- Informatiemanagement Grit (6e druk) H 1 (organisatie en informatie) + H 4 (Informatiesystemen)+ praktijkopdracht p. 34 + 35
- Informatiemanagement Grit (6e druk) H 5 (netwerken en internet) + H6 Gegevensgebruik en databases.
- Succes met IT Governance 1. Inleiding, 2. Governance context p. 12...
Informatietechnologie IT: de methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van
informatie. Indien informatie-uitwisseling en communicatie via bijvoorbeeld computernetwerken,
telefoonverbindingen of internet verloopt- en dat gebeurt steeds vaker- spreekt men van informatie en
communicatietechnologie ICT.
Kenmerken van de organisatie zijn:
o De doelstellingen van de organisatie
Elke organisatie is opgericht om een aantal doelstellingen te verwezenlijken. Doelen van een organisatie kunnen
bijvoorbeeld zijn:
- Het behalen of vergroten van de winst (een fabriek)
- Het bereiken van een ideëel doel (Amnesty International)
- Het bereiken van een bepaald marktaandeel (productiebedrijf)
- Het vervullen van een maatschappelijke functie (gemeente)
- Het verspreiden van een boodschap (een kerkelijk genootschap)
- Het verbeteren van de volksgezondheid (ziekenhuis)
- Het uitoefenen van de macht (politieke partij)
- Het opleiden van mensen (onderwijsinstelling)
Operationaliseren: bedrijven hebben vaak een mix van verschillende doelen. Om deze doelstellingen meetbaar
en beter hanteerbaar te maken, moet men ze operationaliseren (meetbaar maken). Dit betekent dat het doel
zodanig wordt beschreven dat achteraf kan worden bepaald of het behaald is.
o De organisatiestructuur
Formele cultuur: gaan werknemers via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. Dit kan zich uiten in
traditionele kleding, gezagsverhouding en elkaar aanspreken met ‘u’.
Informele cultuur: kan een werknemer zich vrijer gedragen en spreekt hij zijn collega eerder aan met je.
Profitorganisaties: deze hebben een winstoogmerk. Hiertoe behoren commerciële bedrijven zoals Volvo en
Pihilps.
Non-profitorganisaties: dit zijn organisaties zonder winstoogmerk. Hiertoe behoren ziekenhuizen en
overheidsinstellingen.
o De primaire processen
Primaire processen zijn de processen waar het in een bedrijf om gaat. Waarmee de organisatie haar
doelstellingen wil behalen. Bijvoorbeeld: tot een bakkerij behoort het primaire proces brood inkopen. Het primaire
proces van een ziekenhuis is bijvoorbeeld het beter maken van patiënten. Op basis van hun primaire proces zijn
bedrijven onder te verdelen in:
- Productiebedrijven
- Handelsbedrijven
- Dienstverlenende bedrijven
o Secundaire processen
Zijn bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen niet direct bij aan de
doelstellingen van het bedrijf, maar zijn ter ondersteuning wel nodig. Bij een fabriek gaat het om de
financiële administratie en bijvoorbeeld het aannemen van personeel. Wat voor het ene bedrijf een
secundair proces is kan voor een ander bedrijf een primair proces zijn.
o Het ontwikkelingsstadium van de organisatie
Ontwikkelingsstadium van de organisatie: er is verschil tussen een organisatie die nog maar twee
jaar bestaat en een organisatie die al dertig jaar bestaat. Een organisatie kan in een van de volgende
stadia verkeren:
- Pionieren
- Overleven
- Succes
- Groeien
- Evenwicht
, Een organisatie kan meestal niet zonder meer snel in een volgende stadium overgaan of een
ontwikkelingsstadium overslaan, omdat medewerkers de noodzakelijke ervaring missen en zich mogelijk
zullen verzetten tegen snelle verandering.
o De organisatiestructuur
De organisatie kan op verschillende manieren worden ingedeeld. Bij een indeling naar functie zijn dit
bijvoorbeeld de afdeling, inkoop, verkoop en productie. Bij grote bedrijven kan een indeling erg complex
zijn. Doordat de omstandigheden veranderen, zullen grote bedrijven soms moeten reorganiseren om
zich hieraan te kunnen passen. De organisatiestructuur kan worden weergegeven in een organogram.
o De rol van informatie
De informatievoorziening wordt al dan niet ondersteund door uitgebreide automatisering en IT-
hulpmiddelen. Informatie is meestal een hulpmiddel om de productie te ondersteunen, maar is bij
sommige bedrijven ook een eindproduct en behoort daar tot het primaire proces. Denk hierbij aan een
krant of een omroeporganisatie.
o De kritieke succesfactoren
Elk bedrijf ontleent zijn bestaansrecht aan het leveren van goederen of diensten. Klanten komen naar
bedrijf omdat iets dat bedrijf hun aanspreekt. Dit zijn de kritieke succesfactoren.
- Het bedrijf levert succesfactoren
- Het bedrijf levert kwaliteit
- Het bedrijf is dichtbij
- De leverbetrouwbaarheid is groot
Commerciële bedrijven, maar ook steeds vaker niet-commerciële bedrijven, maken – uitgaand van de
bedrijfsdoelen – een ondernemingsplan of bedrijfsplan. Dit plan bevat tevens een gedetailleerde uitwerking van
de manier waarop het bedrijf deze doelen wil bereiken. Een ondernemingsplan kan uit deelplannen zijn
opgebouwd, zoals:
- Verkoopplan
- Inkoopplan
- Productieplan
- Personeelsplan
- Financieel plan
- Informatieplan
De volgorde in dit rijtje is niet willekeuring. Als een organisatie weet wat zij gaat verkopen kan zij vervolgens
vaststellen wat zij daarvoor moet inkopen aan grondstoffen en halffabricaten.
,Informatieplan: is een document dat een inventarisatie geeft van de stand van zaken op het gebied
informatievoorziening en automatisering binnen een organisatie. Hierbij worden knelpunten in de
informatievoorziening en automatisering bepaald.
De informatieladder heeft de volgende ‘treden’:
1. Feiten: zijn gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen.
2. Gegevens: zijn registraties van feiten. Als feiten op papier of in de computer worden vastgelegd,
spreekt men van gegevens. Als gegevens met een computer met elkaar in verband worden gebracht,
spreek met wel van data.
3. Informatie: feiten die betekenis voor je hebben, vormen voor jou informatie. Op basis van informatie
neem je beslissingen. Informatie bezit een zekere nieuwswaarde. Bijvoorbeeld wanneer het buiten
regent neem je de beslissing dat je een jas aantrekt.
4. Kennis: op de vierde tree van de ladder vind je kennis. Kennis ontstaat uit informatie als die is
aangevuld met vaardigheden en ervaring.
5. Competentie: heeft te maken met wat een persoon doet met zijn kennis. Mensen bezitten competenties
om in bepaalde situatie goed te kunnen functioneren. Een competentie van een politieagent is
bijvoorbeeld om iemand te arresteren.
Informatiestromen: wanneer de afdeling inkoop niet van de afdeling verkoop weet wat er wordt verkocht of gaat
worden, kunnen niet de juiste grondstoffen worden ingekocht. Informatie werkt als een soort bindmiddel tussen
de afzonderlijke processen en afdelingen. Er zijn twee soorten informatiestromen te onderscheiden:
- Horizontale informatiestromen: deze zijn nodig om het primaire productieproces als één geheel te laten
functioneren. De afdeling inkoop moet bijvoorbeeld productiegegevens van de afdeling Productie
hebben en van de afdeling Verkoop verkoopgegevens en een verkoopvoorspelling ontvangen om de
juiste hoeveelheden grondstoffen te kunnen bestellen.
- Verticale informatiestromen: vanuit het management of de directie gaat besturingsinformatie omlaag
voor het aansturen van de primaire processen, zoals over regels voor het inkopen van materialen.
Door de verantwoordingsinformatie van het lagere management kan de directie vaststellen of de afdelingen zich
houden aan de richtlijnen die via de besturingsinformatie werd gegeven.
Integrator: informatie treedt dus op als integrator (bindmiddel) tussen de afzonderlijke bedrijfsprocessen van
organisatieonderdelen zodat het bedrijf naar de
buitenwereld toe lijkt te functioneren als één geheel.
, Zoals gezegd is de informatievoorziening van een bedrijf een belangrijk aandachtspunt. De informatie die in een
Organisatie gebruik wordt, moet dus ook aan een aantal kwaliteitseisen voldoen:
- De informatie moet tijdig zijn
- De informatie moet juist zijn
- De informatie moet volledig zijn
- De informatie moet de juiste detaillering hebben
- De informatie moet beschikbaar zijn
Gegevens: zijn de kale feiten, informatie bestaat uit gegevens die bruikbaar zijn voor de ontvanger van de
informatie: informatie ‘doet iets’ met de ontvanger ervan.
Aan de verschillende afdelingen in de organogrammen zijn verschillende managementniveaus toe te kennen.
Deze zijn als volgt in te delen:
Strategisch management: houdt zich bezig met de grote lijnen en de toekomst. Het bepaalt de
budgetten voor de afdelingen en controleert de uitgaven.
Tactisch management: dit management zit wat taken betreft tussen strategisch en operationeel
management in.
Operationeel management: houdt zich bezig met de korte termijn. Bijvoorbeeld het geven van
toestemming voor een verlofdag en het bestellen van artikelen.
Kengetallen: een manager kan nagaan of de gewenste doelstellingen van zijn organisatie worden gehaald. Hij
heeft hier informatie voor nodig die hem vertellen hoe het gaat. Prestatie-indicatoren (kengetallen) geven de
manager dus informatie over ‘hoe goed hij presteert’. Om dit meetbaar te maken wordt deze informatie in getallen
uitgedrukt.
Met behulp van geschikte prestatie-indicatoren kan het management van de organisatie kijken of ze de goede
beslissingen neemt en of ze de doelstellingen haalt. Een prestatie-indicator wordt bijvoorbeeld maandelijks
gemeten en de organisatie kijkt hoe de waarde in de loop van de tijd veranderd. Men doet dit bijvoorbeeld
volgens het principe van plan do check act.
Een medewerker meet op een bepaald moment de prestatie-indicator
Vervolgens stelt hij vast wat de prestatie-indicator op een bepaald moment moet zijn (plan)
Het management neemt de maatregelen om dit te bereiken (do)
Op een gegeven moment meet de medewerker de prestatie-indicator opnieuw om te bekijken of het
gewenste resultaat is bereikt (check)
Na analyse bepaalt het management de vervolgstappen (act)
Grote bedrijven hebben aparte afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de informatievoorziening en
automatisering. In een groot bedrijf kunnen hiertoe de volgende deelorganisaties voorkomen:
De gebruikersorganisatie. Deze maakt gebruik van de aanwezige (geautomatiseerde)
informatiesystemen. Ze zorgt voor het invoeren en wijzigen van gegevens. Het afdrukken van
overzichten. Ook zorgt de gebruikersorganisatie voor het produceren van facturen, inkooporders,
offertes en polissen. Ze zorgt er tevens voor dat geproduceerde overzichten en facturen worden
bezorgd bij de belanghebbende.
De ontwikkelorganisatie. Deze bestaat – in een groot bedrijf – uit een afdeling automatisering met
eventueel een afdeling informatiemanagement. Deze afdelingen bedenken – samen met de
gebruikersorganisatie – nieuwe informatiesystemen of schaffen nieuwe informatiesystemen aan.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
√ Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, Bancontact of creditcard voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper paulynejanssen. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €6,49. Je zit daarna nergens aan vast.
