INKOOPMANAGEMENT
Op het examen krijgt men drie vragen:
1. De eerste vraag is zeer algemeen en omvat meerdere tot zelfs alle hoofdstukken;
2. De tweede vraag is een kortere en specifiekere vraag, of een oefening;
3. De derde vraag omvat enkele begrippen die met eigen woorden uitgelegd moeten worden.
DEEL 1: INLEIDING
1.1 Terreinverkenning
1.1.1 Definitie van het begrip inkoop
1.1.1.1 Wat is inkoop?
Inkoop wordt het vaakst omschreven als het aantrekken van de juiste goederen en/of diensten van
buiten het bedrijf, bij de juiste leverancier op het juiste moment en aan de meest optimale
voorwaarden. Deze definitie omvat enkele belangrijke elementen:
De juiste goederen en/of diensten: deze die nodig zijn in functie van het eindproduct of voor
het goed functioneren van de onderneming;
Buiten het bedrijf: alles wat binnen het bedrijf geproduceerd wordt, telt niet mee, tenzij het
over een interne facturatie van een andere afdeling gaat, bijvoorbeeld tussen twee profit
centers;
De juiste leverancier: deze waarvan men weet dat hij voldoet aan onze eisen met betrekking
tot kwaliteit, leveringstermijnen, prijzen, etc.;
Het juiste moment: de productie moet ongestoord kunnen verlopen zonder dat er enorme
voorraden aangelegd moeten worden;
De meest optimale voorwaarden: dit is niet per se de prijs, maar wordt door alle elementen
van het verkoopcontract bepaald, zoals de leveringstermijnen.
De bredere definitie geschreven door Van Weele is vandaag interessanter, omdat inkoop ruimer
geworden is:
De inkoopfunctie omvat alle activiteiten gericht op de APIB1 van programma's die gericht zijn op het
ontwikkelen, uitbouwen en onderhouden van relaties met de leveranciersmarkt ten behoeve van
het verzekeren van de korte en lange termijn inkoopbehoeften van de onderneming op zodanige
wijze, dat de concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten wordt versterkt.
We kennen drie soorten van nieuwe aankopen, namelijk de incidentele aankopen die zich niet
frequent voordoen, de reguliere aankopen met een lopend contract, waarbij de aankoper even tast
1
Analyse, Planning, Implementatie en Beheersing
1
,bij de concurrentie of hij wel juiste prijzen aangerekend krijgt, en de reguliere aankopen zonder
lopend contract, waarbij de aankoper aan het einde van een contract zit en hij op zoek is naar een
nieuw contract.
1.1.1.2 Aankoop - Inkoop - Purchasing - Procurement
Deze vier elementen worden vaak met elkaar verward. Aankoop is het kopen van goederen die je
gaat gebruiken, zoals machines. Inkoop is het kopen van goederen die je gaat verkopen, zoals
grondstoffen.
Purchasing is het pure inkoopgebeuren zelf. Procurement is het geheel van inkopen, inclusief
strategie etc.
1.1.2 De verschillen tussen sectoren
De verschillen tussen handelsondernemingen en industriële ondernemingen zijn groot. Zo hangen
het in- en verkoopbeleid van een handelsonderneming nauw samen. Daarom worden beide functies
vaak aan dezelfde persoon toegewezen, terwijl dit bij de aankoop voor een industriële onderneming
veel minder het geval is. De inkoper van een handelsonderneming heeft veel meer bewegingsvrijheid
dan zijn collega in een industrieel bedrijf. Deze laatste zal meer belang hechten aan langdurige en
intensieve relaties met leveranciers, terwijl de inkoper uit de handelsonderneming veel korter op de
bal kan spelen door regelmatig van leverancier te wisselen. De prijs is voor een industrieel inkoper
minder belangrijk dan de kwaliteit, terwijl dit bij een handelsonderneming over het algemeen
omgekeerd is. Ook zal de industriële onderneming meer gebruik maken van ESI 2.
1.1.3 Het belang van de inkoopfunctie
De inkoopfunctie is een van de basisfuncties van een onderneming. Daar kan namelijk de winst al
gemaakt worden. Het percentage van alle ontvangsten/opbrengsten dat wordt besteed aan inkopen,
varieert bij industriële bedrijven tussen de 25 en 80%. Dit hangt af van de arbeidsintensiviteit van de
activiteiten. Gemiddeld bedraagt het meer dan 50%. Deze cijfers bewijzen dat de inkoopafdeling een
grote verantwoordelijkheid voor de winst draagt. Dat kunnen we ook in de Du Pont-chart
bezichtigen. Dit schema bewijst in een ceteris paribus-veronderstelling dat een besparing van 5% tot
een rendement op het geïnvesteerd vermogen van zo'n 53% kan leiden.
Dit is niet het enige voordeel van de inkoopfunctie. Zo kan deze streven naar standaardisatie,
waardoor het volume stijgt en de voorraad daalt. Door een uniformisering voor een aantal specifieke
zaken, kunnen we dit effect veroorzaken. Opel heeft dit gedaan door dezelfde autolichten op alle
wagens te plaatsen. Hierdoor moeten ze veel minder verschillende soorten lichten in voorraad
houden, en kunnen ze een kleinere totale voorraad beheren. Ook zonder deze standaardisatie streeft
de inkoopfunctie naar voorraadreducties. Door deze functie goed uit te voeren, hoeven er minder
grote buffers aangelegd worden. Inkoop draagt, door een intensieve samenwerking tussen
leverancier en klant, ook zijn steentje bij aan de innovatie van het bedrijf. Verder draagt inkoop een
verantwoordelijkheid bij het toepassen van flexibelere productiesystemen, zoals Kanban, JIT en ERP.
Verder geeft de inkoopafdeling veel informatie door aan de andere afdelingen van het bedrijf. Ten
2
Early Supplier Involvement is de idee waarbij de leverancier meedenkt over het fabricatieproces/de
ontwikkelingsfase van zijn klant.
2
,slotte draagt de inkoopafdeling ook bij tot het imago van de onderneming. Hun werkwijze heeft een
effect op de uitstraling van de eigen onderneming, en liefst in positieve zin.
3
, 1.1.4 De toenemende complexiteit van de inkoop
1.1.4.1 Veranderingen in de externe inkoopomgeving
Omdat er steeds internationaler wordt ingekocht, ontstaat er een globalisering van de
inkoopmarkten. Hierdoor moeten inkopers een veel ruimer aanbod van leveranciers selecteren en
evalueren. Door de economische crisis willen bedrijven vaak besparen, en dit proberen ze veelal op
vlak van inkoop.
1.1.4.2 Interne ontwikkelingen
Door een verkorting van de doorlooptijden in het productieproces, moeten inkopers stipter werken
zodat de productie niet gestoord wordt zonder te veel voorraden aan te leggen. Ook de flexibiliteit
bij de productie, en dus ook de inkoop, neemt toe door de specifiekere wensen van de klant. Naast
de automatisatie van het voorraadbeheer en het productieproces, ontstaan er nu automatisaties op
inkoopvlak.
We onderscheiden twee soorten inkoop. Reactieve en proactieve inkoop. Reactieve inkoop spreekt
voor zich, terwijl proactieve inkoop over bijvoorbeeld raamcontracten en afroepingen gaat. Een
raamcontract is een contract waar het kader van de inkoop wordt vastgelegd. Het gaat hier over het
product/de dienst, de prijs, de betalingsvoorwaarden en leveringsvoorwaarden. Alles wordt
vastgelegd, behalve de bestelling zelf. Afroepen daarentegen is het fenomeen waarbij men de
leverancier meldt wanneer iets moet geleverd worden.
1.1.5 Inkoop en de logistieke functie
Een steeds verdergaande integratie tussen inkoop en logistiek is duidelijk zichtbaar, en dit is
gemakkelijk te verklaren. De link is namelijk heel evident. Logistiek begint namelijk vanaf de inkoop
van allerlei goederen en stopt bij het eindproduct bij de klant afgeleverd plus diensten na verkoop.
Om een goed inkoopbeheer te verkrijgen, moet de logistieke planning goed georganiseerd zijn. Op
die manier kunnen foute of te late leveringen en dergelijke vermeden worden. De interactie tussen
inkoop en productielogistiek kan in vier elementen duidelijk gemaakt worden, namelijk de inkoop
zelf, het voorraadbeheer, de material handling 3 en de productieplanning. Deze vier zaken zijn voor
beide afdelingen enorm belangrijk.
1.1.6 Inkoop, deel van de commerciële politiek
Inkoop- en verkoopproblematiek vallen gemakkelijk met elkaar te vergelijken. Als men een analyse
van de omgevingsvariabelen maakt, dan zijn de vier verkregen elementen gelijklopend bij de twee
onderdelen:
Inkoop Verkoop
Analyse van: Analyse van:
Concurrentie Concurrentie
Leveranciers Consumentengedrag
Interne situatie Interne situatie
Externe factoren Externe factoren
Het horizontale verband toont mooi de link tussen in- en verkoop. De keuzes van de inkoopafdeling
hebben invloed op de mogelijkheden van de verkoopafdeling en omgekeerd.
3
Ontvangstname van de goederen, intern transport, in- en uit voorraad halen, order picking, ...
4
