het stelsel van de
vennootschapsbelasting. Voor KMO's bestaat hier een zgn. 'verlaagd opklimmend' tarief. Het
fiscaal voordeel van een vennootschap ligt echter niet zozeer in de lagere tarieven maar in
de mogelijkheid te streven naar een optimale inkomstenmix. De inkomsten van
vennootschap en individu kunnen zodanig worden georganiseerd dat in totaal zo weinig
mogelijk belastingen worden betaald, en jarenlang een zo stabiel mogelijk inkomen wordt
genoten. Alle afspraken tussen partners die samenwerken in de zaak staan duidelijk op
papier. De vennootschap biedt een aantal interessante mogelijkheden om vóór het overlijden
een goede opvolgingsregeling uit te dokteren.
Nadelen: Formele besluitvorming en procedures. Meer juridische en administratieve
verplichtingen dus meer kosten.
,1.4 CV
Coöperatieve vennootschap
De wet van 20 juli 1991 maakt een onderscheid tussen de coöperatieve vennootschap met
beperkte aansprakelijkheid (CVBA) en de coöperatieve vennootschap met onbeperkte en
hoofdelijke aansprakelijkheid (CVOA).
CVBA CVOA
Minimum aantal personen 3 3
Minimum in te brengen kapitaal 18.550 € Geen minimumkapitaal
Te volstorten kapitaal Ten bedrage van 1/4 met een Niet bepaald
minimum van 6.200 €
De inbreng van kapitaal In geld of in goederen Geen voorschriften
Verificatie bedrijfsrevisor bij Ja Neen
inbreng goederen?
Oprichtingsakte Notariële akte Onderhandse akte
Aansprakelijkheid Beperkt tot inbreng Onbeperkt en hoofdelijk
Aandelen Op naam Op naam
Mogelijkheden van overdracht Niet aan derden overdraagbaar Niet aan derden overdraagbaar
Bestuur 1 bestuurder al dan niet vennoot 1 bestuurder al dan niet vennoot
Boekhoudkundige verplichtingen Dubbele boekhouding Dubbele boekhouding
Fiscaliteit Vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting
Financieel plan verplicht? Ja Neen
Voordelen: Alle vennoten zijn slechts aansprakelijk voor het bedrag van hun inbreng in de
CVBA. De vennoten kunnen gemakkelijk in- en uittreden.
Nadelen: Notariële akte nodig voor de oprichting van een CV (met beperkte
aansprakelijkheid). Heeft gezien het groot aantal faillissementen een vrij slecht imago.
,2 Het productieproces
Om tot een eindproduct te komen, ondergaat een grondstof verschillende bewerkingen. Om
van een bepaalde grondstof een eindproduct te maken, zijn er verschillende tussenstadia
van halfafgewerkte producten nodig.
Het geheel van bewerkingen om van grondstof tot eindproduct te komen, wordt het
productieproces genoemd. Het productieproces wordt voorgesteld in een bedrijfskolom.
3 De distributiekolom
De weg die de grondstof aflegt om als eindproduct bij de consument te komen, wordt
verzorgd door een reeks opeenvolgende dienstverlenende bedrijven. Samen vormen deze
bedrijven de distributiekolom. De distributie van goederen situeert zich binnen de
bedrijfskolom. Het omvat alle maatregelen die ondernemingen nemen om producten tot bij
de afnemer te brengen.
Schematisch kan een bedrijfskolom (inclusief distributiekolom) als volgt worden voorgesteld:
Oerproducent
Verzamelde groothandel
Exporteur
Importeur
Verwerkende industrie
Groothandel
Kleinhandel
Consument
De begrenzing tussen de vakken stelt ‘de markt’ voor. Op de markt krijgt men telkens een
spel van ‘aanbod’ (boven de lijn) en ‘vraag’ (onder de lijn).
Elk vakje van de bedrijfskolom stelt een bedrijf voor, maar enkel de bedrijven die eigenaar
worden van het product (het op een gegeven moment aankopen om eventueel weer te
verkopen) maken deel uit van de bedrijfskolom. Een transporteur die een product alleen
vervoert, maakt deel uit van een distributiekolom. De bedrijfskolom is een opeenvolging van
bedrijven die een product doorloopt om van bij de oerproducent tot bij de consument te
geraken. De consument maakt geen deel uit van de bedrijfskolom; hij is de verbruiker.
Een distributie- en bedrijfskolom is niet altijd even uitgebreid. Als de grondstof een product is
dat zich in eigen land bevindt, dan is er van een exporteur en een importeur geen sprake.
Bovendien bevinden de bedrijven zich niet altijd in dezelfde volgorde; soms wordt een
product volledig in het buitenland afgewerkt voor het naar het eigen land geïmporteerd wordt.
,4 Taken van de verschillende afdelingen
Naarmate een bedrijf zich uitbreidt, neemt het belang van de organisatie toe. De taken en de
werkzaamheden moeten duidelijk afgebakend, verdeeld en gegroepeerd worden. Het bedrijf
moet een gestructureerd en goed functionerend geheel vormen om haar doel te kunnen
bereiken. Men spreekt van een goede organisatie wanneer de wisselwerking tussen de
werknemers, de werkmiddelen en de handelingen efficiënt verloopt.
4.1 Werking van een onderneming
Je kan de volgende functies onderscheiden:
• Administratie of beheersfunctie:
Staat in voor de organisatie en de planning. Tot deze dienst behoort de directie en het
algemeen secretariaat
• De technische functie:
Staat in voor het maken van de producten, onderhoud en reparatie. Hiertoe behoort o.a.
de productieafdeling en onderhoudsafdeling.
• Commerciële handelsfunctie:
Zorgt voor de aankoop, verkoop en opslaan van de voorraad. Hiertoe behoort o.a. de
aankoopdienst, verkoopdienst, magazijndienst.
• Financiële functie:
Houdt zich bezig met het aantrekken en beheren van kapitalen, het registreren van
verrichtingen: de boekhouding.
• Personeelsfunctie of sociale functie staat in voor de opleiding, de veiligheid, hygiëne en
aanwerving van het personeel: de personeelsdienst.
• Nevenfunctie: naast de hoofdfuncties bestaan er in een onderneming ook nevenfuncties
of aanvullende functies: receptie, reclame, klachten.
Je voelt aan dat er heel wat administratief werk, zeg maar kantoorwerk, verricht wordt in de
diverse afdelingen.
5 Diensten in de onderneming
De verschillende afdelingen kunnen we nog eens indelen in:
• Lijnafdelingen: die staan dicht bij het doel, het zijn productieafdelingen.
• Stafafdelingen: geeft advies of ondersteunt de afdelingen, leidinggevenden.
• Lijn / stafafdelingen: combinatie van lijn –en stafafdelingen.
6 Het organigram
Alles moet goed georganiseerd zijn. Iedereen moet juist weten wat zijn taak is, met wie hij
moet samenwerken, wie de leiding heeft, hoe de taken verdeeld zijn en wie controle
uitoefent.
Om dit alles overzichtelijk voor te stellen wordt een organisatieschema opgemaakt: het
organigram.
• Welke afdelingen zijn er?
• Wie heeft de leiding?
• Van wie krijg je bevelen en aan wie mag je bevelen geven?
Bij het opmaken van een organigram moet je eerst rekening houden met:
• Over welk soort bedrijf gaat het?
• Welke soorten afdelingen zijn er?
• Hoe zijn de afdelingen verdeeld?
,:
, 6.1 Lijnorganisatie
De lijnorganisatie is de klassieke organisatievorm. Het is een puur hiërarchische organisatie
waarbij leiding via de lijn gegeven wordt: je krijgt leiding van degene boven je en geeft leiding
aan degene onder je in het organisatieschema. In de klassieke vorm is de lijnorganisatie
ingericht volgens het productieproces. Als het productieproces bestaat uit inkoop van
grondstoffen, verwerking van de grondstoffen en het verkopen van de eindproducten, dan
kan de organisatie er als volgt uitzien:
Voordelen:
• Overzichtelijk en duidelijk;
• Duidelijke aflijning van bevoegdheden;
• Duidelijke gezagsverhoudingen.
Nadelen:
• Tijdverlies bij het nemen van beslissingen;
• Contact tussen de afdelingshoofden onderling, tussen de directie en het personeel
verloopt moeilijker;
• Overbelasting van de leiding op hoger niveau: zij hebben een zware
verantwoordelijkheid.
6.2 Staforganisatie
Om de eindverantwoordelijke te ontlasten, worden dikwijls staffuncties in het leven geroepen.
M.a.w. de manager duidt een assistent aan die speciale taken met een adviserende
bevoegdheid toegewezen wordt. Ook hier dient de assistent, net als de manager, polyvalent
te zijn. Hij krijgt informatie van beneden, werkt uit en laat de manager de uiteindelijke
beslissing nemen.
Het voordeel van te werken met staforganisaties is dat er betere, doordachte beslissingen
genomen worden. Het dossier wordt grondig voorbereid door de assistent die meerdere
oplossingen aanbiedt, de voor- en nadelen in kaart brengt en daardoor de beslissing van de
manager vereenvoudigd.
Werken met assistenten is tijdsbesparend. Voor de manager waardoor zijn
omspanningsvermogen (tijd om na te denken) vergroot wordt.
Het werken met staffuncties is niet altijd praktisch. Een assistent dient zich ondergeschikt op
te stellen en is een aanvulling van de manager. Het mag voor de manager nooit een last
worden.
Let er ook op dat de beslissingsbevoegdheid bij de hiërarchisch verantwoordelijke blijft te
liggen.
